ميزان المراجعة بعد التسويات: ٤ فحوص للإقفال

في درس الإهلاك الشهري سجلت مؤسسة التموين آخر قيود التسوية لشهر سبتمبر. والخطوة التالية قبل الإقفال مراجعة ميزان المراجعة بعد التسويات: قائمة بكل حسابات الدفتر ورصيد كل منها في ٣٠ سبتمبر، مدينا أو دائنا. وتوازن الميزان، أي تساوي مجموع المدين ومجموع الدائن، شرط أول لا دليل على الصحة، فالقيد المنسي كله أو المسجل في حساب خاطئ يتركه متوازنا. لذلك راجعه بأربعة فحوص: التوازن واكتمال التسويات، واتجاه كل رصيد، ومطابقة الحسابات الرئيسية مع مستنداتها، والمقارنة بالشهر الماضي.

مثال: ميزان سبتمبر متوازن وفيه خطآن

بعد قيود الاستحقاق والإهلاك خرج ميزان سبتمبر متوازنا: ٩١٢٬٤٠٠ ريال في كل جانب. لكن فيه خطأين. الأول دفعة ٣٬٤٥٠ ريالا لمورد الخضار سجلت يوم ٢٩ سبتمبر، وفاتورتها وصلت صورة في مجموعة الواتساب ولم يسجلها أحد. والثاني ثلاجة تجميد بسعر ٧٬٥٠٠ ريال قبل الضريبة سجلت مصروف صيانة. لم يخل أي منهما بالتوازن، وكلاهما يغير ربح الشهر.

الفحص ١: تأكد أنه بعد التسويات ومتوازن

ميزان المراجعة قبل التسويات يعرض الأرصدة كما سجلت خلال الشهر، والميزان بعد التسويات يضيف قيود آخر الشهر: المستحق والمدفوع مقدما والإهلاك. راجع الثاني، واطلبه بالأرصدة لا بالمجاميع، أي رصيد واحد لكل حساب في جانبه. وتأكد أن تاريخ كل قيد تسوية ٣٠ سبتمبر لا أكتوبر. ثم قارن المجموعين. وإذا كان نظامك يرفض القيد غير المتوازن فميزانه متوازن دائما، والفحوص الثلاثة التالية هي التي تكشف الأخطاء، ومنها هذه:

الفحص ٢: افحص اتجاه كل رصيد

لكل حساب جانب طبيعي، والرصيد في الجانب المعاكس علامة خطأ حتى يثبت العكس:

في ميزان سبتمبر ظهر مورد الخضار مدينا بمبلغ ٣٬٤٥٠ ريالا، ولم تدفع له المؤسسة مقدما، فالسبب فاتورة لم تسجل: ٣٬٠٠٠ ريال قيمة الخضار و٤٥٠ ريالا ضريبتها. سجل الفاتورة نفسها بتاريخها، لا قيدا بمبلغ الدفعة، فالفقرة ٧ من المادة ٤٩ من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة التي تنشرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) لا تجيز خصم ضريبة المدخلات إلا بدليل عليها، وهو عادة الفاتورة الضريبية من المورد. وطريقة مطابقة رصيد كل مورد مع كشفه في درس مطابقة كشف المورد.

الفحص ٣: طابق الحسابات الرئيسية مع مستنداتها

لبعض الأرصدة مصدر مستقل تطابقها معه، وأي فرق يحل قبل الإقفال:

• البنك: يساوي الرصيد المعتمد في المطابقة البنكية.
• العملاء: يساوي مجموع أرصدة العملاء واحدا واحدا في تقرير أعمار الديون.
• الأصول ومجمع إهلاكها: يساويان مجموع سجل الأصول.
• ضريبة المخرجات والمدخلات: تساويان ضريبة فواتير الشهر الصادرة والواردة، وهي الأرقام التي ستنقل إلى إقرارك.

الفحص ٤: قارن بالشهر الماضي وفسر كل قفزة

ضع الميزان بجانب ميزان أغسطس، وحدد قاعدة للتغير الذي يحتاج تفسيرا مكتوبا، مثل: أكبر من ٢٠٪ وأكثر من ١٬٠٠٠ ريال معا. في سبتمبر قفز مصروف الصيانة من ١٬١٠٠ ريال إلى ٨٬٦٠٠ ريال. والسبب ثلاجة التجميد: ٧٬٥٠٠ ريال، فوق حد الأصول ٢٬٠٠٠ ريال، فمكانها الأصول لا المصروفات. نقلها يرفع ربح سبتمبر ٧٬٥٠٠ ريال، ويبدأ إهلاكها في أكتوبر لأنها جهزت للعمل يوم ٢٢ سبتمبر، بعد يوم ١٥. ومقارنة الفعلي بالموازنة تأتي بعد الإقفال في درس الفعلي مقابل الموازنة.

التشغيل من الواتساب

المالك (٣٠ سبتمبر): أرسل ميزان مراجعة سبتمبر بعد التسويات

النظام: الميزان متوازن: ٩١٢٬٤٠٠ ريال مدين ومثلها دائن، وقيود الاستحقاق والإهلاك كلها بتاريخ ٣٠ سبتمبر. البنك والعملاء والأصول والضريبة تطابق مستنداتها. وعندي ملاحظتان: مورد الخضار رصيده مدين ٣٬٤٥٠ ريالا، وهي دفعة ٢٩ سبتمبر بلا فاتورة مسجلة. ومصروف الصيانة ٨٬٦٠٠ ريال مقابل ١٬١٠٠ في أغسطس، منها ٧٬٥٠٠ لثلاجة تجميد.

المحاسب: صورة فاتورة الخضار: ٣٬٠٠٠ وضريبتها ٤٥٠

النظام: سجلتها بتاريخ ٢٩ سبتمبر، و٤٥٠ ريالا ضريبة مدخلات. رصيد مورد الخضار الآن صفر.

المالك: الثلاجة نستخدمها ٥ سنوات وما لها قيمة بعدها، وشغلناها ٢٢ سبتمبر

النظام: نقلتها إلى الأصول بتكلفة ٧٬٥٠٠ ريال وأضفتها لسجل الأصول، وقسطها ١٢٥ ريالا شهريا من أكتوبر. الميزان ما زال ٩١٢٬٤٠٠ ريال في كل جانب، وارتفع ربح سبتمبر ٤٬٥٠٠ ريال. لا ملاحظات مفتوحة، فسبتمبر جاهز للإقفال.

لاحظ أن المجموع لم يتغير بعد التصحيحين، لأن التوازن لم يكن دليلا على الصحة أصلا. والمزيد عن المحاسبة بالعربي من الجوال، وعن خطوات الإقفال كلها في مقال الإقفال المالي الشهري.

قائمة تحقق قبل الإقفال

• هل سجلت كل قيود التسوية بتاريخ آخر يوم في الشهر؟
• هل المجموعان متساويان، مع علمك أن التساوي لا يثبت الصحة؟
• هل كل رصيد في جانبه الطبيعي، وهل فسرت كل رصيد معاكس؟
• هل يطابق البنك والعملاء والأصول والضريبة مستنداتها؟
• هل لكل تغير فوق حدك عن الشهر الماضي تفسير مكتوب؟