مطابقة كشف المورد: ٤ فحوص قبل السداد

في الدرس السابق بنينا جدول سداد يحمي سيولتك. لكن قبل ان يخرج المال فعلا تبقى خطوة واحدة يتجاوزها كثيرون: مطابقة كشف حساب المورد مع سجلاتك. المورد يرسل كشفا بالرصيد المستحق عليك، وانت تسدد ما فيه دون فحص، فتدفع فاتورة مسددة مرتين او مرتجعا لم يخصم. في هذا الدرس اربعة فحوص تسبق كل تحويل، وطريقة ادارتها من الواتساب.

لماذا يختلف كشف المورد عن سجلاتك اصلا

الاختلاف ليس دليل خطا بالضرورة. اغلب الفروق مشروعة وسببها التوقيت: بضاعة شحنت اخر الشهر ووصلتك في الشهر التالي، تحويل ارسلته يوم الاربعاء ولم يظهر في كشفه المطبوع صباحا، او مرتجع استلمه المستودع ولم يصدر له المورد اشعارا دائنا بعد. المشكلة تبدا حين تختلط هذه الفروق المؤقتة باخطاء حقيقية: فاتورة مكررة، سعر غير المتفق عليه، او كمية مفوترة اكثر من المستلم. الفحص لا يهدف الى تصفير الفرق، بل الى معرفة سبب كل ريال منه.

الفحص ١: ابدا من الرصيد الافتتاحي لا من الفواتير

قبل ان تفتح تفاصيل الشهر، قارن رصيد اول المدة في كشف المورد برصيد اخر مدة في سجلاتك للشهر الماضي. اذا اختلفا فالفرق قديم ولا علاقة له بحركة هذا الشهر، وستضيع ساعة في مراجعة فواتير سليمة. اغلق الفرق القديم اولا او ثبته كبند معلق معروف، ثم انتقل لحركة الشهر. القاعدة العملية: مطابقة تبدا من المنتصف تنتهي دائما برقم لا احد يفسره.

الفحص ٢: افصل الفروق الى ثلاثة انواع

ضع كل بند مختلف في احد ثلاثة صناديق، ولكل صندوق اجراء مختلف:

التقسيم هذا هو جوهر المطابقة. من دونه يتحول الفرق كله الى نقاش عام مع المورد ينتهي بتسوية عشوائية، بدل مطالبة محددة بمستند محدد.

الفحص ٣: طابق كل فاتورة على امر الشراء وسند الاستلام

الفواتير المشكوك فيها لا تحسم بالكشف بل بالمستندات الثلاثة معا: امر الشراء يحدد السعر والكمية المتفق عليها، سند الاستلام يحدد ما دخل المستودع فعلا، والفاتورة تحدد ما يطالب به المورد. اي بند تختلف فيه الارقام الثلاثة يوقف وحده، ولا يوقف بقية الكشف معه. انتبه ايضا للمرتجعات: البضاعة التي اعدتها لا تخصم من رصيدك بسجل داخلي عندك فقط، بل باشعار دائن يصدره المورد، وهو مستند نظامي تشترطه هيئة الزكاة والضريبة والدخل لتعديل اثر الفاتورة الاصلية. اربط حركة المخزون والاستلام بسجلاتك المحاسبية حتى تقارن الثلاثة في لحظة واحدة لا في ثلاثة ملفات.

الفحص ٤: اعتمد رقم السداد واوثق ما تبقى

بعد الفحوص الثلاثة تخرج برقمين لا برقم واحد: مبلغ متفق عليه يدفع في موعده من جدول السداد، ومبلغ معلق لا يدفع حتى يصل مستنده. ارسل للمورد رسالة مكتوبة تذكر المبلغ المعتمد وتاريخ تحويله، والبنود المعلقة وما ينقص كل بند. هذه الرسالة هي ما يحمي علاقتك: انت لم تتاخر عن السداد، بل سددت المتفق عليه وحددت ما ينقص. احتفظ بورقة المطابقة الشهرية مع مستنداتها، فهي ما يفسر رصيد المورد في سجلاتك اذا سئلت عنه لاحقا. اقرا عن ادارة الفواتير والمستندات.

التشغيل من الواتساب

صاحب محل مواد بناء يستلم كشف حساب مورده فيصوره ويرسله بدل ان يفتح ملفا:

المالك: هذا كشف حساب المورد لهذا الشهر، طابقه على سجلاتنا

النظام: الرصيد الافتتاحي مطابق. في حركة الشهر ثلاثة فروق: تحويل ارسلته ولم يظهر عنده، مرتجع بلا اشعار دائن، وفاتورة بسعر اعلى من امر الشراء.

المالك: اعتمد المتفق عليه واوقف الفاتورة اللي سعرها مختلف

النظام: تم اعتماد المبلغ المتفق عليه ضمن دفعات هذا الاسبوع، وحجز بند الفاتورة المختلفة كمعلق، وارسال طلب للمورد باشعار دائن للمرتجع وتصحيح السعر.

عشر دقائق من المطابقة منعت دفع بند غير مستحق، وفتحت مطالبة موثقة بدل نقاش شفهي. اقرا المزيد عن ادارة العمليات من الواتساب.

قائمة تحقق قبل اي تحويل لمورد

• رصيد اول المدة في الكشف يطابق رصيد اخر مدة في سجلاتك؟
• كل فرق مصنف: توقيت ام مستند ناقص ام خطا فعلي؟
• الفواتير المشكوك فيها قورنت على امر الشراء وسند الاستلام معا؟
• كل مرتجع له اشعار دائن من المورد لا مجرد قيد داخلي؟
• البند المعلق اوقف وحده دون ايقاف بقية الدفعة؟
• ارسلت للمورد رسالة تحدد المبلغ المعتمد وما ينقص كل بند معلق؟