إقفال الشهر بعد المطابقة: ٤ قواعد تحمي أرقامه

في درس المطابقة البنكية بدأت كل مطابقة من الرصيد المعتمد في مطابقة الشهر الماضي. فإذا تغيرت دفاتر شهر بعد اعتماده، فالسبب غالبا أن أحدا عدل قيدا فيه أو أدخل قيدا بتاريخ قديم. إقفال الفترة يمنع ذلك: بعد اعتماد المطابقات يرفض النظام أي إضافة أو تعديل أو حذف بتاريخ داخل الشهر. وما تكتشفه بعد الإقفال من أخطاء تصححه في الفترة الجارية ولا تعيد كتابة الشهر المقفل: قيد بتاريخ اليوم يشير إلى الأصل، أو إشعار دائن أو مدين للفاتورة الصادرة. وهذه ٤ قواعد.

مثال: مؤسسة تموين وشهر مقفل

مؤسسة تموين صغيرة تورد وجبات غداء يومية لموقع مقاول بسعر متفق عليه قدره ١٩ ريالا للوجبة، وتقدم إقرارها الضريبي كل ربع سنة. اعتمد مالكها مطابقات يونيو وأقفله في ٦ يوليو، وقدم محاسبها إقرار الربع الثاني في ٢٨ يوليو. وفي ٤ أغسطس أبلغهم العميل أن فاتورة يونيو رقم ١٠٤٨ صدرت عن ٦٠٠ وجبة بسعر ٢٢ ريالا، وأرسل مورد اللحوم متأخرا فاتورة تخص يونيو.

القاعدة ١: أقفل يوم اعتماد المطابقات، وبيد شخص واحد

أقفل الشهر يوم اعتماد آخر مطابقاته، فكل تأخير بعد الاعتماد يفتح الباب لقيود بتاريخ قديم. ويقفله شخص واحد محدد، المالك أو المسؤول المالي غالبا، ويسجل النظام من أقفله ومتى. وأي قيد يقع تاريخه داخل الشهر المقفل يرفضه النظام، ولو أدخله صاحب صلاحية كاملة.

وإقفال الفترة إجراء رقابي داخلي تقرره أنت، ولا تشترطه النصوص الضريبية المذكورة هنا. أما الفاتورة الإلكترونية الصادرة فحمايتها نظامية: الملحق ١ من ضوابط تنفيذ لائحة الفوترة الإلكترونية التي أصدرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) يحظر أن يسمح الحل التقني بتعديل أو حذف الفواتير أو الإشعارات الإلكترونية الصادرة، ويطبق هذا الحظر منذ ٤ ديسمبر ٢٠٢١.

القاعدة ٢: صحح في الفترة الجارية ولا تمس الشهر المقفل

للقيد العادي قيد تصحيح بتاريخ اليوم يذكر رقم الأصل وتاريخه وسبب الخطأ. وللفاتورة الصادرة إشعار دائن أو مدين وفق المادة ٥٤ من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة: دائن إذا زادت ضريبتها على المستحق، ومدين إذا نقصت، ويشير بوضوح إلى الفاتورة التي يصححها. التفاصيل في درس الإشعار الدائن والمدين.

القاعدة ٣: إعادة الفتح استثناء بخمسة شروط

وقد تكون إعادة الفتح أنسب، كأن تكتشف قبل تقديم إقرار الفترة مستندات لم تدخل فيها. عندها اشترط:

1. شخص واحد مخول، هو من أقفل الشهر أو رئيسه المباشر.
2. سبب مكتوب قبل الفتح، يذكر المستند والمبلغ.
3. مدة محددة، ٢٤ ساعة مثلا، ثم يعود الإقفال تلقائيا.
4. سجل بمن فتح ومتى، وبكل قيد تغير.
5. إعادة اعتماد المطابقات المتأثرة قبل الإقفال الجديد.

وتكرار إعادة الفتح كل شهر يعني خللا في توقيت الإقفال، لا في القاعدة.

القاعدة ٤: افحص الأثر الضريبي إذا مس الخطأ إقرارا سبق تقديمه

الإقفال لا يعالج الضريبة. طبق المادة ٦٣ من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة في نصها العربي الرسمي:

• أقررت بأكثر من المستحق: يجوز خصم الزيادة في أي إقرار لاحق لاكتشاف الخطأ، خلال ٥ سنوات من نهاية السنة التقويمية للفترة.
• أقررت بأقل بفارق ١٥٬٠٠٠ ريال أو أكثر: يجب إشعار الهيئة خلال ٢٠ يوما من علمك بالخطأ، بتصحيح الإقرار السابق.
• أقررت بأقل بفارق دون ١٥٬٠٠٠ ريال: يجوز إضافة النقص إلى إقرار الفترة التي اكتشفته فيها.

في مثالنا الخطأ زيادة لا نقص، فلا تنطبق مهلة ٢٠ يوما: يخفض الإشعار الدائن ضريبة المخرجات ٢٧٠ ريالا في إقرار الربع الثالث الذي صدر فيه. وراجع الحالات الكبيرة مع مستشارك الضريبي.

التشغيل من الواتساب

المحاسب: عدل سعر الوجبة في فاتورة ١٠٤٨ إلى ١٩ ريالا

النظام: يونيو مقفل، والفاتورة الصادرة لا يمكن تعديلها ولو أعيد فتحه. إشعار دائن بتاريخ اليوم على الفاتورة ١٠٤٨: فرق ٣ ريالات لكل وجبة من ٦٠٠، أي ١٬٨٠٠ ريال وضريبتها ٢٧٠ ريالا. هل أصدره؟

المحاسب: نعم، وأرسله

النظام: أصدرت الإشعار الدائن ٢١٣ وأرسلته، ونقص رصيد العميل ٢٬٠٧٠ ريالا.

المالك: وفاتورة مورد اللحوم؟ افتح يونيو وأدخلها فيه

النظام: إعادة الفتح تمس أرقام يونيو المعتمدة، ورصيد أول يوليو، وإقرار الربع الثاني المقدم في ٢٨ يوليو. ما السبب، وكم ساعة تحتاج؟ أو أسجلها اليوم وأذكر أنها عن يونيو؟

المالك: سجلها اليوم

بقي يونيو كما اعتمد، فتبدأ مطابقات يوليو من حيث انتهت مطابقات يونيو. والمزيد عن الفوترة من الواتساب.

قائمة تحقق للشهر المقفل

• هل أقفلت الشهر يوم اعتماد آخر مطابقاته، وبيد شخص محدد؟
• هل كل تصحيح مؤرخ بيوم إجرائه، ويذكر رقم الأصل وسبب الخطأ؟
• هل صححت الفواتير الصادرة بإشعار، لا بتعديل أو حذف؟
• هل لكل إعادة فتح سبب مكتوب ومدة وسجل وإعادة اعتماد، ثم أعيد الإقفال؟
• إذا مس الخطأ إقرارا سبق تقديمه، هل قارنت النقص بحد ١٥٬٠٠٠ ريال وراعيت مهلة ٢٠ يوما؟