برنامج الموارد البشرية والرواتب

في أغلب المنشآت الصغيرة والمتوسطة يبنى مسير الرواتب في إكسل كل شهر من الصفر تقريبا: نسخ الشهر الماضي، تعديل الغياب، طرح السلف، ثم رفع ملف لنظام حماية الأجور. كل خطوة فيها فرصة خطأ، والخطأ في الراتب أغلى أنواع الأخطاء.

برنامج الموارد البشرية والرواتب هو نظام يجمع ملف الموظف والحضور والإجازات والسلف في مسير واحد يعتمد قبل الصرف، ويخرج منه ملف حماية الأجور والقيد المحاسبي. فهيم يقدم هذا النظام من الواتساب: الموظف يطلب إجازته برسالة، والمدير يعتمدها برسالة، والمالك يسأل عن كلفة الرواتب من جواله. يناسب المنشآت الصغيرة والمتوسطة في السعودية التي لديها من 5 إلى مئات الموظفين ولا تريد قسم موارد بشرية كاملا لتدير رواتبها بدقة.

ما يجب أن يكون داخل النظام

• ملف الموظف — العقد والراتب الأساسي والبدلات وتواريخ الإقامة والوثائق مع تنبيه قبل انتهائها.
• الحضور والإجازات — أرصدة الإجازات والغياب والإضافي تغذي المسير مباشرة.
• السلف والخصومات — بجدول سداد يستقطع تلقائيا حتى ينتهي.
• مسير الرواتب — يحتسب من هذه المدخلات ويعتمد قبل الصرف، وتنشأ منه قسائم الرواتب.
• ملف حماية الأجور — مخرجات المسير جاهزة للرفع بدل تجميعها يدويا.
• نهاية الخدمة — تحتسب على أساس مدة الخدمة والراتب وفق ما ينص عليه نظام العمل.
• القيد المحاسبي — مصروف الرواتب يدخل المحاسبة تلقائيا، فلا إدخال مزدوج.

ما يضيفه فهيم

الطلبات اليومية تمر عبر واتساب بدل الورق: الموظف يطلب إجازة أو سلفة برسالة، فتصل الموافقة للمدير برسالة، وتسجل بعد اعتمادها — مع بقاء الصلاحيات دقيقة: كل شخص يرى ما يخصه فقط، وبيانات الرواتب من أكثر البيانات حساسية.

ومعين ينبهك مسبقا: إقامات تقترب من الانتهاء، وعقود تحتاج تجديدا، ومسير يقترب موعده.

لمن هذا النظام

• منشأة تجارية أو خدمية يدير مالكها الرواتب بنفسه أو مع محاسب واحد.
• شركة مقاولات أو مصنع بعمالة كثيرة يتغير حضورها وإضافيها كل شهر.
• سلسلة فروع يعمل فيها موظفون بورديات، ويحتاج كل مدير فرع اعتماد إجازات فريقه فقط.
• مكتب أو عيادة بعدد صغير من الموظفين يريد مسيرا صحيحا دون قسم موارد بشرية.

القاسم المشترك بينها أن الرواتب تدار فيها بجهد شخص أو شخصين، وأن خطأ واحدا في الاستقطاع أو في ملف الرفع يكلف وقتا وثقة أكثر مما يكلف مالا.

يوم عمل مع النظام

مثلا: شركة صيانة ب35 موظفا وفرعين. هكذا يمر يوم من أواخر الشهر:

• الصباح: موظف يرسل «أبغى إجازة 3 أيام من الأحد». النظام يتحقق من رصيده ويرسل الطلب لمدير فرعه، فيرد «موافق» وتسجل الإجازة.
• الساعة 10: موظف آخر يطلب سلفة 2,000 ريال. المدير يعتمدها بجدول سداد على 4 أشهر يستقطع من المسير تلقائيا.
• الظهر: المحاسب يسأل «كم إجمالي مسير هذا الشهر بعد الخصومات؟» فيصله الرقم مفصلا بالبدلات والغياب والسلف.
• العصر: معين ينبه المالك: 2 إقامة تنتهيان خلال 30 يوما، وعقد واحد يحتاج تجديدا.
• آخر الشهر: يعتمد المسير برسالة واحدة، فتنشأ قسائم الرواتب وملف حماية الأجور والقيد المحاسبي معا.

الأرقام افتراضية، لكن المسار واحد: لا ملف إكسل يبنى من الصفر، ولا خطوة تعتمد على الذاكرة.

كيف يعمل خطوة بخطوة

1. ملفات الموظفين: العقد والراتب والبدلات والوثائق وتواريخها، تدخل مرة واحدة.
2. الحضور والطلبات: الإجازات والغياب والإضافي والسلف تسجل أولا بأول من الواتساب.
3. احتساب المسير: النظام يجمع المدخلات ويخرج مسيرا مبدئيا للمراجعة.
4. الاعتماد: من يملك الصلاحية يعتمد، فتنشأ القسائم وملف الرفع والقيد المحاسبي.
5. الأرشفة: كل مسير معتمد محفوظ بنسخته، فيرجع إليه عند أي استفسار أو تدقيق.

ما تطلبه الأنظمة وكيف يغطى

نظام حماية الأجور عبر منصة مدد يطبق على منشآت القطاع الخاص في السعودية، ويطلب ملف أجور شهريا بصيغة محددة؛ النظام يبنيه من المسير المعتمد نفسه. ونظام العمل يحدد أساس احتساب مكافأة نهاية الخدمة، والنظام يحتسبها على مدة الخدمة والراتب وفق ذلك الأساس. وتسجيل الموظفين في التأمينات الاجتماعية جزء من ملف الموظف ليبقى مرجعا واحدا. وبيانات الموظفين — الهوية والراتب والوثائق — بيانات شخصية تخضع لنظام حماية البيانات الشخصية (PDPL)، ولذلك الوصول إليها محدود بالصلاحيات ومسجل. أما مبيعات المنشأة فتخضع للفاتورة الإلكترونية وفق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) منذ 4 ديسمبر 2021، بضريبة قيمة مضافة 15%، وهي جزء من النظام نفسه لا برنامج آخر.

مقارنة مع الإكسل والأنظمة المنفصلة

• الإكسل: المسير يبنى كل شهر من نسخة الشهر السابق، ويعتمد على ذاكرة من يبنيه في الغياب والسلف.
• برنامج رواتب منفصل: يحتسب صحيحا لكن لا يعرف الحضور ولا المحاسبة، فتدخل الأرقام مرتين.
• نظام موارد بشرية مكتبي: شامل لكن طلبات الموظفين تبقى ورقا أو رسائل خارجه حتى يدخلها أحد.
• نظام يعمل من الواتساب: الطلب والاعتماد والتسجيل في القناة نفسها، والمسير والقيد وملف الرفع من مصدر واحد.

ما يضيفه معين

معين هو المساعد الشخصي في باقتي معين وفهيم. يرسل ملخصا صباحيا بطلبات الإجازات المعلقة والوثائق التي تقترب من الانتهاء، ويذكرك بموعد المسير قبل حلوله، ويعد لك خطاب التعريف أو رسالة التذكير للموظف لتراجعها قبل الإرسال. ويطلب إذنك قبل أي إجراء.

والصلاحيات على 5 أدوار: مدير عام، ومدير مبيعات، ومحاسب، ومشرف مستودع، وموظف. فالموظف يرى قسيمته ورصيد إجازاته فقط، والمحاسب يبني المسير، والاعتماد النهائي لمن تحدده. ويعمل إلى جانب معين 4 وكلاء ذكاء اصطناعي في المبيعات والمالية والمشتريات والسوق، والوكيل المالي هو من ينبه إلى أثر المسير على السيولة.

الباقات والتجربة

الباقة الأساسية ب75 ريالا للمستخدم شهريا تعطي النظام الكامل من المتصفح، والموارد البشرية والرواتب جزء منه. وباقة معين ب375 ريالا تضيف الواتساب والمساعد الشخصي. وباقة فهيم ب935 ريالا تضيف ذكاء اصطناعيا يعدل النظام بناء على طلبك: تطلب برسالة بدلا جديدا أو قاعدة إضافي مختلفة لفرع ما، فيطبق خلال دقائق. وللشركات الكبيرة باقة Enterprise بعرض خاص. الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة 15%، والشهر الأول مجاني، ومع الضمان الذهبي تسترد المبلغ كاملا خلال 30 يوما. ابدأ من صفحة التجربة المجانية.

خطة التطبيق

1. التهيئة: إدخال الموظفين من ملف أو من عقودهم، مع الرواتب والبدلات وتواريخ الوثائق.
2. مسير مواز: يبنى المسير الأول في النظام إلى جانب ملف الإكسل الحالي وتقارن النتيجتان.
3. الاعتماد من النظام: من الشهر التالي يعتمد المسير من النظام ويرفع ملفه.
4. الطلبات من الواتساب: تفتح قناة الإجازات والسلف للموظفين بعد استقرار المسير.

الشهر المجاني يكفي عادة للخطوتين الأوليين، فتقرر وقد قارنت مسيرا حقيقيا بمسيرك الحالي.

اقرأ أيضا

• دليل نظام حماية الأجور
• الأدوار والصلاحيات للموظفين
• الباقات والأسعار