عرض السعر بالواتساب: ٤ فحوص قبل إرساله
عرض السعر الذي يرسله نظامك للعميل على الواتساب تلقائيا لا يخرج إلا بعد ٤ فحوص: السعر من قائمة الأسعار السارية والخصم في حدود صلاحية من طلبه، والكمية متاحة وموعد التسليم ممكن فعلا، والعرض ذاهب إلى الرقم المسجل للعميل بشروط الدفع المعتمدة لحسابه، وله رقم ومدة صلاحية ونسخة واحدة سارية. هذا الدرس يكمل دروس سند القبض وتذكير السداد، لكنه يبدأ من أول الدورة. وإن أردت الصورة الكاملة فاقرأ دورة المبيعات من عرض السعر إلى التحصيل.
لماذا العرض الخاطئ أغلى من العرض المتأخر
العرض المتأخر يخسرك صفقة أحيانا. أما العرض الخاطئ فيلزمك بسعر أو موعد لا تقدر عليه. نظام المعاملات المدنية في المادة الخامسة والثلاثين يجيز للموجب أن يعدل عن إيجابه قبل القبول، ما لم تكن للإيجاب مدة معينة. والمادة السادسة والثلاثون تسقط الإيجاب إذا انقضت المدة التي عينها للقبول، وتعد القبول المعدل رفضا يتضمن إيجابا جديدا. فإن كتبت في عرضك «صالح ٧ أيام» فاعرف أنك قد تلزم نفسك به طوال المدة، وفي الحالات الخاصة اسأل مستشارك القانوني. ولهذا تكون مدة الصلاحية قرارا تكتبه أنت مرة واحدة في إعدادات النظام، لا رقما يضعه كل مندوب كما يشاء.
مثال من أرض العمل
مثال توضيحي: مورد أدوات صحية يبيع لـ ٨٠ مقاولا، وتصله طلبات التسعير على الواتساب. شغل خطوة تلقائية تجهز العرض من رسالة المقاول وترسله. في الأسبوع الأول وصل ٣٨ طلبا، فخرج ٣١ عرضا وتوقف ٧.
السبعة هي الدرس. ثلاثة طلبات فيها صنف كميته في المستودع أقل من المطلوب. وطلبان فيهما خصم ١٥٪ وعده المندوب، وصلاحيته ١٠٪. وطلب من رقم غير مسجل على حساب المقاول. وطلب لعميل تجاوز حد الائتمان، والعرض كان سيعرض عليه الدفع الآجل. لو خرجت السبعة لصار عند المقاولين وعود مكتوبة لا تستطيع الوفاء بها. والـ ٣١ التي خرجت وصلت أصحابها خلال دقائق بدل أن تنتظر المندوب حتى يعود إلى مكتبه، وهذا هو المكسب الذي تحميه الفحوص ولا تلغيه.
الفحوص الأربعة قبل إرسال عرض السعر
- السعر سار والخصم مصرح. يأخذ النظام السعر من قائمة الأسعار المعتمدة اليوم، لا من آخر عرض أرسل للعميل. والخصم يمر فقط إذا كان في حدود صلاحية المندوب، وما فوقها يذهب لصاحب الصلاحية برسالة يوافق عليها أو يرفضها، كما في سلسلة الاعتماد.
- الكمية متاحة والموعد ممكن. يقارن النظام الكمية المطلوبة بالرصيد المتاح بعد المحجوز لطلبات مؤكدة. وإن لم تكف يتوقف العرض، أو يخرج بالكمية المتاحة وموعد مكتوب للباقي يحدده المشتريات، لا موعد يخمنه النظام.
- العميل الصحيح وشروطه. يذهب العرض إلى الرقم المسجل لحساب العميل، وبشروط الدفع المعتمدة لحسابه. العميل الذي تجاوز حد الائتمان لا يعرض عليه الآجل تلقائيا، والعميل الجديد يحصل على شروط الدفع النقدي حتى يفتح له حساب.
- رقم ومدة ونسخة واحدة. لكل عرض رقم متسلسل وتاريخ ومدة صلاحية مكتوبة. وإذا عدل العرض يصدر برقم مراجعة، وتذكر الرسالة أن النسخة السابقة ملغاة، حتى لا يحتج العميل بالسعر الأقدم.
ماذا يفعل النظام في كل حالة
| الحالة | ما يفعله النظام |
|---|---|
| خصم أعلى من صلاحية المندوب | يوقف العرض ويرسل طلب موافقة لصاحب الصلاحية |
| كمية أكبر من المتاح | يعرض المتاح ويحيل موعد الباقي للمشتريات |
| طلب من رقم غير مسجل | يرد بأنه سيرسل العرض للرقم المسجل فقط |
| عميل تجاوز حد الائتمان | يعرض الدفع النقدي ويبلغ المحاسب |
| العميل يقبل مع تعديل | يعامل التعديل طلبا جديدا ولا يثبت الطلب |
| انتهت مدة الصلاحية | لا يثبت الطلب على السعر القديم، ويرسل عرضا محدثا |
المحادثة كما تجري
يرسل مقاول من رقمه المسجل:
العميل: أبغى عرض سعر ٤٠ خلاط مطبخ و٢٠ مغسلة، وموعد التوريد
النظام: عرض سعر رقم ٥١٢: ٤٠ خلاط مطبخ و٢٠ مغسلة، المجموع ١٨٬٦٠٠ ريال، التسليم خلال ٣ أيام عمل، الدفع آجل ٣٠ يوما حسب حسابكم. العرض صالح ٧ أيام.
ثم يرد المقاول:
العميل: موافق لو تنزلون ٥٪
النظام: وصلني طلبك، وسأعرضه على المسؤول ويصلك الرد هنا. العرض ٥١٢ يبقى كما هو حتى ذلك الحين.
وصاحب المنشأة يسأل مساء:
المالك: كم عرض خرج اليوم؟
النظام: ٩ عروض بقيمة ٧٤٬٢٠٠ ريال. وأوقفت ٢: خصم ينتظر موافقتك، وكمية أكبر من المتاح عند المشتريات. أرسل التفاصيل؟
هذا ما تضيفه إدارة المنشأة من الواتساب: العرض مبني على السعر والمخزون والحساب في مكان واحد، فيخرج سريعا ولا يخرج خطأ.
قائمة تحقق قبل تشغيل العرض التلقائي
- قائمة أسعار واحدة سارية، وحد خصم مكتوب لكل مندوب؟
- الرصيد المتاح يحسب بعد المحجوز، لا الرصيد الكلي؟
- لكل عميل رقم مسجل وشروط دفع وحد ائتمان؟
- مدة صلاحية افتراضية تكتب في كل عرض، وأرقام مراجعة للتعديل؟
- شخص محدد بالاسم يستلم العروض الموقوفة؟