برنامج إدارة المخزون والجرد

برنامج إدارة المخزون والجرد من فهيم هو نظام مخزون كامل تديره برسائل واتساب بالعربية: استلام وصرف وتحويل بين الفروع وجرد وتنبيهات نقص، مربوط مباشرة بالفواتير والمحاسبة داخل نظام ERP واحد. يناسب المحلات والمستودعات والمنشآت الصغيرة والمتوسطة التي تملك فرعا أو أكثر ولا تريد تدريب الفريق على شاشات، ويناسب صاحب المنشأة الذي يريد أن يعرف رصيد أي صنف من جواله في أي لحظة. الاشتراك في باقة الواتساب 375 ريالا للمستخدم شهريا، مع شهر تجريبي مجاني.

أين تختفي أرباح المخزون؟

المخزون هو أكثر مكان تختفي فيه أرباح المنشآت الصغيرة: صنف ينتهي فجأة فتتوقف المبيعات، وصنف راكد يأكل رأس المال، وجرد آخر السنة يطلع مختلفا عن الدفاتر. والسبب في الغالب واحد: تسجيل الحركات صعب، فالفريق يؤجله ثم ينساه.

فهيم يجعل تسجيل حركة المخزون بسهولة إرسال رسالة واتساب، وهذا يغير كل شيء، لأن السجل الذي يسهل تحديثه هو الوحيد الذي يبقى صحيحا.

حركة المخزون برسالة

• «وصلنا 50 كرتون عصير برتقال من المورد الفلاني» يسجل الاستلام ويحدث الرصيد.
• «اصرف 10 حبات من صنف كذا لفرع العليا» يسجل الصرف بين الفروع أو المواقع.
• «كم رصيد صنف كذا؟» يرد بالرقم الحالي فورا.
• ترسل صورة فاتورة المورد أو ملف إكسل بالأصناف، يقرأها ويدخلها تلقائيا بدل التسجيل اليدوي.

التنبيه قبل المشكلة، لا بعدها

معين، المساعد الشخصي في فهيم، يراقب الأرصدة وينبهك بنفسه: صنف نزل تحت حد الطلب، أو صنف راكد ما تحرك من مدة. تصلك الرسالة على الواتساب قبل أن يتصل العميل ويسأل عن صنف انتهى.

مخزون مربوط بالفاتورة والمحاسبة

لأن المخزون جزء من نظام ERP كامل وليس تطبيق جرد منفصل: كل فاتورة بيع تنقص الرصيد تلقائيا، وكل فاتورة مشتريات تزيده، وتقارير التكلفة والحركة تطلع من نفس البيانات، بلا ازدواج إدخال وبلا فروقات بين ملف المبيعات وملف المستودع.

ولكل موظف حدوده

مشرف المستودع يسجل الحركات ويستعلم عن الأرصدة، لكنه لا يرى هوامش الربح ولا بيانات المحاسبة. والصلاحيات تعدلها بطلب واتساب مثل أي شيء آخر في فهيم. الأدوار الجاهزة 5: مدير عام، ومدير مبيعات، ومحاسب، ومشرف مستودع، وموظف، ولكل دور ما يراه وما ينفذه. وكل حركة تبقى مسجلة باسم من أرسلها ووقتها، فإذا اختلف الجرد عرفت من أين بدأ الفرق بدل أن تسأل الجميع. وبيانات مورديك وعملائك بيانات شخصية يشملها نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة (PDPL)، والصلاحيات حسب الدور هي أول أدوات الالتزام به: لا يفتح الملف كل من يملك كلمة المرور، بل يرى كل موظف ما يحتاجه لعمله فقط.

مثال عملي: أسبوع في محل قطع غيار بفرعين

لنأخذ مثلا محل قطع غيار سيارات في الرياض له مستودع رئيسي وفرع في الشمال. هكذا تمر حركاته على المحادثة:

• السبت 8:00: تصل الشحنة، فيرسل مشرف المستودع صورة فاتورة المورد. يقرأ النظام 120 فلتر زيت و60 طقم فحمات ويسجل الاستلام ويعرض الملخص للتأكيد.
• الأحد 10:30: «حول 30 فلتر زيت لفرع الشمال». ينقص رصيد المستودع ويزيد رصيد الفرع في الرسالة نفسها.
• الاثنين: 14 فاتورة بيع تصدر من الفرعين، وكل فاتورة تنقص رصيد أصنافها تلقائيا دون أن يكتب أحد شيئا في ملف المستودع.
• الثلاثاء 7:30: معين ينبه صاحب المنشأة: «فحمات الأمامي نزلت تحت حد الطلب، الرصيد 8 وحد الطلب 15. هل أجهز طلب شراء للمورد؟» ينتظر الإذن قبل أن يجهز شيئا.
• الأربعاء: صاحب المنشأة يسأل صوتيا «وش الأصناف اللي ما تحركت من 90 يوم؟» ويصله جدول الأصناف الراكدة وقيمتها.
• الخميس: جرد جزئي لرف الفلاتر: يرسل الموظف الأعداد الفعلية، ويعرض النظام الفروقات، ويوافق المشرف على التسوية.

الجرد الدوري خطوة بخطوة

1. اطلب قائمة الجرد: «أبغى جرد مجموعة الفلاتر في المستودع الرئيسي» فتصلك قائمة الأصناف وأرصدتها الدفترية.
2. أرسل العد الفعلي: نصا أو صوتا أو صورة الورقة التي كتبها الموظف.
3. راجع الفروقات: يعرض النظام الأصناف التي يختلف فيها الفعلي عن الدفتري، بالكمية والقيمة.
4. وافق على التسوية: لا تعدل الأرصدة إلا بموافقة صريحة من صاحب الصلاحية.
5. احفظ التقرير: يصلك ملف الجرد بالتاريخ والفروقات ومن وافق عليها.

مقارنة: ملف الإكسل مقابل المخزون في النظام

• تحديث الرصيد: في الإكسل يعتمد على من يتذكر أن يفتح الملف، وهنا يتحدث مع كل فاتورة وكل رسالة.
• الفروع: هناك ملف لكل فرع ونسخ متعارضة، وهنا رصيد واحد لكل صنف في كل موقع.
• الربط بالمبيعات: هناك إدخال مزدوج بين ملف المبيعات وملف المستودع، وهنا فاتورة البيع تنقص الرصيد بنفسها.
• التنبيهات: هناك لا أحد ينبهك، وهنا معين يراسلك قبل نفاد الصنف.
• الصلاحيات: هناك من يفتح الملف يرى كل شيء، وهنا كل دور يرى ما يخصه.

ما علاقة المخزون بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة؟

حركة المخزون ليست منفصلة عن الالتزامات الضريبية. فاتورة المورد التي ترسلها بصورة هي مستند ضريبة المدخلات بنسبة 15%، وفاتورة البيع التي تنقص الرصيد يجب أن تكون فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا): المرحلة الأولى إلزامية منذ 4 ديسمبر 2021، والمرحلة الثانية تطبق على موجات منذ 1 يناير 2023. ولأن الفاتورة والمخزون في نظام واحد، فرصيد آخر المدة وتكلفة البضاعة المباعة تخرج من البيانات نفسها التي صدرت منها الفواتير، بلا ملف موازي يجمع في نهاية السنة. تفاصيل الفوترة في صفحة برنامج الفواتير الضريبية.

ماذا يضيف معين؟

معين هو المساعد الشخصي داخل النظام، ودوره في المخزون واضح: يرسل لك ملخص الصباح بالأصناف التي نزلت تحت حد الطلب والأصناف الراكدة، ويجهز لك طلب الشراء أو رسالة المورد عند الطلب، ويذكرك بمواعيد الشحنات المتوقعة. وقبل أن ينفذ أي شيء مؤثر يطلب إذنك. ويعمل خلفه 4 وكلاء ذكاء اصطناعي: مبيعات، ومالية، ومشتريات، وسوق، فوكيل المشتريات هو من يجهز طلب المورد ووكيل المبيعات هو من يقرأ حركة الأصناف.

الأسعار والتجربة

إدارة المخزون من الواتساب تبدأ من باقة معين: 375 ريالا للمستخدم شهريا. باقة الأساسي 75 ريالا تعطيك النظام عبر الويب فقط، وباقة فهيم 935 ريالا تضيف الذكاء الاصطناعي الذي يعدل النظام عند طلبك، مثل حقل لرقم الرف أو تقرير خاص بمستودعك يطبق خلال دقائق بعد موافقتك. الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة 15%، وتبدأ بشهر تجريبي مجاني من صفحة التجربة، ويغطيك الضمان الذهبي باسترداد كامل خلال 30 يوما. راجع صفحة الأسعار، وإن كان عندك مستودع كبير بمواقع متعددة فاقرأ صفحة إدارة المستودعات.

الخلاصة

الخلاصة: مشكلة المخزون ليست في التقارير، بل في أن التسجيل اليومي أصعب من أن يلتزم به أحد. اجعله رسالة واتساب، ويصير الجرد الفعلي مطابقا للدفاتر.