حساب العمل الإضافي: ٤ خطوات قبل المسير

حساب العمل الإضافي واعتماده قبل المسير يمر بأربع خطوات: تكليف مكتوب قبل الساعة الإضافية، وتسجيل الساعات الفعلية يوما بيوم، ثم حساب أجرها كما في النظام، ثم اعتمادها قبل إغلاق المسير. والحساب نفسه يحدده نص المادة السابعة بعد المائة من نظام العمل: أجر الساعة الإضافية يساوي أجر الساعة مضافا إليه ٥٠٪ من أجره الأساسي، وكل ساعة تؤدى في أيام العطل والأعياد تعد ساعة إضافية.

وهذا الدرس يكمل درس مراجعة مسير الرواتب: هناك سألت عن كل فرق عن الشهر الماضي، وهنا تجهز سند أكثر الفروق تكرارا قبل أن يصل إلى المسير.

متى تصبح الساعة إضافية؟

تحدد المادة الثامنة والتسعون الحد العادي: ثماني ساعات في اليوم إذا اعتمدت المنشأة المعيار اليومي، أو ثمان وأربعون ساعة في الأسبوع إذا اعتمدت المعيار الأسبوعي، وفي رمضان للمسلمين ست ساعات في اليوم أو ست وثلاثون في الأسبوع. فما زاد على المعيار الذي تعتمده منشأتك ساعة إضافية. ولهذا اعرف أولا: هل منشأتك على المعيار اليومي أم الأسبوعي؟ لأن الجواب يغير عدد الساعات الإضافية في الأسبوع نفسه.

الخطوات الأربع

١. تكليف مكتوب قبل الساعة لا بعدها

الساعة الإضافية التي لم يطلبها أحد تصل إلى المسير بلا سند. اجعل القاعدة بسيطة: مدير الفرع يكلف كتابة، ويذكر اسم الموظف والتاريخ وعدد الساعات المتوقع والسبب. رسالة واحدة تكفي إن كانت قبل العمل لا بعده.

٢. سجل الساعات الفعلية يوما بيوم

التكليف يقول كم ساعة يتوقع، وسجل الحضور يقول كم ساعة عمل فعلا. سجل الفعلي في اليوم نفسه، ولا تتركه لنهاية الشهر حين لا يتذكر أحد. وعلم ساعات أيام العطل والأعياد منفصلة، لأنها كلها إضافية.

٣. احسب الأجر كما في النظام

الساعة الإضافية = أجر الساعة + ٥٠٪ من أجر الساعة الأساسي. ويجوز بموافقة الموظف أن تحسب له بدلها أيام إجازة تعويضية مدفوعة الأجر، كما في المادة السابعة بعد المائة نفسها. فإن اخترت الإجازة فاكتب موافقته، ولا تجمع بين الأجر والإجازة عن الساعات نفسها.

٤. اعتمدها قبل إغلاق المسير

اجمع ساعات كل موظف في الشهر، وطابق كل سطر بتكليفه وسجله، ثم اعتمد المجموع قبل يوم إعداد المسير. الساعة التي لا تكليف لها لا ترفض تلقائيا؛ ترسل لمدير الفرع ليؤكدها أو يرفضها كتابة.

مثال من الواتساب

محل فيه موظف مبيعات أجر ساعته الأساسي ٢٠ ريالا ولا بدلات له، وعمل ساعات إضافية في موسم العروض. قبل إعداد المسير يكتب صاحب المحل:

صاحب المنشأة: كم ساعة إضافية لموظف المبيعات هذا الشهر؟

النظام: ١٠ ساعات مسجلة. ٨ منها بتكليف مكتوب من مدير الفرع، وساعتان يوم الخميس الماضي بلا تكليف. أجر الساعة الإضافية ٣٠ ريالا: ٢٠ أجر الساعة و١٠ نصف أجرها الأساسي. المعتمد حتى الآن ٨ ساعات بمبلغ ٢٤٠ ريالا.

صاحب المنشأة: اسأل مدير الفرع عن ساعتي الخميس

النظام: أرسلت له. سأضيفهما إلى المسير إن أكدهما كتابة، وإن رفضهما أسجل السبب.

وحين يؤكد المدير تصبح الساعات ١٠ والمبلغ ٣٠٠ ريال، ويظهر في المسير سطرا له سند. والمزيد عن متابعة الموظفين والفروع من المحادثة نفسها في نظام إدارة المنشأة عبر الواتساب.

قائمة تحقق العمل الإضافي

الخطوة	السؤال	الدليل
التكليف	هل طلب أحد هذه الساعة قبل العمل؟	رسالة أو نموذج من المدير بالتاريخ والسبب
التسجيل	كم ساعة عمل فعلا فوق المعيار؟	سجل الحضور في اليوم نفسه
الحساب	هل أضيف ٥٠٪ من أجر الساعة الأساسي؟	معادلة المادة ١٠٧ لكل سطر
البديل	هل اختار الموظف إجازة تعويضية بدل الأجر؟	موافقته المكتوبة
الاعتماد	هل اعتمد المجموع قبل إعداد المسير؟	اعتماد صاحب الصلاحية

خطأ شائع: الساعات تقال ولا تكتب

يقول الموظف في آخر الشهر إنه بقي بعد الدوام أياما، ويؤكد المدير من ذاكرته، فيدفع مبلغ لا يعرف أحد أصله، أو يضيع حق موظف عمل فعلا. التكليف المكتوب والسجل اليومي يحميان الطرفين معا، والاعتماد يمر بمن يملك الصلاحية كما في درس سلسلة الاعتماد.