إخلاء طرف الموظف: ٤ خطوات قبل آخر يوم

إخلاء طرف الموظف هو أن تتأكد قبل خروجه أن كل ما بيده عاد إلى المنشأة: العهد، والصلاحيات، والعمل المفتوح، والحساب المالي. ابدأه يوم يصلك الإشعار لا يوم الخروج، لأن المادة الثامنة والثمانين من نظام العمل تلزمك بدفع أجره وتصفية حقوقه خلال أسبوع على الأكثر من انتهاء العلاقة، أو أسبوعين إذا كان هو من أنهى العقد. وتكفيك أربع خطوات: العهد، ثم الصلاحيات، ثم العمل المفتوح، ثم التسوية.

وهذا الدرس هو الوجه الآخر لدرس تسليم الدور للموظف الجديد: ما سجلته يوم دخل هو ما تستلمه يوم يخرج.

لماذا لا يكفي نموذج ورقي يوقعه المدراء

• التوقيع لا يثبت التسليم: يوقع المدير على خانة «تم» وهو لا يعرف أن الموظف استلم جهاز نقاط بيع ثانيا قبل ستة أشهر.
• الصلاحية تبقى بعد الشخص: رمز الكاشير أو صلاحية الاعتماد يظل يعمل حتى ينتبه أحد، وفي درس تلاعب الكاشير بالمرتجعات رأيت ما يفعله رمز في غير يد صاحبه.
• العمل المفتوح يضيع: طلب عميل وعد به الموظف، أو اعتماد معلق باسمه، لا يظهر في أي نموذج.

الخطوات الأربع

١. استلم العهد من السجل لا من الذاكرة

اطلب من النظام كل ما سجل باسم الموظف: جهاز، مفاتيح، بطاقة دخول، شريحة جوال، عهدة نقدية. كل بند يغلق بحركة استلام مسجلة باسم من استلمه ووقته. والعهدة النقدية تسوى بفواتيرها أو بإعادة الرصيد نقدا، وتفاصيل تنظيمها في دليل العهد والمصروفات النثرية. البند الذي لم يعد يبقى ظاهرا بقيمته، ولا يختفي لأن الجميع نسيه.

٢. أوقف الصلاحيات في آخر يوم عمل، لا بعده

في نهاية آخر وردية له يوقف رمزه، وتسحب صلاحيات الاعتماد، ويفصل رقمه عن مجموعات العمل وعن النظام. وإن كان يعتمد شيئا، تنتقل صلاحيته إلى بديل محدد قبل الإيقاف، حتى لا تتوقف سلسلة الاعتماد. الإيقاف لا يمحو سجله: كل ما فعله يبقى محفوظا باسمه.

٣. انقل العمل المفتوح باسم البديل

اسأل النظام عن كل ما هو مفتوح باسمه: طلبات عملاء، تحصيلات يتابعها، اعتمادات تنتظره، مهام لم تغلق. ثم انقل كل بند إلى موظف محدد، ويصل للبديل إشعار بما استلم. هكذا لا يسمع العميل «الموظف الذي كلمك خرج».

٤. سو الحساب المالي في الموعد النظامي

اجمع ما له: الأجر حتى آخر يوم، ورصيد الإجازات، ومكافأة نهاية الخدمة. ثم ما عليه بسبب العمل: سلفة لم تسدد، أو عهدة لم تعد. والمادة الثامنة والثمانون نفسها تجيز لصاحب العمل أن يحسم أي دين مستحق له بسبب العمل من المبالغ المستحقة للعامل. ولا تؤخر التسوية بحجة أن الإخلاء لم يكتمل، فالمهلة أسبوع أو أسبوعان من انتهاء العلاقة. ومراجعة حساب المكافأة نفسه عند محاسبك.

وتنص المادة الرابعة والستون على أن تعطيه عند انتهاء العقد، بناء على طلبه، شهادة خدمة دون مقابل فيها تاريخ التحاقه وتاريخ انتهاء علاقته ومهنته وأجره الأخير، وأن تعيد إليه كل ما أودعه لديك من شهادات أو وثائق.

الإخلاء في محادثة واحدة

كاشير في فرع الملقا قدم استقالته، وآخر يوم له الخميس. يكتب صاحب المنشأة:

صاحب المنشأة: جهز إخلاء طرف كاشير الملقا، آخر يوم الخميس

النظام: المسجل باسمه: جهاز نقاط بيع، ومفتاح الدرج، وعهدة نقدية ٥٠٠ ريال منها ٣٢٠ بفواتير. مفتوح باسمه: طلبا عميلين لم يسلما، واعتماد مرتجع واحد ينتظره. صلاحياته: رمز كاشير، واعتماد مرتجعات حتى ١٠٠ ريال.

صاحب المنشأة: الطلبات والاعتماد لمشرف الفرع

النظام: نقلت الطلبين واعتماد المرتجع إلى المشرف، وأرسلت له إشعارا. سأوقف الرمز وصلاحية الاعتماد الخميس بعد إقفال ورديته.

ويوم الخميس، بعد الإقفال:

المشرف: استلمت الجهاز والمفتاح، وأعاد ١٨٠ ريالا باقي العهدة

النظام: أغلقت العهد الثلاث باسمك والساعة ١٠:١٥ مساء، وأوقفت الرمز والصلاحية. لا شيء مفتوح باسمه. التسوية المالية جاهزة للمراجعة، وآخر موعد لصرفها بعد أسبوعين من اليوم لأن الاستقالة منه.

قائمة تحقق إخلاء الطرف

البند	متى	الدليل
العهد المادية	قبل آخر يوم أو فيه	حركة استلام باسم المستلم
العهدة النقدية	آخر يوم	فواتير أو مبلغ معاد
الصلاحيات والرموز	نهاية آخر وردية	إيقاف مسجل بوقته
العمل المفتوح	من يوم الإشعار	كل بند باسم بديل
التسوية المالية	أسبوع، أو أسبوعان إن استقال	بيان بما له وما عليه
شهادة الخدمة ووثائقه	عند طلبه	نسخة محفوظة

خطأ شائع: حبس المستحقات حتى يكتمل الإخلاء

بعض المنشآت تؤخر التسوية حتى «يخلي طرفه» كاملا، فتتجاوز المهلة النظامية وتصبح هي المخالفة. الصحيح أن تبدأ الإخلاء مبكرا، وأن تحسم ما ثبت عليه من دين بسبب العمل، وتصرف الباقي في موعده. والمزيد عن إدارة المنشأة من المحادثة في نظام المنشأة على الواتساب.