المصروف المستحق والمقدم: ٤ خطوات قبل الإقفال

في درس إقفال الشهر وصلت فاتورة مورد اللحوم عن يونيو بعد إقفاله، فسجلتها المؤسسة في أغسطس. بقي يونيو كما اعتمد، لكن ربحه ظهر أعلى من حقيقته، وظهر ربح أغسطس أقل من حقيقته. العلاج ليس إعادة فتح الشهر، بل أن تسجل قبل الإقفال ما يخص الشهر ولم تصلك فاتورته بعد، وأن توزع ما دفعته مقدما على الأشهر التي يغطيها. هذا هو مبدأ الاستحقاق: المصروف يتبع الشهر الذي استهلك فيه، لا شهر الفاتورة ولا شهر الدفع. وهذه ٤ خطوات تطبقه في آخر كل شهر.

مثال: مؤسسة التموين تقفل سبتمبر

يومي ٢٨ و٢٩ سبتمبر استلمت المؤسسة ١٨٠ كيلوجراما من اللحم بسعر ٣٨ ريالا للكيلو ولم تصل فاتورتها. فاتورة كهرباء سبتمبر لم تصدر بعد، وكانت فاتورة أغسطس ٢٬١٠٠ ريال قبل الضريبة. والطباخون عملوا ساعات إضافية قيمتها ٢٬٤٠٠ ريال تصرف مع رواتب أكتوبر. وفي ١ سبتمبر دفع المالك إيجار المطبخ عن ١٢ شهرا، ٧٢٬٠٠٠ ريال قبل الضريبة، وسجله المحاسب كله مصروفا على سبتمبر.

لو أقفل سبتمبر هكذا لغابت عنه التزامات قدرها ١١٬٣٤٠ ريالا، ودخل فيه ٦٦٬٠٠٠ ريال هي إيجار ١١ شهرا قادمة. رقم لا يصلح لقرار ولا لمقارنة.

الخطوة ١: سجل ما استلمته ولم تصلك فاتورته

ابدأ من سندات الاستلام لا من الفواتير. كل سند استلام في الشهر بلا فاتورة مطابقة هو التزام للمورد يخص الشهر، سواء دخلت البضاعة المخزون أو استهلكت. سجله استحقاقا بالكمية المستلمة وسعر أمر الشراء: ١٨٠ كيلو × ٣٨ ريالا = ٦٬٨٤٠ ريالا. المبلغ موثق لا مقدر، فابدأ به.

الخطوة ٢: احسب تقديرا لما استهلكته ولم يفوتر بعد

بعض المصروفات وقعت يقينا ولم يتحدد مبلغها بعد: الكهرباء والماء والاتصالات، وأجر العمل الإضافي والعمولات التي تصرف الشهر التالي. واجعل لكل بند أساسا مكتوبا: آخر فاتورة مماثلة، أو قراءة العداد، أو كشف الساعات المعتمد. وحدد حدا أدنى، ٥٠٠ ريال مثلا، وما دونه ينتظر فاتورته.

الخطوة ٣: وزع المدفوع مقدما على أشهره

المدفوع مقدما عكس المستحق: المال خرج قبل الانتفاع، مثل الإيجار السنوي والتأمين واشتراكات البرامج والرخص. سجل الدفعة في الأصول باسم مصروفات مدفوعة مقدما، ثم انقل نصيب كل شهر إلى مصروفاته. إيجار ٧٢٬٠٠٠ ريال عن ١٢ شهرا يعني ٦٬٠٠٠ ريال على سبتمبر، ويبقى رصيد ٦٦٬٠٠٠ ريال في الأصول ينقص ٦٬٠٠٠ ريال كل شهر حتى أغسطس ٢٠٢٧. اكتب جدول التوزيع مرة واحدة يوم الدفع.

الخطوة ٤: أغلق الاستحقاق بالفاتورة في الشهر الجاري

حين تصل الفاتورة لا تسجلها مصروفا جديدا، وإلا سجلت المصروف مرتين. اربطها بالاستحقاق فيغلق، والفرق إن وجد يسجل في الشهر الجاري ولا يعاد فتح الشهر المقفل لأجله، وهي قاعدة التصحيح نفسها في درس الإقفال. وإذا تكرر فرق كبير في بند فراجع أساس تقديره.

وسجل الاستحقاق بالمبلغ قبل الضريبة، فالفقرة ٧ من المادة ٤٩ من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة التي تنشرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) لا تجيز خصم ضريبة المدخلات إلا بدليل عليها، وهو عادة الفاتورة الضريبية من المورد، فتسجل الضريبة مع الفاتورة. التفاصيل في درس خصم ضريبة المدخلات.

التشغيل من الواتساب

المالك: جهز سبتمبر للإقفال

النظام: قبل الإقفال ٣ بنود: لحم ١٨٠ كيلو مستلم يومي ٢٨ و٢٩ سبتمبر بلا فاتورة، قيمته بسعر أمر الشراء ٦٬٨٤٠ ريالا. وكهرباء سبتمبر لم تفوتر، وفاتورة أغسطس ٢٬١٠٠ ريال. وإيجار سنوي ٧٢٬٠٠٠ ريال مسجل كله على سبتمبر. أسجل الاستحقاقين، وأنقل ٦٦٬٠٠٠ ريال إلى المدفوع مقدما بتوزيع ٦٬٠٠٠ ريال شهريا؟

المالك: نعم، وأضف إضافي الطباخين ٢٬٤٠٠ من كشف الساعات

النظام: سجلت ٤ قيود بتاريخ ٣٠ سبتمبر، وجدولت الإيجار حتى أغسطس ٢٠٢٧. سبتمبر جاهز للإقفال.

المحاسب (٥ أكتوبر): صورة فاتورة اللحم: ٦٬٨٤٠ ريالا وضريبتها ١٬٠٢٦

النظام: طابقتها مع استحقاق سند الاستلام نفسه، فلا مصروف جديد على أكتوبر. سجلت ١٬٠٢٦ ريالا ضريبة مدخلات، وصار رصيد المورد ٧٬٨٦٦ ريالا.

المحاسب (١٢ أكتوبر): فاتورة كهرباء سبتمبر ٢٬٢٦٠ قبل الضريبة

النظام: الاستحقاق ٢٬١٠٠، فالفرق ١٦٠ ريالا على أكتوبر، وسبتمبر المقفل لم يتغير.

والمزيد عن المحاسبة بالعربي من الجوال.

قائمة تحقق قبل إقفال كل شهر

• هل لكل سند استلام فاتورة، أو استحقاق بسعر أمر الشراء؟
• هل قدرت ما استهلكته ولم يفوتر فوق الحد الأدنى، بأساس مكتوب؟
• هل كل دفعة مقدمة مسجلة في الأصول ولها جدول توزيع؟
• هل ربطت كل فاتورة وصلت باستحقاقها، وسجلت الفرق في الشهر الجاري؟
• هل سجلت ضريبة المدخلات من الفاتورة الضريبية لا من الاستحقاق؟