تأكيد الطلبات عبر واتساب: ٤ فحوص قبل التجهيز
تأكيد الطلبات عبر واتساب يعني أن نظامك لا يثبت طلب العميل ولا يرسله للمستودع إلا بعد ٤ فحوص: موافقة صريحة من الرقم المسجل على ملخص مكتوب، وطلب يطابق عرض السعر الساري بلا تعديل، وكمية محجوزة باسم العميل مع موعد وعنوان مكتوبين، وشروط دفع وحد ائتمان أعيد فحصهما لحظة التأكيد. هذا الدرس هو الخطوة التالية بعد فحوص عرض السعر: العرض خرج سليما، والآن يرد العميل، فمتى يصبح رده طلبا تجهزه؟ ولرحلة المندوب من الزيارة إلى الطلب اقرأ مندوب المبيعات: من الزيارة إلى الطلب.
لماذا لا يكفي «تمام» أو إبهام
نظام المعاملات المدنية في المادة الثالثة والثلاثين يجعل الإيجاب والقبول بكل ما يدل على الإرادة، ومنه الكتابة، صريحا أو ضمنيا. والمادة السابعة والثلاثون تقول إن سكوت من وجه إليه الإيجاب لا يعد قبولا إلا باتفاق أو قرينة، ومنها تعامل سابق بين الطرفين. معنى ذلك عمليا: رسالة الواتساب قد تكفي لتثبيت الطلب، لكن الرد الغامض أو عدم الرد يفتح باب الخلاف. فاجعل النظام يطلب ردا صريحا على ملخص محدد، ولا يعتبر الصمت أو ملصقا ضاحكا تأكيدا. وفي الحالات الخاصة اسأل مستشارك القانوني.
مثال من أرض العمل
مثال توضيحي: مورد مواد غذائية يخدم ١٢٠ مطعما، وكل عروضه تخرج على الواتساب. شغل خطوة تلقائية تثبت الطلب حين يرد العميل على العرض. في الأسبوع الأول وصل ٦٤ ردا، فثبت النظام ٥٥ طلبا وأوقف ٩.
التسعة هي الدرس. ثلاثة ردود كانت إبهاما أو «طيب» دون إشارة إلى رقم العرض، فسأل النظام سؤالا صريحا. وردان فيهما تغيير في الكمية، فعاملهما عرضا جديدا لا طلبا. وطلبان نقص فيهما صنف لأن طلبا آخر سبقهما إلى الكمية. وطلب لعميل تجاوز حد الائتمان بعد آخر توريد. وطلب جاء من رقم موظف جديد في المطعم غير مسجل على الحساب. لو ثبتت التسعة لخرجت شاحنة بكميات لم يطلبها أحد صراحة، أو لعميل لم يعد حسابه يسمح بالآجل.
الفحوص الأربعة قبل تثبيت الطلب
- موافقة صريحة على ملخص مكتوب. يرسل النظام ملخصا فيه رقم العرض والأصناف والكميات والمجموع والموعد، ويطلب ردا صريحا مثل «نعم» أو زر تأكيد. الإبهام والصمت والرد على رسالة قديمة لا تثبت شيئا، ويسأل النظام مرة واحدة ثم يحيل الطلب لموظف المبيعات.
- الطلب يطابق العرض الساري. الأصناف والكميات والسعر كما في العرض، والعرض لم تنته مدته. أي تعديل في الرد يعامل عرضا جديدا بسعر اليوم، لا تعديلا صامتا على الطلب.
- الكمية محجوزة والموعد والعنوان مكتوبة. لحظة التأكيد يحجز النظام الكمية باسم العميل، فلا يأخذها طلب آخر. والموعد والعنوان يكتبان في رسالة التأكيد.
- شروط الدفع تفحص من جديد. حد الائتمان والرصيد المستحق يتغيران بين العرض والتأكيد. يعيد النظام فحصهما، والعميل الذي تجاوز الحد يعرض عليه الدفع النقدي أو دفعة مقدمة، ويبلغ المحاسب.
ماذا يفعل النظام في كل حالة
| الحالة | ما يفعله النظام |
|---|---|
| رد بإبهام أو «طيب» | يرسل الملخص ويطلب «نعم» صريحة |
| لا رد خلال مدة العرض | لا يثبت شيئا، ويرسل تذكيرا واحدا قبل انتهاء المدة |
| تعديل في الكمية أو الصنف | يصدر عرضا جديدا برقم مراجعة |
| الكمية لم تعد متاحة | يثبت المتاح ويحيل الباقي للمشتريات |
| عميل تجاوز حد الائتمان | يعرض النقد أو دفعة مقدمة ويبلغ المحاسب |
| رقم غير مسجل على الحساب | يطلب موافقة الرقم المسجل قبل التثبيت |
المحادثة كما تجري
بعد عرض السعر يرد صاحب مطعم من رقمه المسجل:
العميل: 👍
النظام: للتأكيد: العرض ٧٣٤، ٢٠ كرتون زيت و١٥ كيس أرز، المجموع ٤٬٨٥٠ ريال، التوصيل الثلاثاء صباحا لفرع العليا. اكتب «نعم» لتثبيت الطلب.
العميل: نعم
النظام: تم تثبيت الطلب رقم ٢٢١٨ وحجز الكمية باسمكم. يصلكم الثلاثاء صباحا.
وصاحب المنشأة يسأل مساء:
المالك: كم طلب ثبت اليوم؟
النظام: ١١ طلبا بقيمة ٣٨٬٤٠٠ ريال. وأوقفت ٢: عميل تجاوز حد الائتمان، ورد فيه تعديل كمية أرسلت له عرضا جديدا. أرسل التفاصيل؟
هذا ما تضيفه إدارة المنشأة من الواتساب: الرد والعرض والحساب في مكان واحد، والحجز يتم في المخزون لحظة التأكيد لا عند التجهيز.
قائمة تحقق قبل تشغيل التأكيد التلقائي
- صيغة تأكيد صريحة واحدة يعرفها العملاء، مثل «نعم» أو زر؟
- كل تأكيد مربوط برقم عرض ساري، لا بآخر رسالة في المحادثة؟
- الحجز يتم عند التأكيد، ويلغى إن لم يثبت الطلب؟
- حد الائتمان يفحص لحظة التأكيد، لا لحظة العرض فقط؟
- شخص محدد بالاسم يستلم الطلبات الموقوفة خلال اليوم؟