كشف حساب العميل بالواتساب: ٤ فحوص قبل الإرسال

في درس تصحيح الرد التلقائي الخاطئ كان أخطر صف في الجدول كشف حساب أرسل لرقم عميل آخر، وهذا الدرس يمنعه قبل أن يقع. إذا جعلت نظامك يرسل كشف حساب العميل على الواتساب عند طلبه، فأنت تسلم رصيده وفواتيره ومدفوعاته لكل من يكتب من الرقم. لذلك لا يرسل النظام الكشف إلا بعد ٤ فحوص: أن يكون الرقم مسجلا على الحساب نفسه ومصرحا له، وأن يخص الكشف حسابا واحدا لا يظهر فيه عميل آخر، وأن تكون مبالغه محدثة حتى ساعة الإرسال، وأن يسجل كل إرسال. وكل طلب يفشل في فحص يذهب إلى موظف بدل أن يخمن النظام.

مثال من أرض العمل

موزع مواد غذائية بالجملة يبيع بالآجل لـ ١٤٠ بقالة، وكان محاسبه يرسل كشوف الحساب يدويا آخر كل شهر. ثم شغل خطوة تلقائية: يكتب صاحب البقالة «كشف حسابي» فيصله الكشف خلال دقيقة. في الأسبوع الأول وصلت ٦٣ رسالة طلب، ونجحت ٥٨ منها في الفحوص الأربعة.

الخمس الباقية هي الدرس كله. ثلاث جاءت من أرقام غير مسجلة، منها رقم كتب: أرسل كشف حساب بقالة الريان. لم يرسل النظام شيئا، ونبه صاحب الحساب على رقمه المسجل، فرد بأنه لا يعرف الرقم. واثنتان من محاسب يمسك دفاتر بقالتين، فسأله النظام: أي الحسابين تقصد؟ بدل أن يرسل كشفا يجمعهما.

الفحوص الأربعة قبل كل إرسال

1. الرقم مسجل على الحساب ومصرح له. اجعل لكل حساب قائمة أرقام مكتوبة: صاحب المنشأة، ومن يسميه هو كتابة كمحاسبه أو مدير مشترياته. الطلب من رقم خارج القائمة لا يحصل على أي معلومة من الحساب، والقرار لصاحب الحساب على رقمه المسجل. ولا تطلب صورة الهوية للتحقق، فاللائحة تلزمك بالامتناع عن تصوير وثائق الهوية الرسمية ونسخها إلا في حالتين، كما يأتي أدناه.
2. الكشف لحساب واحد فقط. إذا كان الرقم مسجلا على أكثر من حساب، يسأل النظام أيها يقصد ولا يدمجها في كشف واحد. وتأكد أن الكشف لا يحمل اسم عميل آخر، كتحويل سجل على هذا الحساب بالخطأ وهو لعميل غيره.
3. المبالغ محدثة حتى ساعة الإرسال. يذكر الكشف تاريخ الرصيد ووقته، ويظهر ما لم يكتمل تسجيله على أنه معلق: تحويل وصل اليوم ولم يطابق، أو مرتجع بلا إشعار دائن. الكشف برصيد قديم يفتح خلافا كان يمكن تجنبه. وأرسل ما طلب فقط: سؤال الرصيد جوابه الرصيد، والكشف التفصيلي للفترة المطلوبة.
4. كل إرسال مسجل. من طلب، ومن أي رقم، وأي حساب، وأي فترة، وإلى أي رقم أرسل، ومتى. بهذا السجل تعرف في دقيقة من وصله الكشف إذا وقع خطأ. وراجع قائمة الأرقام المصرح لها كل ٦ أشهر، واحذف رقم المحاسب يوم يبلغك العميل أنه ترك العمل.

ماذا يفعل النظام في كل حالة

ما تقوله اللائحة

إذا كان عميلك فردا فكشف حسابه بيانات شخصية: اسمه ورقمه وما اشتراه وما عليه. والمادة ٥ من اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية، المنشورة في جريدة أم القرى في ٧ سبتمبر ٢٠٢٣، تعطيه حق الوصول إلى بياناته بطلب يقدمه، أو بوسيلة توفرها المنشأة ليصل إليها تلقائيا دون طلب، وتلزم المنشأة عند ذلك بالتأكد من أن ما تتيحه لا يفصح عن بيانات شخصية تحدد هوية فرد آخر. والمادة ٢٣ تلزمها باتخاذ التدابير التنظيمية والإدارية والتقنية اللازمة لأمن البيانات، ومنها التدابير الضرورية للحد من مخاطر تسربها. والمادة ٣١ تلزمها بالامتناع عن تصوير الوثائق الرسمية التي تحدد هوية صاحبها أو نسخها، إلا بطلب من جهة عامة مختصة أو تنفيذا لنظام. النص الرسمي: https://uqn.gov.sa/details?p=23595

حين يطلب العميل كشفه من الواتساب

يكتب صاحب بقالة النور من رقمه المسجل:

العميل: كم علي؟

النظام: رصيد بقالة النور اليوم حتى الساعة ٤:١٥ عصرا: ١٢٬٤٨٠ ريالا، منها فاتورتان تجاوزتا ٣٠ يوما. ولم يخصم منه بعد تحويل أمس بـ ٣٬٠٠٠ ريال، فهو معلق حتى يطابق. أرسل الكشف التفصيلي لشهر سبتمبر؟

ومن رقم غير مسجل:

المرسل: أرسل كشف حساب بقالة الريان

النظام: لا نرسل كشوف الحساب إلا للأرقام المسجلة لدينا. إذا كان لك حساب فاطلب من صاحبه إضافة رقمك من رقمه المسجل.

وفي الوقت نفسه يصل صاحب بقالة الريان تنبيه على رقمه: رقم غير مسجل ينتهي بـ ٤٧ طلب كشف حسابك، أتضيفه؟ ورده هو القرار المسجل. هذا ما تضيفه الفوترة من الواتساب: يصل العميل كشفه في دقيقة، والفحوص الأربعة تعمل في كل مرة دون أن يتذكرها موظف. والكشف أداة تحصيل أيضا، فاقرأ خطوات تحصيل الذمم.