سجل الخطوات التلقائية: ٥ حقول لكل خطوة

في الدروس السابقة أضفت خطوة تلقائية ثانية، وأوقفت خطوة انحرفت ثم أعدتها بعد فحوص، وألغيت خطوة انتهى دورها. بعد سنة من هذا تجد عندك خطوات في حالات مختلفة، وكل واحدة يعرف تفاصيلها موظف مختلف. سجل الخطوات التلقائية صفحة واحدة تجمعها كلها: لكل خطوة سطر فيه ٥ حقول، هي ماذا تفعل، ومن يملكها، وما حالتها، وبأي رقم تقاس، وأي بيانات تستخدم.

مثال من أرض العمل

موزع مواد غذائية يخدم البقالات والمطاعم من فرعين شغل خلال سنة ٧ خطوات على الواتساب، منها عرض السعر وتأكيد الطلب وموعد التوصيل وكشف الحساب وتذكير السداد. ثم وصلته رسالة من صاحب مطعم: سددت الفاتورة قبل أسبوعين، فلماذا يصلني تذكير كل يومين؟

سأل المالك فريقه عن المسؤول عن خطوة التذكير، فلم يعرف أحد. الموظف الذي بناها وكان يراجعها ترك العمل قبل شهرين، ولم تنتقل مسؤوليتها لأحد، فبقيت ترسل من قائمة مستحقات لم يعد أحد يحدثها. جلس المالك مع مدير العمليات ساعة وكتبا الخطوات السبع في جدول واحد، فظهرت ثلاث مشكلات لم يكن يعرفها: خطوتان بلا مالك، وخطوة ألغيت في الفرع الأول وما زالت تعمل في الثاني، وخطوة كشف حساب ترسل اسم العميل ورصيده إلى جواله ولم يحسبها أحد معالجة لبيانات شخصية.

الحقول الخمسة لكل خطوة

1. ماذا تفعل بالضبط. سطر واحد بصيغة: عندما يحدث كذا، يفعل النظام كذا. مثل: عندما تتأخر فاتورة ٧ أيام عن استحقاقها، يرسل النظام تذكيرا للعميل. أما وصف عام مثل خطوة التحصيل فلا يخبرك متى تعمل ولا ماذا ترسل.
2. المالك. اسم موظف واحد، لا قسم ولا فريق. يراجع استثناءات الخطوة ويحدث سطرها، وإن ترك العمل انتقلت الخطوة لغيره يوم التسليم، كما في درس تسليم الدور للموظف الجديد.
3. الحالة وتاريخها. واحدة من أربع: تجربة موازية، أو تعمل، أو موقوفة، أو ملغاة، ومعها تاريخ آخر تغيير. والملغاة لا تحذف، بل تبقى مع سبب إلغائها حتى لا يعاد اقتراحها كأنها فكرة جديدة.
4. المؤشر وموعد المراجعة. مؤشر واحد، مثل نسبة الردود التي خرجت بلا تعديل، وقيمته في آخر مراجعة، ثم تاريخ المراجعة القادمة.
5. البيانات التي تستخدمها. من أين تقرأ، مثل قائمة الأسعار أو أرصدة العملاء، وهل ترسل أو تحفظ بيانات شخصية مثل الاسم ورقم الجوال. وهو الحقل الذي يربط السجل بالتزاماتك النظامية، كما في القسم التالي.

السجل الذي لا يحدثه أحد أخطر من غيابه، لأنه يعطيك ثقة في معلومات قديمة. فليحدث المالك سطر خطوته يوم تتغير حالتها، لا في آخر الشهر.

حين تعالج الخطوة بيانات شخصية

إذا كانت الخطوة تعالج بيانات شخصية، كاسم العميل ورقم جواله في رسالة تذكير، فالمسألة لم تعد تنظيما داخليا فقط. تنص المادة ٣٣ من اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية، المنشورة في جريدة أم القرى في ٧ سبتمبر ٢٠٢٣، على أن تحتفظ جهة التحكم، أي منشأتك، بسجل أنشطة معالجة البيانات الشخصية طوال مدة المعالجة، ثم ٥ سنوات تبدأ من تاريخ انتهائها. ويجب أن يكون السجل مكتوبا ودقيقا ومحدثا ومتاحا للجهة المختصة عند طلبها، وتحدد المادة نفسها حدا أدنى لمحتواه، منه أغراض المعالجة، وفئات البيانات وأصحابها، وفئات الجهات التي يفصح لها عنها. النص الرسمي: https://uqn.gov.sa/details?p=23595

سجلك لا يغني عن هذا السجل النظامي، لكنه يدلك على ما يدخل فيه: كل خطوة يذكر حقلها الخامس بيانات شخصية يلزمها سطر فيه. وإلغاء الخطوة لا ينهي الالتزام، فسطرها في سجل المعالجة يبقى ٥ سنوات بعد انتهاء المعالجة. وراجع التفاصيل مع مستشارك القانوني.

أنشئ السجل في ساعة وحافظ على دقته

1. اجمع الخطوات من ٣ مصادر. إعدادات النظام، وسؤال كل موظف عما يخرج باسمه تلقائيا، وآخر ٥٠ رسالة خرجت للعملاء. فالخطوة التي تغيب عن مصدر تظهر غالبا في آخر.
2. اترك الفراغ ظاهرا. الحقل المجهول يبقى فارغا بلون واضح بدل التخمين.
3. راجع شهريا في ١٥ دقيقة. ثلاثة أسئلة فقط: أي خطوة بلا مالك؟ أي خطوة تجاوزت موعد مراجعتها؟ أي خطوة تغيرت حالتها ولم يعدل سطرها؟

وحين يكون السجل داخل النظام نفسه لا في ملف على جهاز موظف، يمكن أن تصبح هذه الأسئلة رسالة واتساب. ترسل مثلا: ما الخطوات المتأخرة مراجعتها أو التي بلا مالك؟ فيرد النظام: خطوتان، موعد التوصيل في الفرع الثاني وآخر مراجعة له قبل ٤٥ يوما، وتأكيد الطلب ولا مالك له منذ بداية الشهر. والمزيد في تشغيل المنشأة من الواتساب وإصدار الفواتير عبر الواتساب.