برنامج إدارة محل ورد: ٧ رسائل واتساب لكل باقة

برنامج إدارة محل الورد يجب أن يجيب صاحب المحل كل يوم عن ثلاثة أسئلة: كم بقي من كل نوع ورد في الثلاجة، وكم منه سيذبل قبل أن يباع؟ وأي طلبات التوصيل والمناسبات موعدها اليوم، ومن دفع عربونا ومن بقي عليه مبلغ؟ وكم ربحت فعلا في الباقة الواحدة بعد سعر الأعواد والتغليف والهالك؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها المنسق أو البائع أو صاحب المحل إلى فهيم، فتتحول إلى رصيد مخزون، وملف لكل طلب من الاستلام إلى التوصيل، ورصيد مستحق لكل عميل، وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة محلا أو فرعين تدار طلباتهما اليوم بين دفتر صغير ومحادثات العملاء في جوال صاحب المحل.

القاعدة: الورد بضاعة تذبل، والباقة طلب له تكلفة

أكثر ما يربك حسابات محل الورد أن بضاعته تخسر قيمتها كل يوم تبقى فيه، وأن ما يبيعه غالبا ليس الصنف كما اشتراه، بل تنسيق يجمع أصنافا كثيرة:

• الورد الطبيعي: بالعود أو بالربطة، ولكل شحنة تاريخ استلام، لأن عمرها في الثلاجة أيام معدودة.
• مستلزمات التنسيق: ورق التغليف والشرائط والفازات والصناديق والبطاقات، بالقطعة أو بالمتر.
• الهدايا المرافقة: الشوكولاتة والعطور الصغيرة والدمى، ولكل منها سعر شراء وسعر بيع، وبعضها له تاريخ صلاحية.

ولكل صنف أربعة حقول: الوحدة، والمورد، وسعر الشراء، والرصيد الأدنى الذي يصلك عنده تنبيه. وتطلب حقولا أخرى برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل ويطبقه بعد موافقتك. وهي فكرة إدارة المخزون من الواتساب نفسها، مع ملف لكل باقة وكل مناسبة.

سبع رسائل من وصول الشحنة إلى إقفال الشهر

١. استلام شحنة الورد

يصور صاحب المحل فاتورة المورد ويكتب: «استلمنا ٢٠٠ عود جوري أحمر و١٠٠ عود توليب و٥٠ ربطة جبسوفيلا». فيستخرج فهيم الكميات والأسعار من الفاتورة، ويزيد رصيد كل صنف، ويسجل تاريخ الاستلام على الشحنة. وإن وصل جزء منها تالفا كتبته في الرسالة نفسها، فيبقى الفرق ظاهرا حتى يسويه المورد.

٢. تنسيق باقة وبيعها في المحل

يكتب المنسق: «بعنا باقة: ٢٤ جوري أحمر، ربطة جبسوفيلا، تغليف كبير، السعر ٣٥٠ شبكة». فيخصم فهيم الأعواد والتغليف من المخزون، ويصدر الفاتورة، ويحفظ التنسيق باسم إن أردت، فتكتب في المرة القادمة اسم الباقة فقط بدل مكوناتها.

٣. طلب توصيل بموعد وبطاقة إهداء

يتصل العميل أو يراسل المحل، فيكتب البائع: «طلب توصيل لعميل: باقة توليب مع شوكولاتة، التوصيل الخميس الساعة ٧ مساء، السعر ٤٢٠، مدفوع بالتحويل، والبطاقة مكتوب عليها مبروك التخرج». فيفتح فهيم ملف طلب برقم، ويسجل الموعد ونص البطاقة. وفي ملخص الصباح يعرض معين، المساعد الشخصي في فهيم، طلبات اليوم مرتبة بالساعة، فلا ينسى طلب ولا تكتب بطاقة خطأ. وعنوان المستلم ورقمه يراهما من تحدده أنت فقط، لأنهما بيانات شخصية.

٤. طلب تنسيق مناسبة بعربون

لحفل أو مناسبة يكتب صاحب المحل: «طلب تنسيق مناسبة لعميل يوم السبت: ١٠ طاولات وكوشة، الإجمالي ٦٠٠٠، العربون ٢٠٠٠ تحويل». فيسجل فهيم الطلب والعربون والمتبقي، ويقدر لك الأعواد اللازمة من التنسيقات المحفوظة، فتعرف ما تطلبه من المورد قبل الموعد بأيام لا في الليلة نفسها.

٥. التوصيل وتحصيل المتبقي

عند التسليم يكتب المندوب: «سلمنا طلب المناسبة، واستلمنا المتبقي ٤٠٠٠ تحويل». فيقفل الطلب، ويصدر الفاتورة، ويصفر رصيد العميل. والطلبات التي سلمت ولم يحصل باقيها تظهر في قائمة واحدة، فتعرف كم من مالك عند العملاء. وهذا ما تقوم عليه الفوترة من الواتساب.

٦. تسجيل الهالك آخر اليوم

قبل الإغلاق يكتب المنسق: «هالك اليوم: ٣٠ عود جوري و١٠ توليب ذبلت». فيخصمها فهيم من المخزون ويسجلها هالكا بسعر شرائها. وبعد أسابيع ترى أي صنف يذبل أكثر، وأي مورد تصل شحنته بعمر أقصر، فتقلل الكمية أو تغير المورد بدل أن تكتشف الخسارة في آخر السنة.

٧. ربح الباقة وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربحنا من الباقات هذا الشهر بعد الهالك؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: باقة بيعت بـ ٣٥٠ ريالا قبل الضريبة، تكلفة أعوادها ١١٠ ريالات وتغليفها ٢٥ ريالا، فالهامش ٢١٥ ريالا قبل الإيجار والرواتب. وإن ذبل في الأسبوع نفسه ما قيمته ٤٠٠ ريال من الورد، فهذا مبلغ يخصم من هامش باقات الأسبوع كله، ولا يظهر إلا إذا سجل. ويجمع معين في آخر الشهر المبيعات والطلبات والهالك في تقرير واحد.

الدفتر والمحادثات مقابل الرسائل المنظمة

الدفتر ومحادثات الجوال	الرسائل المنظمة
رصيد الثلاجة يعرف بالعد	رصيد لكل صنف وتاريخ لكل شحنة
مواعيد التوصيل متفرقة في المحادثات	قائمة طلبات اليوم مرتبة بالساعة
العربون والمتبقي في ورقة	رصيد مستحق لكل عميل
الورد الذابل يرمى دون أثر	هالك مسجل بقيمته وصنفه

ثلاثة أرقام تظهر بعد شهر

• طلبات التوصيل والمناسبات القادمة، والطلبات المسلمة التي بقي عليها مبلغ.
• هامش كل باقة محفوظة، وأكثر التنسيقات بيعا وأقلها.
• قيمة الهالك لكل صنف ولكل مورد.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة أصناف الورد والمستلزمات والهدايا وأرصدتها وأسعار شرائها في ملف إكسل.
• سجل طلبات التوصيل والمناسبات المفتوحة الآن أولا، بعربونها والمتبقي على كل عميل.
• ابدأ بتسجيل الهالك كل مساء من الأسبوع الأول، فهو الرقم الذي لا تراه اليوم.