إيداع نقد الفرع: ٤ خطوات من الإقفال إلى البنك

في الدرس الماضي أغلقنا كل فرق في الصندوق بقرار. لكن النقد الذي عد عند الإقفال لا يزال في الفرع، وكثير من الفروع تبقي إيراد يومين أو ثلاثة في الدرج قبل أن يذهب أحد إلى البنك. فمتى يخرج هذا النقد، ومن يحمله، وكيف تتأكد أنه وصل كاملا؟

هذا الدرس عن أربع خطوات تنقل نقد الفرع من الإقفال إلى حسابك البنكي، وتربط كل إيصال إيداع بأيام محددة، في محادثة واتساب واحدة يبدؤها المشرف بصورة الإيصال.

ماذا يحدث حين لا يكون للإيداع نظام

• النقد يبيت في الفرع: كل ليلة يبقى فيها الإيراد في الدرج تضيف خطرا لا يحميك منه أي عد: ضياع أو سرقة أو «سلفة مؤقتة».
• الإيداع المجمع يدمج الأيام: إيصال واحد بإيراد ثلاثة أيام لا يخبرك أي يوم نقص، فتختلط من جديد فروقات أغلقتها يوما بيوم.
• لا أحد يعرف كم يودع: إن لم يكن للفكة رصيد ثابت يبقى في الصندوق، يودع الموظف ما يراه مناسبا، فيتغير رقم الإيداع كل يوم ولا يقارن بشيء.
• الإيصال يبقى في جيب من أودع: المبلغ وصل البنك، ولا تسجله دفاترك حتى يظهر في كشف نهاية الشهر.

الخطوات الأربع

١. ثبت رصيد الفكة واحسب مبلغ الإيداع

حدد مبلغا ثابتا يبقى في الصندوق لتبدأ به الوردية التالية، ٥٠٠ ريال مثلا بحسب حجم فرعك. كل ما زاد عليه عند الإقفال هو «نقد للإيداع»، ويحسبه النظام لا الموظف: العد عند الإقفال ناقص رصيد الفكة. ويحفظ نقد كل يوم منفصلا عن الصندوق حتى إيداعه، فيصبح له رقم إيداع معروف.

٢. حدد موعد الإيداع وسقف النقد ومن يحمله

الإيداع اليومي هو الأسهل في المطابقة: إيصال لكل يوم. وإن كان البنك بعيدا فحدد أياما ثابتة، واذكر مع كل إيصال الأيام التي يغطيها. ثم ضع سقفا للنقد في الفرع: إذا تجاوزه نقد الإيداع المتراكم يودع في نفس اليوم ولو لم يحن موعده. واختر شخصا يودع وبديلا عند غيابه، كما في خطة تغطية الغياب. ولا يصرف من نقد الإيداع شيء، فالمصروفات تدفع من العهدة النثرية.

٣. أرسل صورة الإيصال في نفس اليوم

الإيداع لا يكتمل عند شباك البنك أو جهاز الإيداع، بل حين ترسل صورة الإيصال عبر برنامج المحاسبة على الجوال. عندها يسجل المبلغ منقولا من نقد الفرع إلى البنك بحالة «في الطريق» حتى يظهر في الكشف، ويربط بالإقفالات التي يغطيها. وإن كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، فالمادة ٦٦ من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة التي تنشرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) توجب حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية التي يلزم مسكها ٦ سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها. والإيصال دليلك على وصول نقد المبيعات إلى حسابك، فاحفظ أصله وصورته مع إقفالاته، لا في هاتف من أودع.

٤. طابق مرتين: مع الإقفال ثم مع الكشف

المطابقة الأولى فورية: قارن مبلغ الإيصال بمجموع «نقد للإيداع» للأيام التي يغطيها، وأي فرق هنا فرق صندوق جديد يعالج بخطوات الدرس الماضي لا بالتقريب. والثانية بعد أيام: يظهر الإيداع في كشف الحساب بنفس المبلغ. حدد مهلة لظهوره، يوم عمل أو يومين مثلا، وكل إيداع تجاوزها اسأل عنه البنك بتاريخ الإيصال ورقمه. بهذا يبقى بند «إيداعات في الطريق» في المطابقة البنكية الشهرية قصيرا ومفهوما.

الإيداع في محادثة واحدة

المشرف لا يملأ نموذجا. يرسل صورة الإيصال وسطرا واحدا:

المشرف: [صورة إيصال الإيداع] إيداع الأحد والاثنين

النظام: إيصال بمبلغ ٧٩٠٠ ريال بتاريخ الثلاثاء. نقد الإيداع لليومين ٨٠٠٠ ريال: ٤٢٠٠ من إقفال الأحد و٣٨٠٠ من إقفال الاثنين، بعد إبقاء الفكة ٥٠٠ ريال. الإيصال أقل بمبلغ ١٠٠ ريال، فأين ذهب الفرق؟

المشرف: دفعنا منه ١٠٠ ريال أمس لسباك أصلح المغسلة

النظام: أرسل إيصال السباك لأسجله مصروفا على فرع الياسمين. والمصروف القادم يدفع من العهدة النثرية لا من نقد الإيداع.

المشرف: [صورة إيصال السباك]

النظام: سجلت المصروف، وأصبح الإيصال مطابقا للإقفالين. الإيداع الآن «في الطريق» إلى البنك، وسأطلب منك كشف الحساب بعد يومي عمل لأطابقه.

النظام (بعد وصول الكشف): ظهر إيداع ٧٩٠٠ ريال في كشف الحساب بتاريخ الثلاثاء. أغلقته، ولا إيداعات معلقة لفرع الياسمين.

فرق ١٠٠ ريال عرف سببه في دقيقة، بدل أن يظهر نهاية الشهر ولا أحد يتذكره.

قائمة تحقق قبل تفعيل الإيداع

البند	ما تحدده مسبقا
رصيد الفكة	مبلغ ثابت يبقى في الصندوق لكل فرع
موعد الإيداع	يومي، أو أيام ثابتة إن كان البنك بعيدا
سقف النقد في الفرع	المبلغ الذي يودع بعده في نفس اليوم
من يودع	اسم واحد، وبديل معلوم عند الغياب
الإيصال	صورته تصل في يوم الإيداع نفسه
مهلة الظهور في الكشف	عدد أيام العمل قبل مراجعة البنك

خطأ شائع: إيداع ما في الدرج كله

أسهل تعليمات للإيداع هي «أودع ما في الدرج»، وهي تلغي الرقم الذي تطابق عليه. إن أودع الموظف كل شيء فتح الفرع بلا فكة، وإن ترك ما يراه كافيا تغير رصيد الفكة كل يوم وانتقل أي فرق في الصندوق بصمت إلى اليوم التالي. الإيداع رقم محسوب مسبقا، لا تقدير عند الشباك. والمزيد في تشغيل النظام من الواتساب.