رسالة تذكير بالسداد بالواتساب: ٤ حالات توقفها
درس تحصيل الذمم حدد متى ترسل التذكير: قبل الاستحقاق بثلاثة أيام، ويوم الاستحقاق، وبعده بأسبوع. وهذا الدرس يحدد متى لا ترسله. إذا جعلت نظامك يرسل رسالة تذكير بالسداد على الواتساب تلقائيا، فأوقفه في ٤ حالات قبل كل رسالة: دفعة وصلت ولم تطابق بعد، وفاتورة عليها اعتراض أو مرتجع لم يصدر له إشعار دائن، وموعد سداد اتفق عليه العميل مع موظف، ورقم غير مسجل لاستلام المطالبات أو تذكير سبقه قبل أيام قليلة. تذكير واحد في غير مكانه يكلفك عميلا أكثر مما يحصل لك.
مثال من أرض العمل
مثال توضيحي: مورد مواد بناء يبيع بالآجل لـ ٩٠ مقاولا، وشغل خطوة تلقائية ترسل التذكيرات على الواتساب كل صباح بدل موظف الحسابات. في الأسبوع الأول جهز النظام ٤٠ تذكيرا، وأوقف ٧ منها قبل الإرسال.
السبعة هي الدرس. ثلاثة مقاولين حولوا المبلغ أمس ولم يطابق التحويل بعد. واثنان اعترضا على كمية في الفاتورة، والاعتراض مسجل عند المحاسب. وواحد اتفق مع مندوب المبيعات على السداد يوم ٢٥ من الشهر. وآخر رقمه المسجل يخص موظفا ترك شركته. لو خرجت السبعة لاتصل كل واحد منهم غاضبا، ولكان الصواب في صفه.
الحالات الأربع التي يتوقف فيها التذكير
- دفعة وصلت ولم تطابق. قبل كل تذكير يفحص النظام التحويلات الواردة التي لم تطابق بعد، وإيصالات المندوبين التي لم تسجل. إذا وجد مبلغا قريبا من اسم العميل أو قيمة فاتورته أوقف التذكير وحوله للمحاسب. وإذا كانت الدفعة جزئية فالتذكير يذكر الباقي فقط، لا المبلغ الأصلي.
- اعتراض أو مرتجع مفتوح. الفاتورة التي اعترض عليها العميل في كمية أو سعر، أو التي رجعت منها بضاعة ولم يصدر لها إشعار دائن، تخرج من التذكيرات حتى يغلق الاعتراض. مطالبة العميل بمبلغ يعترض عليه تحول خلافا صغيرا إلى أزمة ثقة.
- موعد سداد متفق عليه. إذا وعد العميل بالسداد في تاريخ محدد أو اتفق على جدولة، يسجل الموظف الموعد على الفاتورة، ويصمت النظام حتى يحل الموعد. ثم يذكر بالوعد نفسه: «موعد السداد المتفق عليه اليوم»، لا بمطالبة جديدة كأن شيئا لم يكن.
- الرقم الصحيح والتكرار المعقول. يرسل التذكير إلى الرقم المسجل لاستلام المطالبات على الحساب فقط، كما في فحوص كشف الحساب. ولا يرسل تذكيرا ثانيا للفاتورة نفسها قبل مرور المدة التي حددتها كتابة، ولا يجمع في رسالة واحدة فواتير حسابين مختلفين.
ماذا يفعل النظام في كل حالة
| الحالة | ما يفعله النظام |
|---|---|
| تحويل وارد لم يطابق بمبلغ قريب | يوقف التذكير ويحول للمحاسب ليطابق |
| دفعة جزئية مسجلة | يرسل تذكيرا بالمبلغ الباقي فقط |
| اعتراض أو مرتجع بلا إشعار دائن | يستبعد الفاتورة حتى يغلق الاعتراض |
| موعد سداد مسجل | يصمت حتى الموعد ثم يذكر بالوعد |
| الرقم المسجل لا يرد أو أبلغ أنه تغير | لا يرسل، ويطلب من الموظف تحديث الرقم |
حين يرد العميل على التذكير
يصل تذكير لمقاول من رقمه المسجل، فيرد:
العميل: حولت المبلغ أمس
النظام: شكرا لك. لم يظهر التحويل في حسابنا حتى الآن، وأحلته للمحاسب ليطابقه، ولن يصلك تذكير آخر بهذه الفاتورة قبل أن يرد عليك. إن كان معك إيصال التحويل فأرسله هنا.
وصاحب المنشأة يسأل صباحا:
المالك: من سيصله تذكير اليوم؟
النظام: ٣٣ عميلا. وأوقفت ٧: ثلاثة بتحويلات لم تطابق، واثنان باعتراض مفتوح، وواحد بموعد سداد يوم ٢٥، وواحد رقمه يحتاج تحديثا. أرسل القائمة؟
لم يكتب المالك تذكيرا واحدا بيده، ولم يخرج تذكير في غير مكانه. هذا ما تضيفه الفوترة من الواتساب: النظام يتابع كل فاتورة، والحالات الأربع تفحص في كل مرة دون أن يتذكرها موظف.
قائمة تحقق قبل تشغيل التذكير التلقائي
- يفحص النظام التحويلات غير المطابقة قبل كل تذكير؟
- الاعتراضات والمرتجعات مسجلة على الفاتورة نفسها لا في محادثة جانبية؟
- للموظف خانة لتسجيل موعد السداد المتفق عليه؟
- لكل حساب رقم مسجل لاستلام المطالبات، ومدة دنيا مكتوبة بين تذكيرين؟
- كل تذكير يخرج يسجل: لمن، وأي فاتورة، وأي مبلغ، ومتى؟