نظام إدارة المستودعات WMS

الفرق بين «عندنا 40 كرتونا» و«عندنا 40 كرتونا في الممر ب رف 3» هو الفرق بين رصيد ومستودع مدار.

نظام إدارة المستودعات (WMS) هو نظام يتابع كل صنف من باب الاستلام إلى موقع التخزين إلى الصرف أو التحويل، ويجعل الجرد عملية مستمرة لا حدثا سنويا. فهيم يقدم هذا النظام من الواتساب: أمين المستودع يسجل الاستلام بصورة أو رسالة صوتية، والمدير يسأل عن رصيد أي صنف وموقعه من جواله. يناسب المنشآت الصغيرة والمتوسطة في السعودية التي تدير مستودعا أو أكثر: موزع، أو تاجر جملة، أو شركة مقاولات بمستودع مواد، أو مصنع بمخزون خام وتام، ويكفيها نظام يعمل داخل المحاسبة نفسها لا بجانبها.

ما يغطيه النظام

• الاستلام — مطابقة المستلم بأمر الشراء وتسجيل الفروقات والتلف عند الباب لا بعد أسبوع.
• مواقع التخزين — كل صنف له موقع معرف، فالبحث ينتهي والصرف يسرع.
• الصرف والتحويل — بين المستودعات والفروع بمستندات تسجل باسم من طلب ومن سلم.
• الجرد — دوري أو مستمر، بفروقات مفصلة صنفا صنفا بدل جرد سنوي يقفل المستودع.
• حد إعادة الطلب — تنبيه قبل النفاد لا بعده.
• الراكد وبطيء الحركة — تقرير يكشف النقد المتجمد على الرفوف.

أين يفشل الإدخال عادة — وكيف يحل

أمين المستودع لا يجلس أمام شاشة. لذلك تستلم البضاعة في فهيم بإرسال صورة مذكرة الاستلام أو رسالة صوتية بالعربية، فتسجل الكميات وتحدث المواقع. هذه هي النقطة التي تفشل عندها أغلب أنظمة المستودعات — لا في التقارير.

ولأن المستودع داخل نظام ERP كامل، الاستلام يحدث المشتريات والمحاسبة، والصرف يحدث التكلفة — بلا مطابقة شهرية بين نظامين.

لمن هذا النظام

• موزع أو تاجر جملة يستلم من عدة موردين ويصرف لعشرات العملاء يوميا، ويحتاج دقة الرصيد في كل لحظة.
• شركة بأكثر من مستودع أو فرع تتحول البضاعة بينها ويضيع رصيدها بين الطريقين.
• شركة مقاولات لديها مستودع مواد يصرف للمشاريع ويحتاج أن يعرف من أخذ ماذا ولأي مشروع.
• مصنع يفصل بين مخزون الخام وتحت التشغيل والتام ويريد لكل منها رصيدا وموقعا.

أما المستودع الآلي بأنظمة نقل وروبوتات فيحتاج نظاما متخصصا، والأنسب له التكامل عبر الواجهة البرمجية لا الاستبدال.

يوم عمل في المستودع

مثلا: مستودع موزع مواد غذائية بنحو 600 صنف و3 فروع تصرف منه. هكذا يمر اليوم:

• الساعة 7 صباحا: تصل شاحنة المورد. أمين المستودع يصور مذكرة الاستلام ويرسلها. النظام يطابقها بأمر الشراء ويظهر نقصا في صنفين، فيسجل الفرق عند الباب.
• الساعة 9: الفرع الثاني يطلب برسالة «حولوا لنا 20 كرتون من الصنف كذا». يصدر مستند تحويل باسم من طلب، ويخصم من المستودع ويضاف للفرع عند التسليم.
• الظهر: مندوب يسأل «وين الصنف كذا وكم رصيده؟» فيصله «الممر ب رف 3، الرصيد 40 كرتونا».
• العصر: أمين المستودع يجرد ممرا واحدا ويرسل الكميات صوتيا. النظام يظهر فرقا في 3 أصناف ويسجل التسوية باسمه.
• المساء: معين يرسل ملخص اليوم: ما استلم، وما صرف، و5 أصناف تحت حد إعادة الطلب، وصنفان لم يتحركا منذ 90 يوما.

الأرقام افتراضية، لكن الفكرة واحدة: كل حركة تسجل لحظة حدوثها وباسم صاحبها.

كيف يعمل خطوة بخطوة

1. تعريف المستودعات والمواقع: كل مستودع بممراته ورفوفه، وكل صنف بموقعه الافتراضي.
2. الرصيد الافتتاحي: جرد أولي واحد يعطي النظام نقطة بداية صحيحة.
3. الاستلام: صورة مذكرة الاستلام تطابق بأمر الشراء، وتسجل الفروقات والتلف.
4. الصرف والتحويل: بمستند لكل حركة، يخصم من موقع ويضاف لآخر.
5. الجرد الدوري والتقارير: ممر في كل مرة، وتقرير الراكد والنواقص وفروقات الجرد يطلب برسالة.

ما تطلبه الأنظمة وكيف يغطى

المستودع نفسه لا يصدر فواتير، لكنه يغذي ما يصدرها. كل صرف لعميل يتحول إلى فاتورة ضريبية بضريبة القيمة المضافة 15% وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا)، التي ألزمت بالفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الأولى منذ 4 ديسمبر 2021 وفي مرحلتها الثانية (الربط والتكامل) على موجات منذ 1 يناير 2023. وكل استلام من مورد يسجل ضريبة المشتريات من فاتورته. ورواتب عمال المستودع تخضع لنظام حماية الأجور عبر منصة مدد، فملف الرفع يبنى من مسير الرواتب المعتمد. وبيانات الموظفين والعملاء المحفوظة في النظام تعامل وفق نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL).

مقارنة مع الإكسل والأنظمة المنفصلة

• الإكسل أو دفتر المستودع: يعرف الرصيد وقت آخر تحديث، ولا يعرف الموقع ولا من صرف.
• نظام مستودعات منفصل عن المحاسبة: دقيق في الرصيد لكن يحتاج مطابقة شهرية مع المشتريات والتكلفة، والفرق بين النظامين يضيع فيه الوقت.
• نظام ERP مكتبي: يربط كل شيء لكن الإدخال يتأخر لأن أمين المستودع لا يقف أمام شاشة.
• نظام يعمل من الواتساب داخل المحاسبة: الإدخال عند الباب لحظة الاستلام، والرصيد والتكلفة والمشتريات رقم واحد.

ما يضيفه معين

معين هو المساعد الشخصي في باقتي معين وفهيم. يرسل ملخصا صباحيا بالاستلامات المتوقعة اليوم والأصناف تحت حد إعادة الطلب، وينبهك حين يتأخر مورد عن موعده أو يظهر فرق جرد متكرر في الممر نفسه، ويعد لك طلب الشراء لتراجعه قبل الإرسال. ولا يتخذ إجراء دون إذنك.

والصلاحيات على 5 أدوار: مدير عام، ومدير مبيعات، ومحاسب، ومشرف مستودع، وموظف. فمشرف المستودع يستلم ويصرف ويجرد ولا يرى أسعار الشراء، ومندوب المبيعات يرى الرصيد ولا يعدل عليه. ويعمل إلى جانب معين 4 وكلاء ذكاء اصطناعي في المبيعات والمالية والمشتريات والسوق.

الباقات والتجربة

الباقة الأساسية ب75 ريالا للمستخدم شهريا تعطي النظام الكامل من المتصفح، والمستودع جزء منه لا وحدة تشترى على حدة. وباقة معين ب375 ريالا تضيف الواتساب والمساعد الشخصي. وباقة فهيم ب935 ريالا تضيف ذكاء اصطناعيا يعدل النظام بناء على طلبك: تطلب برسالة خانة لتاريخ الصلاحية في الاستلام أو تقرير حركة حسب الممر، فيطبق خلال دقائق. وللشركات الكبيرة باقة Enterprise بعرض خاص. الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة 15%، والشهر الأول مجاني، ومع الضمان الذهبي تسترد المبلغ كاملا خلال 30 يوما. ابدأ من صفحة التجربة المجانية.

خطة التطبيق

1. التهيئة: تعريف المستودعات والممرات والرفوف، وإدخال الأصناف من ملف، وإضافة المستخدمين بأدوارهم.
2. الجرد الافتتاحي: عد واحد يثبت الرصيد والموقع لكل صنف.
3. التشغيل على مستودع واحد: الاستلام والصرف من الواتساب حتى يعتاد الأمناء.
4. التعميم والمراجعة: بقية المستودعات والفروع، ثم جرد دوري ممرا ممرا وتقرير الراكد كل شهر.

الشهر المجاني يكفي عادة للخطوات الثلاث الأولى، فتقرر وقد رأيت رصيدا حقيقيا بموقعه.

اقرأ أيضا

• عمليات المستودع من الواتساب
• فروقات الجرد
• حد إعادة الطلب والمخزون الآمن