سلفة الموظف: ٤ خطوات من الطلب إلى آخر قسط

سلفة الموظف مبلغ تقدمه له من أجره القادم ويرده أقساطا من راتبه. وتضبطها أربع خطوات: طلب مكتوب باعتماد محدد، ثم صرف مسجل بإقرار منه، ثم أقساط تخصم مع الراتب، ثم متابعة الرصيد حتى آخر قسط أو حتى يوم خروجه. والحد الذي يجب أن تعرفه قبل أن تعتمد أي سلفة: المادة الثانية والتسعون من نظام العمل تجيز لك حسم قسط قرض صاحب العمل دون موافقة خطية جديدة، بشرط ألا يزيد ما يحسم على ١٠٪ من أجره.

وهذا الدرس يكمل درس إخلاء طرف الموظف: السلفة التي تسجل اليوم بشكل صحيح هي التي تسوى بلا خلاف يوم يخرج.

لماذا تضيع السلف في المنشآت الصغيرة

• الاتفاق شفهي: «خذ ٣٠٠٠ وردها على كم شهر» لا يحدد قيمة القسط ولا موعد أوله.
• الصرف من الدرج: مبلغ يخرج من صندوق الفرع ولا يسجل باسم الموظف، فيظهر عجزا في الصندوق لا سلفة. وفي درس عجز وزيادة الصندوق رأيت كيف يصعب تتبع فرق بلا سجل.
• القسط ينسى: يمر شهر بلا خصم، ثم يخصم قسطان معا فيعترض الموظف.

الخطوات الأربع

١. طلب مكتوب واعتماد بحد معروف

حدد في سياستك من يحق له طلب السلفة، وأقصى مبلغ لها، وكم سلفة مفتوحة يسمح بها للموظف الواحد، ومن يعتمدها. هذه قرارات منشأتك لا نصوص نظامية، فاكتبها مرة واحدة وطبقها على الجميع. الطلب يصل مكتوبا فيه المبلغ والسبب والقسط المقترح، ويمر على سلسلة الاعتماد مثل أي مصروف.

٢. صرف مسجل وإقرار من الموظف

اصرف السلفة بتحويل أو بسند صرف باسم الموظف، لا من درج الكاشير. وقبل الصرف يقر الموظف كتابة بالمبلغ وقيمة القسط وشهر أول خصم. الإقرار يحميك ويحميه: هو يعرف ما سيخصم، وأنت تملك دليلا إن اختلفتما.

٣. قسط يخصم مع الراتب ضمن الحد النظامي

احسب القسط من الأجر: إن لم يتجاوز ١٠٪ منه فالمادة الثانية والتسعون تجيز حسمه. وإن اتفقتما على قسط أكبر فاجعل موافقته الخطية على هذا القسط تحديدا جزءا من الإقرار، وراجع الصيغة مع مستشارك. وتنص المادة الثالثة والتسعون على ألا تزيد كل المبالغ المحسومة من أجره في جميع الأحوال على نصفه. ويظهر القسط سطرا مستقلا في مسير الرواتب، لا خصما مدمجا في صافي الراتب.

٤. رصيد ظاهر حتى آخر قسط أو حتى الخروج

بعد كل راتب يعرف الموظف وتعرف أنت المتبقي. وإن انتهت العلاقة قبل السداد، فإن المادة الثامنة والثمانين تجيز لصاحب العمل أن يحسم أي دين مستحق له بسبب العمل من مستحقات العامل عند التسوية، على أن تصرف الباقي في موعده النظامي.

السلفة في محادثة واحدة

موظف مبيعات أجره ٤٠٠٠ ريال طلب سلفة ٣٠٠٠ ريال. يكتب صاحب المنشأة:

صاحب المنشأة: سلفة ٣٠٠٠ لموظف المبيعات في فرع العليا

النظام: أجره ٤٠٠٠، و١٠٪ منه ٤٠٠ ريال. الجدول: ٧ أقساط بـ٤٠٠ وقسط أخير بـ٢٠٠، أولها مع راتب الشهر القادم. لا توجد عليه سلفة مفتوحة. أرسل له الإقرار ليوافق عليه؟

صاحب المنشأة: نعم، واصرفها بتحويل بعد موافقته

النظام: وافق الموظف على الإقرار الساعة ١١:٠٥. سجلت سند صرف ٣٠٠٠ باسمه، وأضفت القسط سطرا في مسير الرواتب لثمانية أشهر.

وبعد ثلاثة رواتب:

صاحب المنشأة: كم باقي على سلفة موظف العليا؟

النظام: خصم ٣ أقساط بمجموع ١٢٠٠. المتبقي ١٨٠٠ ريال على ٥ أقساط، آخرها بعد خمسة أشهر.

قائمة تحقق السلفة

البند	متى	الدليل
طلب مكتوب واعتماد	قبل الصرف	اسم المعتمد ووقته
إقرار الموظف بالمبلغ والقسط	قبل الصرف	موافقة مكتوبة محفوظة
الصرف	بعد الإقرار	تحويل أو سند صرف باسمه
القسط	كل راتب	سطر مستقل في المسير، ١٠٪ أو بموافقة خطية
الرصيد المتبقي	بعد كل راتب	رقم يراه الموظف والإدارة
التسوية عند الخروج	عند إخلاء الطرف	بيان بما له وما عليه

خطأ شائع: سلفة جديدة قبل إغلاق القديمة

حين تعتمد سلفة ثانية والأولى مفتوحة، يتراكم القسطان وقد يقترب مجموع الحسم من نصف الأجر. اجعل النظام يرفض الطلب الثاني أو يرسله لك باعتماد خاص. والمزيد عن إدارة الحسابات من الجوال في المحاسبة بالعربي من الجوال.