2 تنظيم العمل الداخلي

طريقة عملية لتوثيق إجراءات العمل في ورقة واحدة لكل إجراء، وسبب فشل الأتمتة بدون هذه الخطوة.

بعد توثيق الإجراء تأتي أصعب خطوة: تحديد من ينفّذ ومن يعتمد وما الذي يراه كل دور، وكيف لا يتوقف العمل بغياب شخص واحد.

بعد ان عرفت من يملك كل خطوة، اربط الخطوات في مسار اعتماد يمشي وحده: متى يتوازى، ومتى يصعد، وكيف لا يتوقف بغياب احد ولا يختنق عند شخص واحد.

بعد ان صممت مسارك، شغله وقسه: اجعل حالة كل طلب معلومة بنظرة، وقس زمن كل خطوة لا الاجمالي وحده لتعرف اين يختنق العمل بالضبط.

الارقام وحدها لا تسرع العمل. تعلم كيف تقرا الاختناق من زمن الانتظار لا زمن العمل، وتعالجه بترتيب: احذف ثم ادمج ثم فوض ثم اتمت، ثم اعد القياس.

الاجراء المكتوب يتقادم بصمت مع تغير الادوات والاشخاص والانظمة. تعلم كيف تبني حلقة مراجعة دورية بموعد ثابت وصاحب واضح، وكيف توثق كل تعديل حتى يبقى الملف مطابقا للواقع.

الاجراء المكتوب يثبت قيمته يوم يدخل موظف جديد او يغادر قديم. تعلم كيف تبني ملف تسليم لكل دور، وكيف توزع اول اسبوعين على مراحل تكشف ما نقص في التوثيق، وكيف تجهز التسليم قبل ان تحتاجه.

حين تكبر المنشاة يتفرع الاجراء الواحد الى نسخ مختلفة بلا سوء نية. تعلم كيف تفصل ما يجب توحيده عما يترك للفرع، وكيف تنشر النسخة الموحدة دون مقاومة، وكيف تكتشف الانحراف قبل ان يفسد ارقامك.

لصاحب منشاة يتابع فروعه بمكالمات متفرقة: ثبت ثلاث وقفات لكل منها سؤال واحد ومخرج واحد بمسؤول وتاريخ، مع مثال لتقرير فرع يصل عبر الواتساب في دقيقة.

لصاحب منشاة يتعطل عمله كلما سافر موظف: احصر الخطوات المتوقفة وسم بديلا وسقف صلاحية لكل واحدة، مع مثال لتفعيل تغطية مؤقتة برسالة واتساب واحدة.

لصاحب منشاة يعرف بتاخر الطلب من اتصال العميل: كيف تكتب مهلة زمنية لكل خطوة وتبني ثلاثة مستويات تصعيد، مع مثال لاشعار واتساب يصلك قبل ان يشتكي احد.

لصاحب منشاة يتكرر عنده نفس التجاوز كل اسبوع: كيف تسجل الاستثناء بسبب من قائمة قصيرة وتحوله الى تعديل دائم في الاجراء، مع مثال طلب استثناء عبر الواتساب.

لصاحب فرع ينتهي يومه بلا لحظة اقفال: اربعة فحوص للنقد والطلبات المفتوحة والمخزون والمستندات الناقصة، مع مثال رسالة اقفال كاملة عبر الواتساب.

لصاحب فرع يعمل بورديتين وتسليم الوردية عنده شفهي: اربعة بنود تنتقل مكتوبة بين الموظفين، مع مثال كامل لرسالة تسليم واستلام تجري عبر الواتساب.

لصاحب فرع يفتح بلا فحص فتظهر النواقص امام العميل: اربعه فحوص قبل اول عميل تكشف فرق الصندوق والمخزون وبنود امس، مع مثال فتح كامل عبر الواتساب.

لصاحب فرع تتراكم عنده فروقات الصندوق بلا تفسير: أربع خطوات تصنف كل عجز أو زيادة وتنسبه إلى وردية وتغلقه بقرار، مع مثال مراجعة أسبوعية كاملة عبر الواتساب.

لصاحب فرع يبقى نقده أياما قبل إيداعه: أربع خطوات تحدد رصيد الفكة وموعد الإيداع وتطابق كل إيصال مع إقفالاته ثم مع كشف الحساب، مع مثال إيداع كامل عبر الواتساب.