تحصيل الذمم: ٥ خطوات لتقصير عمر الفاتورة

في الدرس السابق بنينا توقع سيولة لثلاثة عشر اسبوعا، وظهر ان اسرع رافعة متاحة عند ضيق الاسبوع الرابع هي تحصيل فاتورة متاخرة. لكن مطاردة فاتورة واحدة وقت الازمة اسعاف لا حل. في هذا الدرس نحول التحصيل الى اجراء ثابت يقصر عمر الفاتورة، وندير متابعته من الواتساب.

المشكلة ليست ان العميل لا يريد السداد

في اغلب المنشات الصغيرة لا يمتنع العميل، بل يؤجل لان لا احد يذكره في الوقت المناسب. الفاتورة تصدر ثم تنام في النظام حتى تضيق السيولة فيتذكرها المالك. المدة بين الاصدار والتحصيل راس مال معطل: كل يوم اضافي فيها يقلل قدرتك على الشراء والتوظيف والوفاء بالتزاماتك، بينما يظهر التقرير ربحا كاملا. التحصيل جزء من دورة البيع، لا عمل اداري متاخر.

الخطوة ١: اقرا اعمار الذمم قبل ان تتصل باحد

تقرير اعمار الذمم يرتب الفواتير غير المحصلة حسب عدد الايام منذ تاريخ استحقاقها، لا منذ اصدارها. هذا الترتيب يخبرك اين تبدا، لان فاتورة تجاوزت ستين يوما تحتاج معالجة مختلفة عن فاتورة تاخرت خمسة ايام. الارقام التالية توضيحية وافتراضية لمنشاة تجارية صغيرة:

القاعدة العملية: ابدا بالمبلغ الاكبر في اقدم عمر، لا بالاسهل تحصيلا. اسهل الفواتير كانت ستصل غالبا بلا جهدك.

الخطوة ٢: اكتب شروط السداد قبل البيع لا بعده

اكثر خلافات التحصيل تبدا من غموض متفق عليه ضمنا. قبل اصدار اول فاتورة لعميل جديد ثبت في ملفه اربعة اشياء: مدة السداد بالايام، طريقة السداد، الى من ترسل الفاتورة، ومن يعتمدها لدى العميل. الرابع هو الاكثر اغفالا: كثير من التاخير سببه ان الفاتورة وصلت لموظف لا يملك الاعتماد. وتاكد ان الفاتورة مستوفاة نظاميا، فالمرفوضة شكلا تعود بعد اسبوعين وقد ضاع نصف مدة السداد. راجع اصدار الفواتير ومتابعة التحصيل من الواتساب.

الخطوة ٣: ذكر قبل الاستحقاق لا بعده

ثلاث لمسات ثابتة تكفي لمعظم العملاء: تذكير ودي قبل الاستحقاق بثلاثة ايام مع نسخة الفاتورة، واشعار يوم الاستحقاق، ومطالبة صريحة بعده باسبوع تذكر المبلغ وتاريخ الاستحقاق وتطلب موعد سداد محددا. ما يميز من يحصل في موعده ليس شدة اللهجة، بل ان اللمسة الاولى تسبق التاخر.

الخطوة ٤: صعد بالتدرج ولا تقفز

حدد ثلاثة مستويات مكتوبة: موظف الحسابات للمتاخر حتى ثلاثين يوما، ثم مندوب المبيعات صاحب العلاقة حتى ستين، ثم قرار المالك بايقاف التوريد الاجل والاتفاق على جدولة موقعة. القفز الى المستوى الثالث يحرق علاقة كان يمكن انقاذها، والبقاء في الاول شهرين يعلم العميل ان التاخير بلا كلفة.

الخطوة ٥: قس متوسط ايام التحصيل شهريا

رقم واحد يلخص اداءك: متوسط فترة التحصيل، ويحسب بقسمة رصيد الذمم المدينة على المبيعات الاجلة خلال الفترة، مضروبا في عدد ايام الفترة. لا يهم ان يكون منخفضا في اول قياس، بل ان يتجه للانخفاض ثلاثة اشهر متتالية. قسه في نفس اليوم من كل شهر وقارنه بمدة السداد المتفق عليها، فالفرق بينهما هو حجم التسيب في اجراءك.

المتابعة من الواتساب

صاحب منشاة تجارية يبدا اسبوعه برسالة واحدة بدل فتح تقرير:

المالك: وش المتاخر علينا تحصيله هذا الاسبوع

النظام: عندك فواتير متاخرة على ثلاثة عملاء، اكبرها تجاوزت خمسة واربعين يوما من الاستحقاق وتشكل اكثر من نصف المبلغ المتاخر.

المالك: ارسل تذكير للعميل الاول ووقف التوريد الاجل عنه لين يسدد

النظام: تم ارسال التذكير مع نسخة الفاتورة، وحساب العميل صار نقدا فقط. اي طلب اجل جديد باسمه سيحتاج اعتمادك.

لم يفتح جدولا ولم ينتظر موظفا، وخرج بقرارين تنفيذيين في دقيقة. هذا هو الفرق بين نظام تقرا فيه ونظام تسأله. اقرا المزيد عن ادارة العمليات من الواتساب.

قائمة تحقق قبل ان تعتمد اجراء التحصيل

• تقرير اعمار ذمم محدث ومرتب بتاريخ الاستحقاق؟
• مدة السداد ومن يعتمد الفاتورة مثبتان في ملف كل عميل؟
• التذكير الاول يخرج قبل الاستحقاق لا بعده؟
• مستويات التصعيد الثلاثة مكتوبة ولكل مستوى مسؤول؟
• متوسط ايام التحصيل يقاس في نفس اليوم من كل شهر؟
• التوريد الاجل يتوقف تلقائيا عند تجاوز حد التاخر؟