برنامج إدارة مركز تدريب: ٧ رسائل واتساب لكل دورة

برنامج إدارة مركز التدريب يجب أن يجيب صاحبه كل صباح عن ثلاثة أسئلة: كم متدربا سجل في كل دورة، ومن دفع الرسوم كاملة ومن بقي عليه مبلغ؟ من حضر ومن غاب، ومن أكمل الحضور ليستحق الشهادة؟ وكم ربحت الدورة بعد أتعاب المدرب والضيافة والطباعة؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها موظف الاستقبال أو المدرب إلى فهيم، تحمل كل منها اسم الدورة، فتتحول إلى تسجيل وفواتير وكشف حضور وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة مراكز التدريب الأهلية الصغيرة التي تعقد دورات قصيرة، وتدير تسجيلها اليوم بين إكسل ومجموعة واتساب.

القاعدة: كل متدرب مربوط بدورة ورسوم

مركز التدريب يبيع مقاعد في دورات قصيرة، والمقعد الذي لا يرتبط بدفعة وحضور يضيع مبلغه أو شهادته دون أن ينتبه أحد. ولكل دورة ستة حقول:

• اسم الدورة ورقم اعتمادها.
• المدرب المعتمد لها.
• المواعيد وعدد الساعات.
• عدد المقاعد.
• الرسوم قبل الضريبة، وهل تدفع كاملة أو على دفعتين.
• مكان الانعقاد: في مقر المركز أو عند جهة أخرى.

ولكل متدرب سجل فيه دوراته ومدفوعاته وحضوره، ولكل مدرب تاريخ انتهاء اعتماده. وتطلب هذه الحقول أو غيرها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم تفاصيل التعديل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. وهي الطريقة نفسها في برنامج محاسبة سحابي بالعربي، لكن على مستوى كل دورة.

ما تطلبه المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني

نشرت جريدة أم القرى في ٩ يوليو ٢٠٢١ القواعد والإجراءات التنفيذية للائحة التدريب الأهلي، النسخة السادسة. وفيها أن مركز التدريب منشأة تقدم الدورات التطويرية فقط، والدورة التطويرية لا تزيد مدتها عن شهر ولا ساعاتها عن ٦٠ ساعة. ومدة الرخصة خمس سنوات، ويقدم طلب تجديدها قبل انتهائها بثلاثة أشهر على الأقل ولا يتجاوز ستة أشهر. ولا يباشر أي مدرب التدريب قبل اعتماده من المؤسسة، والإعلان يحمل الاسم المرخص ورقم اعتماد الدورة. ويلزم المالك بتوضيح أي تكاليف مالية على المتدرب قبل تسجيله، وعدم الاحتفاظ بقاعدة البيانات اللازمة لتنظيم العمل أو النقص في ملفات المتدربين والمدربين مخالفة تستوجب إشعارا. وفهيم غير مرتبط ببوابة المؤسسة، فالتراخيص والاعتمادات والشهادات تنجزها هناك، والنظام يحفظ تاريخ انتهاء الرخصة واعتماد كل مدرب، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، قبل الموعد. راجع النص وأي تعديل لاحق عليه لدى المؤسسة. نص القواعد في أم القرى: https://www.uqn.gov.sa/details?p=17921

سبع رسائل من فتح الدورة إلى إقفال الشهر

١. فتح الدورة

يكتب مدير المركز: «دورة إكسل للمحاسبين، ٢٠ ساعة على خمسة أيام، ٢٠ مقعدا، الرسوم ١٬٢٠٠ ريال قبل الضريبة». فتسجل الدورة بحقولها، ويجهز معين نص الإعلان بالاسم المرخص ورقم الاعتماد للمراجعة، ولا ينشر شيئا إلا بموافقتك.

٢. التسجيل والدفعة

يرسل موظف الاستقبال: «متدرب جديد في دورة الإكسل، دفع ٦٠٠ ريال والباقي أول يوم» مع صورة الإيصال. فيسجل المتدرب على الدورة، وتصدر الفاتورة الضريبية من الواتساب، ويبقى المتبقي ظاهرا باسمه. وقبل التسجيل يجهز معين رسالة توضح الرسوم كاملة، فلا يفاجأ المتدرب بمبلغ لم يعرفه.

٣. دورة لموظفي شركة

يكتب المدير: «شركة طلبت دورة خدمة العملاء لـ١٢ موظفا في مقرها، ٩٬٠٠٠ ريال تدفع بعد الانتهاء». فيجهز معين عرض السعر للمراجعة، ويسجل المبلغ دينا على الشركة حتى يحصل. والتدريب خارج مقر المركز يحتاج موافقة المؤسسة قبل موعده، ومقابله المالي في القواعد ١٬٠٠٠ ريال للدورة، فيذكرك معين بطلبها.

٤. الحضور اليومي

في نهاية كل يوم يرسل المدرب سطرا واحدا: «اليوم الثاني إكسل: غاب اثنان» مع اسميهما. وكشف الحضور حقل تضيفه بطلب، فيتراكم الحضور على كل متدرب. ومن دونه لا تعرف في آخر الدورة من أكمل الساعات ومن لم يكملها.

٥. مصروفات الدورة

كل إيصال يخص دورة يرسل بصورة واسمها: أتعاب المدرب، أو الضيافة، أو طباعة الحقائب، أو إيجار قاعة. فيقيد على الدورة نفسها، لا على مصروفات المركز العامة، فتظهر تكلفة كل دورة الفعلية.

٦. نهاية الدورة

يكتب المدير: «انتهت دورة الإكسل». فيرسل معين قائمتين: من أكمل الحضور ودفع كاملا، ومن بقي عليه حضور أو مبلغ. وتصدر الشهادات بالطريقة المعتمدة عندك وفي تعليمات المؤسسة، بدل أن تكتشف بعد التسليم أن متدربا لم يدفع.

٧. ربح الدورة وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربحت دورة الإكسل؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: ١٨ متدربا برسوم ١٬٢٠٠ ريال، أي ٢١٬٦٠٠ ريال. وأتعاب المدرب ٢٠ ساعة بـ٣٠٠ ريال، أي ٦٬٠٠٠ ريال، والضيافة والطباعة ١٬٨٠٠ ريال، فالهامش ١٣٬٨٠٠ ريال قبل الإيجار والرواتب. والمحصل ٢٠٬٤٠٠ ريال، والمتبقي ١٬٢٠٠ ريال على متدربين اثنين دفع كل منهما النصف.

إكسل والمجموعة مقابل الرسائل المنظمة

الموقف	إكسل والمجموعة	الرسائل المنظمة
متبقي الرسوم	يكتشف عند الشهادة	ظاهر باسم المتدرب
الحضور	ورقة عند المدرب	يسجل يوميا على الدورة
ربح الدورة	يعرف بعد الشهر	يظهر عند انتهائها
اعتماد المدرب	ينسى موعده	تذكير قبل انتهائه

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• المحصل والمتبقي لكل دورة ولكل متدرب.
• نسبة إشغال المقاعد في كل دورة.
• هامش كل دورة بعد أتعاب المدرب والمصروفات المباشرة.
• الدورات الأكثر تسجيلا، لتعرف ما تكرره الشهر القادم.

ويفتح معين يومك بملخص: أي دورة تبدأ هذا الأسبوع، ومن تأخر في الدفع، وأي اعتماد أو رخصة يقترب انتهاؤه. وتسأل عن أي رقم بالعربية فيصلك التقرير لحظيا.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة الدورات القادمة والمسجلين فيها في ملف إكسل.
• التزم بقاعدتين: لا تسجيل بلا رسالة ودفعة، ولا يوم تدريب بلا سطر حضور.
• حدد صلاحيات كل دور: المدرب يسجل الحضور ولا يرى الرسوم والأرباح، والاستقبال يسجل التسجيل والدفعات ولا يعدل الأسعار.