سند القبض بالواتساب: ٤ فحوص قبل إرساله

درس تذكير السداد بالواتساب انتهى عند رد العميل: «حولت المبلغ». وهذا الدرس يبدأ من هناك. إذا جعلت نظامك يرسل سند القبض للعميل على الواتساب تلقائيا بعد كل دفعة، فلا يخرج السند إلا بعد ٤ فحوص: المبلغ وصل فعلا إلى حسابك وطوبق، وعرف النظام أي فاتورة يسدد وكم بقي، والسند ذاهب إلى الرقم المسجل للحساب، وبيانات السند صحيحة ولم يصدر له سند قبله. سند خاطئ أخطر من سند متأخر، لأن العميل سيحتج به لاحقا.

مثال من أرض العمل

مثال توضيحي: موزع قطع غيار يبيع بالآجل لـ ٦٠ ورشة، وشغل خطوة تلقائية ترسل سند القبض على الواتساب بدل أن يكتبه المحاسب ويصوره. في الأسبوع الأول سجل النظام ٥٢ دفعة، فأرسل ٤٦ سندا وأوقف ٦.

الستة هي الدرس. ورشتان أرسلتا صورة تحويل، ولم يظهر المبلغ في كشف البنك بعد. ودفعتان بمبالغ لا تطابق أي فاتورة مفتوحة، فلم يعرف النظام على أي فاتورة يوزعها. وشيك لم يحصل بعد. ودفعة وصلت رسالتها من رقم غير مسجل على حساب الورشة. لو خرجت الستة لصار عند العميل سند بمبلغ لم يصل، أو بتوزيع يختلف عن دفاترك، وهذا خلاف تدفع ثمنه في آخر السنة.

الفحوص الأربعة قبل إرسال سند القبض

1. المبلغ وصل وطوبق. صورة التحويل التي يرسلها العميل ليست دفعة. النظام يصدر السند حين يظهر المبلغ في حسابك البنكي ويطابق، كما في المطابقة البنكية، أو حين يسجل الكاشير أو المندوب نقدا استلمه فعلا. والشيك يسجل «تحت التحصيل» ولا يصدر له سند قبض نهائي قبل أن يصرف.
2. التوزيع على الفواتير واضح. كل دفعة تسدد فاتورة محددة أو أكثر. إذا كان المبلغ أقل من الفاتورة فالسند يذكر المسدد والباقي. وإذا كان أكثر فالسند يذكر الزيادة رصيدا للعميل. وإذا لم يطابق أي فاتورة يتوقف السند ويسأل المحاسب، ولا يخمن النظام التوزيع.
3. الرقم الصحيح. يرسل السند إلى الرقم المسجل على الحساب لاستلام المستندات المالية، كما في فحوص كشف الحساب. قد يدفع عن الورشة شريك أو قريب أو موظف، والسند يذهب إلى صاحب الحساب لا إلى من أرسل الرسالة.
4. بيانات صحيحة وسند واحد. رقم السند متسلسل، والمبلغ بالأرقام، وطريقة الدفع، والتاريخ، ورقم الفاتورة أو الفواتير. ولكل دفعة سند واحد فقط: إذا أعاد العميل إرسال الصورة نفسها لا يصدر سند ثان. وإذا ارتد الشيك أو ألغيت الدفعة يرسل النظام رسالة إلغاء تذكر رقم السند، ولا يتركه قائما.

ماذا يفعل النظام في كل حالة

حين يرسل العميل صورة التحويل

ترسل ورشة من رقمها المسجل صورة تحويل:

العميل: هذا تحويل فاتورة الشهر

النظام: وصلتنا الصورة، شكرا لك. سيصلك سند القبض هنا فور ظهور المبلغ في حسابنا، ولن يصلك تذكير بهذه الفاتورة حتى ذلك الحين.

وبعد المطابقة يصل:

النظام: سند قبض رقم ١٠٤٥: استلمنا ٨٬٠٠٠ ريال بتحويل بنكي عن الفاتورة ٢٢١٠. الباقي على الفاتورة ٢٬٤٠٠ ريال.

وصاحب المنشأة يسأل مساء:

المالك: كم سند خرج اليوم؟

النظام: ١١ سندا، كلها لمبالغ مطابقة. وأوقفت ٢: دفعة لا تطابق أي فاتورة عند المحاسب، وشيك تحت التحصيل. أرسل التفاصيل؟

لم يكتب المحاسب سندا بيده، ولم يخرج سند بمبلغ لم يصل. هذا ما تضيفه الفوترة من الواتساب: الدفعة والسند والفاتورة مربوطة في مكان واحد، والفحوص الأربعة تجري مع كل دفعة.

قائمة تحقق قبل تشغيل السند التلقائي

• السند يصدر من المطابقة البنكية أو تسجيل الاستلام، لا من صورة يرسلها العميل؟
• للشيكات حالة «تحت التحصيل» منفصلة عن المحصل؟
• الدفعة التي لا تطابق فاتورة تذهب لشخص محدد بالاسم؟
• لكل حساب رقم مسجل لاستلام المستندات المالية؟
• أرقام السندات متسلسلة، ولكل دفعة سند واحد، ولإلغاء السند رسالة جاهزة؟