تلاعب الكاشير بالمرتجعات: ٤ ضوابط تمنعه

تلاعب الكاشير بالمرتجعات هو أن يسجل استرجاعا نقديا لم يحدث، أو يلغي بيعا بعد أن يقبض ثمنه، ثم يأخذ المبلغ من الدرج. جرد الصندوق المفاجئ في الدرس السابق لا يكشف ذلك، لأن النظام يخصم المرتجع من الرصيد المتوقع فيتطابق العد. وتوقفه أربعة ضوابط: لا مرتجع بلا فاتورة أصلية، واعتماد من شخص ثان، وصنف يعود فعلا إلى المخزون، ومراجعة أسبوعية لمرتجعات كل كاشير.

أما سياسة الإرجاع نفسها وإشعار الدائن فشرحناهما في دليل المرتجعات والاستبدال. وهذا الدرس عن ضبطها عند الكاشير، في محادثة واتساب.

لماذا لا يكشفه الإقفال ولا الجرد

• المرتجع الوهمي ينقص المتوقع: يسجل الكاشير مرتجعا بمبلغ ٢٠٠ ريال ويأخذها، فيبقى المتوقع والعد متطابقين.
• الإلغاء بعد القبض لا يترك بيعا: العميل دفع وخرج، والطلب ألغي قبل أن تصدر فاتورته، فلا يعرف النظام أن نقدا دخل.
• حذف فاتورة صدرت يمحو الأثر: إن سمح النظام بذلك، اختفى البيع ومعه الدليل.

الضوابط الأربعة

١. لا مرتجع بلا فاتورة أصلية

كل مرتجع يبدأ برقم الفاتورة التي يرجع منها، أو برقم جوال العميل ليبحث النظام عنها. والنظام يرفض أن يرجع أكثر مما بيع في تلك الفاتورة، أو صنفا لم يكن فيها، أو صنفا أرجع منها من قبل. وإذا دفعت الفاتورة بالبطاقة، يعاد المبلغ إلى البطاقة لا من الدرج.

الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الذي تنشره هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) يذكر في البند ٥.٦ «الوظائف المحظورة» أنه لا يجوز للخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية تعديل الفواتير أو حذفها بعد إصدارها، وأن «إلغاء» الفاتورة لا يكون إلا بإشعار دائن مرتبط بها وإصدار فاتورة جديدة. ويذكر الجدول نفسه أن النظام يسجل جميع أنشطة المستخدم المرتبطة بإصدار الفاتورة. فزر الحذف في يد الكاشير مخالفة قبل أن يكون ثغرة. وتفاصيل الإشعار في درس الإشعار الدائن والمدين.

٢. يعتمد المرتجع شخص لا يسلم النقد

الكاشير يطلب، والمشرف أو صاحب المنشأة يعتمد برسالة من جواله، وكل اعتماد يحفظ باسم من وافق ووقته. حدد أنت الحد: كل مرتجع نقدي مهما صغر، أو ما فوق مبلغ تختاره. ومثله إلغاء أي طلب بعد قبض ثمنه.

٣. الصنف يعود قبل أن يخرج النقد

يمسح الكاشير باركود الصنف المرتجع ويحدد حالته: صالح للبيع أو تالف، فيدخل المخزون أو رف التالف بحركة مسجلة، ثم يخرج المبلغ. وفي المطعم، حيث لا يعود الطبق، يكفي سبب مكتوب واعتماد المشرف. وفي جرد المخزون التالي يظهر أي صنف عاد على الورق ولم يعد إلى الرف، فيصبح المرتجع الوهمي عجز مخزون واضحا بدل نقد مختف.

٤. راجع مرتجعات كل كاشير كل أسبوع

اطلب من النظام كل أسبوع المرتجعات والإلغاءات لكل كاشير: عددها، وقيمتها، ونسبتها من مبيعاته. ثم ابحث عن الأنماط: مرتجعات نقدية تتركز في آخر ساعة قبل الإقفال، أو بلا رقم جوال للعميل، أو وردية واحدة تختلف عن البقية. النمط سؤال تبدأ به التحقق، لا تهمة. وسجل ما تجده في سجل الاستثناءات.

المرتجع في محادثة واحدة

عميل يعود إلى فرع الملقا بعطر اشتراه أمس، والكاشير يكتب:

الكاشير: مرتجع نقدي ٢٣٠ ريالا، عطر، العميل بلا فاتورة

النظام: لا يسجل مرتجع بلا فاتورة أصلية. أرسل رقم الفاتورة أو رقم جوال العميل.

الكاشير: وجد الفاتورة في جواله: ٤٨٢١

النظام: الفاتورة ٤٨٢١ أمس ٩:٤٠ مساء: عطر واحد بمبلغ ٢٣٠ ريالا، دفع بالبطاقة. المرتجع يعاد إلى البطاقة نفسها لا من الدرج. امسح باركود العطر.

الكاشير: مسحته، والعبوة مغلقة

النظام: أرسلت طلب الاعتماد إلى المشرف.

المشرف: اعتمد

النظام: صدر إشعار دائن ٣١٢ مرتبط بالفاتورة ٤٨٢١، وعاد العطر إلى المخزون صالحا للبيع، وأعيد ٢٣٠ ريالا إلى بطاقة العميل. نقد الدرج لم يتغير.

وفي نهاية الأسبوع يسأل صاحب المنشأة:

صاحب المنشأة: مرتجعات الأسبوع في فرع الملقا

النظام: ١٤ مرتجعا بقيمة ١٩٦٠ ريالا. ١١ منها في وردية المساء، منها ٩ نقدية في آخر ساعة قبل الإقفال، و٧ بلا رقم جوال للعميل. الورديات الأخرى مجتمعة: ٣ مرتجعات.

صاحب المنشأة: أرسل لي التسعة مع اسم من اعتمد كل واحد

التقرير لا يقول إن أحدا سرق. يقول أين تنظر أولا.

قائمة تحقق قبل أن تبدأ

البند	ما تحدده مسبقا
الفاتورة الأصلية	شرط لكل مرتجع، والبحث برقم الجوال عند ضياعها
طريقة الرد	البطاقة إلى البطاقة، والنقد لما دفع نقدا فقط
من يعتمد	المشرف أو أنت، من الجوال لا من جهاز الكاشير
حد الاعتماد	كل مرتجع نقدي، أو ما فوق مبلغ تختاره
الإلغاء بعد القبض	يعامل كالمرتجع: سبب واعتماد
حذف فاتورة صدرت	غير متاح لأي مستخدم
المراجعة	أسبوعية لكل كاشير، تبحث عن نمط لا عن رقم واحد

خطأ شائع: رمز المشرف عند الكاشير

في الزحام يعطي المشرف رمزه للكاشير «حتى لا يتعطل الطابور»، فيصبح الاعتماد توقيعا يوقعه الكاشير لنفسه. والخطأ المقابل أن تمنع المرتجع النقدي كليا، فيرضي الكاشير العميل خارج النظام وتختفي الحركة كلها. الضابط الصحيح سريع: رسالة اعتماد من جوال المشرف تأخذ ثواني. والمزيد في الفوترة من الواتساب.