المطابقة البنكية: ٤ خطوات شهرية

في الدرس السابق طابقنا كشف المورد قبل ان يخرج المال. بعد ان يخرج فعلا ويدخل التحصيل يبقى سؤال اخير يقفل دورة النقد: هل ما يقوله البنك هو ما تقوله دفاترك؟ اغلب اصحاب المنشات يفتحون تطبيق البنك، يرون الرصيد، ويعتبرونه الحقيقة. الرصيد في التطبيق حقيقة ناقصة: فيه ما لم يسجل عندك، وينقصه ما سجلته ولم يصل البنك بعد. في هذا الدرس اربع خطوات شهرية تجعل الرصيدين يلتقيان، وطريقة ادارتها من الواتساب.

لماذا لا يساوي رصيد البنك رصيدك الدفتري

الفرق بين الرقمين طبيعي في اي منشاة تعمل. شيك سلمته لمورد ولم يصرفه بعد يخصم عندك ولا يخصم عند البنك. تحويل من عميل وصل مساء الخميس يظهر عند البنك قبل ان يسجله محاسبك. رسوم خدمة او عمولة تحويل يخصمها البنك دون ان يخبرك. هذه فروق توقيت تقفل نفسها بمرور الايام. الخطر في نوع اخر: خصم لا تعرف مصدره، تحويل مكرر خرج مرتين، او مبلغ قيده البنك على حسابك بالخطا. هذه لا تقفل نفسها ابدا، وكلما طال الوقت صعب اثباتها. المطابقة الشهرية هي ما يفصل النوعين قبل ان يختلطا.

الخطوة ١: ثبت نقطتي البداية والنهاية

خذ كشف الحساب البنكي لشهر كامل، من اول يوم الى اخر يوم، لا من تاريخ الى تاريخ. قارن رصيد اول المدة في الكشف بالرصيد الذي اعتمدته في مطابقة الشهر الماضي. اذا اختلفا فالفرق قديم ولا علاقة له بحركة هذا الشهر، واذا بدات المطابقة قبل اغلاقه ستطارد رقما لن تجده. اغلق القديم اولا او ثبته كبند معلق معروف باسمه وتاريخه، ثم ابدا.

الخطوة ٢: صنف كل فرق قبل ان تعالجه

لا تعالج الفروق بالترتيب الذي ظهرت به، بل صنفها اولا. لكل نوع اجراء مختلف:

القاعدة العملية: البند الذي تفهمه يسجل، والبند الذي لا تفهمه يستفسر عنه في حينه لا في نهاية السنة. طابق الحركات الكبيرة اولا فهي تقفل اغلب الفرق بدقائق، ثم انزل للصغيرة.

الخطوة ٣: راقب عمر البنود المعلقة

البند في الطريق مقبول شهرا، ومشكوك فيه بعد شهرين، ومشكلة بعد ثلاثة. شيك سلمته ولم يصرف بعد تسعين يوما اما ان المستفيد فقده او انه لم يستلمه اصلا، وفي الحالتين المبلغ محجوز من سيولتك بلا سبب. اجعل لورقة المطابقة عمودا واحدا اسمه عمر البند بالايام، وراجع كل ما تجاوز ستين يوما مع صاحبه. هذا العمود وحده يحرر مبالغ كنت تحسبها مدفوعة. اربط دفاترك بحركة حسابك حتى ترى البندين في شاشة واحدة، واقرا عن المحاسبة من الجوال بالعربية.

الخطوة ٤: اعتمد ورقة المطابقة ووثقها

المطابقة تنتهي بورقة لا بشعور. الورقة تبدا برصيد البنك، تضيف ما لم يصل اليه، تطرح ما لم يسجل عندك، وتنتهي برصيدك الدفتري. اذا لم يقفل الرقم فلا تقرب الفرق بقيد تسوية مجهول، ابق الفرق ظاهرا باسمه حتى يعرف سببه. احتفظ بالورقة مع كشف البنك ومستندات الشهر: كشوف الحساب من المستندات المؤيدة لقيودك، وحفظ السجلات والمستندات المحاسبية مطلوب نظاما وفق انظمة هيئة الزكاة والضريبة والدخل، وتجدها في الدرس المخصص لحفظ السجلات في مسار الالتزام.

التشغيل من الواتساب

صاحبة مركز خدمات تستلم كشف حسابها اخر الشهر فترسله بدل ان تفتح ملفا:

المالكة: هذا كشف البنك لهذا الشهر، طابقه على دفاترنا

النظام: رصيد اول المدة مطابق. اربعة فروق: شيكان مسلمان لم يصرفا، عمولة تحويل غير مسجلة عندك، وايداع باسم غير واضح.

المالكة: سجل العمولة، وورني عمر الشيكين

النظام: سجلت العمولة بمستندها. الشيك الاول عمره ١٨ يوما والثاني ٧٤ يوما. هل افتح متابعة مع المستفيد للشيك القديم واستفسارا عن الايداع غير الواضح؟

عشر دقائق كشفت شيكا معلقا منذ اكثر من شهرين وعمولة كانت ستظهر كفرق مجهول اخر السنة. اقرا المزيد عن ادارة العمليات من الواتساب.

قائمة تحقق شهرية للمطابقة البنكية

• الكشف يغطي شهرا كاملا، ورصيد اوله يطابق مطابقة الشهر الماضي؟
• كل فرق صنف: في الطريق، ام غير مسجل عندك، ام مجهول المصدر؟
• الرسوم والعمولات سجلت في دفاترك بمستنداتها؟
• عمر كل بند معلق معروف، وما تجاوز ستين يوما روجع مع صاحبه؟
• لا يوجد قيد تسوية بلا تفسير لاقفال الفرق؟
• ورقة المطابقة محفوظة مع كشف البنك ومستندات الشهر؟