من الربح الى النقد: توقع سيولة ١٣ اسبوعا

في الدرس السابق قارنا الفعلي بالموازنة وخرجنا بقرار شهري. لكن كثيرا من اصحاب المنشات يرون ربحا في التقرير ثم يجدون الحساب البنكي ضيقا في نهاية الشهر. السبب ان الربح والنقد شيئان مختلفان. في هذا الدرس نبني توقع سيولة لثلاثة عشر اسبوعا من بيانات نظامك، ونتابعه من الواتساب في رسالتين.

لماذا لا يكفي الربح

الربح يسجل عند اصدار الفاتورة، والنقد يصل عند التحصيل. بين اللحظتين اسابيع. ثلاثة فوارق تصنع معظم المفاجات: بيع بالاجل يسجل ايرادا اليوم ويدخل الحساب بعد ستين يوما، وشراء مخزون يخرج نقدا اليوم ولا يظهر تكلفة الا عند البيع، وسداد ضريبة القيمة المضافة يخرج نقدا في موعد الاقرار حسب دورتك المسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وليس عند حدوث البيع. لذلك يمكن ان يكون شهرك رابحا واسبوعك مفلسا.

الخطوة ١: ابدا من رصيد حقيقي لا من تقدير

افتح الاسبوع الاول برصيد الحسابات البنكية والنقد في الصندوق كما هو اليوم، لا كما تتوقعه. اي توقع يبنى على رصيد مقدر يرث الخطا في كل الاسابيع بعده. اذا كان لديك اكثر من حساب اجمعها في رقم واحد، واستبعد المبالغ المحجوزة او المخصصة لالتزام قائم.

الخطوة ٢: ادرج المقبوضات بتاريخ استحقاقها لا بتاريخ الفاتورة

نظامك يعرف الفواتير غير المسددة ومواعيد استحقاقها. ضع كل فاتورة في الاسبوع الذي يفترض ان تحصل فيه، لا في الاسبوع الذي صدرت فيه. وللواقعية، صنف المقبوضات الى ثلاث درجات: مؤكدة وهي فواتير عميل ملتزم في مواعيده، ومحتملة وهي فواتير عميل يتاخر عادة اسبوعين فتؤجل بمقدار تاخره المعتاد، ومتعثرة وهي ديون متجاوزة عمرها كثيرا فلا تدرج حتى تحصل فعلا. ادراج مبلغ متعثر في التوقع اسوا من عدم ادراجه، لانه يخفي العجز.

الخطوة ٣: ادرج المدفوعات الملزمة اولا

ابدا بما لا يؤجل: الرواتب، الايجار، اقساط التمويل، مستحقات الموردين بتواريخها، وسداد الضريبة في موعد الاقرار. ثم اضف المصروفات المتغيرة كالشراء والتشغيل. الترتيب مقصود: حين تظهر ضائقة تريد ان تعرف ما المتاح للتاجيل، والمتاح للتاجيل هو ما في اخر القائمة لا ما في اولها.

الخطوة ٤: اقرا الاسبوع الذي يهبط فيه الرصيد تحت حدك الامن

حدد حدا امنا للرصيد لا تنزل تحته، رواتب شهر مثلا. ثم اقرا الجدول بحثا عن اول اسبوع يخترق هذا الحد. الارقام التالية توضيحية وافتراضية لمنشاة مقاولات صغيرة:

الشهر كامل قد يبدو متوازنا، لكن الاسبوع الرابع هو نقطة الخطر. والمعالجة تكون قبله باسابيع لا فيه: تسريع تحصيل فاتورة كبيرة، او تحريك موعد امر شراء اسبوعا، او الاتفاق مع مورد على جدولة. حين تكتشف الاسبوع الرابع وانت فيه تصبح خياراتك كلها مكلفة.

المتابعة من الواتساب

صاحب منشاة مقاولات لا يفتح جداول. صباح الاحد يرسل رسالة:

المالك: وش وضع السيولة الاسابيع الجاية

النظام: الرصيد يكفي حتى الاسبوع الثالث. في الاسبوع الرابع ينزل تحت حدك الامن بسبب الرواتب مع دفعة مورد في نفس الاسبوع.

المالك: وش اكبر مبلغ متاخر علينا تحصيله

النظام: اكبر فاتورة غير محصلة على عميل واحد، تجاوزت موعد استحقاقها، ولو حصلت هذا الاسبوع يبقى الرصيد فوق الحد الامن.

في رسالتين عرف اين الخطر وما الرافعة المتاحة، فخرج بقرار واحد: متابعة تحصيل تلك الفاتورة قبل الاسبوع الثاني. هذا هو الفرق بين نظام تقرا فيه ونظام تسأله. اقرا المزيد عن ادارة العمليات من الواتساب وعن اصدار الفواتير ومتابعة التحصيل من الواتساب.

قائمة تحقق قبل ان تثق بالتوقع

• رصيد البداية حقيقي ومن كشف الحساب لا من تقدير؟
• كل مقبوض موضوع في اسبوع الاستحقاق لا اسبوع الفاتورة؟
• الديون المتعثرة مستبعدة حتى تحصل فعلا؟
• الرواتب والايجار والاقساط والضريبة مدرجة كلها؟
• لديك حد امن مكتوب للرصيد؟
• التوقع يحدث اسبوعيا ويتدحرج الى اسبوع جديد؟