محطة الوقود: ٧ رسائل تكشف عجز اللترات والصندوق
صاحب محطة الوقود يحتاج كل يوم إلى جوابين: هل يساوي ما دخل الصندوق والشبكة ما خرج من المضخات؟ وهل يساوي ما بقي في الخزان ما دخله وخرج منه؟ والدفتر لا يجيب، لأنه يسجل المبيعات ولا يقارنها بالعدادات والخزانات. والحل سبع رسائل واتساب يرسلها عامل الوردية أو مدير المحطة إلى فهيم، تحمل كل منها رقم المضخة أو رقم الخزان. ومن يبحث عن برنامج إدارة محطة وقود، أو برنامج محاسبة محطات الوقود، أو نظام إدارة محطات الوقود المتكاملة، فهذه الطريقة تصلح له.
القاعدة: كل لتر بين قراءتين
اللتر يمر بعداد المضخة ويستقر في الخزان، لذلك تسجل المحطة في وحدتين. لكل مضخة، أو لكل مسدس إن كان للمضخة أكثر من عداد، خمسة حقول:
- رقم المضخة أو المسدس.
- نوع الوقود: بنزين ٩١ أو ٩٥ أو ديزل.
- الخزان الذي تسحب منه.
- قراءة العداد التراكمي في بداية الوردية ونهايتها.
- العامل المسؤول عن الوردية.
ولكل خزان رقمه ونوع وقوده وسعته، وقياس يومي للعمق يحول إلى لترات بجدول معايرة الخزان، والحمولات التي استلمها. وهي فكرة متابعة المخزون من الواتساب نفسها، لكن الصنف هنا سائل يقاس ولا يعد. وتطلب هذه الحقول أو غيرها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم تفاصيل التعديل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. وفهيم غير مرتبط بالمضخات ولا بأجهزة قياس الخزانات، فالقراءات تصله في رسائل العمال.
الترخيص والتحقق من المضخات: ما تطلبه الجهات وأين يتم
تصدر وزارة الطاقة شهادة تأهيل المنشأة لإدارة محطات الوقود ومراكز الخدمة وتشغيلها وصيانتها، وتجعلها اللائحة التنفيذية لنظام المواد البترولية والبتروكيماوية من شروط ترخيص بيع المواد البترولية في المحطات. وتطلب الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة التحقق المترولوجي من مضخات الوقود، أي فحصها ميدانيا للتأكد من أنها تكيل بدقة، ويقدم الطلب عبر منصة تقييس. وفهيم غير مرتبط بهذه المنصات، فأنت تنجز ذلك فيها، والنظام يحفظ أرقام الشهادات وتواريخ انتهائها، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، قبل موعد التجديد. وراجع الشروط في moenergy.gov.sa وsaso.gov.sa.
سبع رسائل من الحمولة إلى إقفال اليوم
العامل الذي لا يكتب العربية يرسل الأرقام والصور، ويكمل المدير الباقي.
١. استلام الحمولة
يرسل المدير قياس الخزان قبل التفريغ وبعده، ومعهما صورة فاتورة المورد فيقرؤها النظام. وأوقف البيع من الخزان أثناء التفريغ، أو أرسل قراءات مضخاته مع القياسين. فإن قالت الفاتورة ٢٠٬٠٠٠ لتر وزاد الخزان ١٩٬٩٠٠ فقط، سجل الفرق على الحمولة نفسها، ولم يذب في عجز آخر الشهر.
٢. فتح الوردية
يرسل العامل قراءة العداد التراكمي لكل مضخة مع صورة يظهر فيها الرقم. ويقارنها النظام بقراءة إقفال الوردية السابقة، فإن اختلفتا نبهك، لأن لترات خرجت بين الورديتين ولم يسجلها أحد.
٣. إقفال الوردية
يرسل العامل قراءات الإقفال، ثم المحصل نقدا وإجمالي الشبكة وسندات العملاء بالأجل. فيحسب النظام لترات كل مضخة بطرح القراءتين، ويضربها في السعر الساري، ويقارن المتوقع بالمحصل. مثال افتراضي للتوضيح فقط: المتوقع حسب العدادات ٦٬٧٥٠ ريالا، والمحصل ٢٬١٠٠ نقدا و٤٬٢٨٠ شبكة و٣٠٠ بسندات أجل، فالمجموع ٦٬٦٨٠ ريالا، والعجز ٧٠ ريالا على هذه الوردية وهذا العامل. وإن سحبت لترات لاختبار المضخة ثم أعيدت إلى الخزان فاذكرها في الرسالة نفسها، حتى لا تحسب بيعا.
٤. عملاء الأجل والأساطيل
لكل شركة نقل أو مقاولات تعبئ بالأجل حساب خاص بها. ويرسل العامل مع كل تعبئة اسم الشركة واللترات ورقم السند الموقع، وتصدر الفاتورة الشهرية من هذه السندات، فتصبح الفوترة من الواتساب جزءا من التعبئة، ويصلك تنبيه بالذمم المتأخرة. وإن كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة فراجع متطلبات الفاتورة الإلكترونية في zatca.gov.sa ومع محاسبك.
٥. قياس الخزانات كل صباح
يرسل العامل قياس كل خزان في الساعة نفسها يوميا. والمتوقع رصيد الأمس زائد الحمولات ناقص ما باعته المضخات التي تسحب منه. مثال افتراضي: خزان ٩١ بدأ بـ ١٤٬٢٠٠ لتر، واستلم ١٩٬٩٠٠، وباعت مضخاته ٢١٬٣٠٠، فالمتوقع ١٢٬٨٠٠ لتر، والقياس يظهر ١٢٬٦٥٠، فالفرق ١٥٠ لترا. والحرارة تغير حجم الوقود قليلا، فحدد أنت الفرق الذي يستدعي تنبيها. لكن ١٥٠ لترا تتكرر كل يوم تصبح ٤٬٥٠٠ لتر في الشهر، وتستحق البحث في التسريب أو دقة العدادات أو طريقة التفريغ. وحين يقترب خزان من حده الأدنى يصلك تنبيه بنقص المخزون لتطلب الحمولة قبل أن تتوقف مضخة.
٦. تغيير السعر
حين تعلن أرامكو السعودية سعرا جديدا للتر، يرسل المدير السعر وموعد سريانه، ويرسل العامل قراءة كل مضخة في لحظة التغيير. فتحسب اللترات قبلها بالسعر القديم وبعدها بالجديد، ولا يظهر فرق السعر عجزا أو زيادة في الصندوق.
٧. المتجر والخدمات والمصروفات
إن كان في المحطة متجر أو غيار زيوت أو مغسلة، يرسل كل قسم مبيعاته وفواتير مورديه، ويرسل المدير المصروفات اليومية من كهرباء وصيانة وأجور. فتعرف ربح الوقود وحده وربح كل خدمة، لا رقما واحدا مختلطا آخر الشهر.
الدفتر وإكسل مقابل الرسائل المنظمة
| الموقف | الدفتر وإكسل | الرسائل المنظمة |
|---|---|---|
| العدادات | «الوردية تمام» | قراءة وصورة لكل مضخة |
| الخزانات | قياس بلا مقارنة | المتوقع مقابل القياس باللتر |
| العجز | يكتشف آخر الشهر | لكل وردية ولكل عامل |
أربعة أرقام تظهر بعد شهر من الالتزام
- عجز كل وردية أو زيادتها بالريال، لكل عامل.
- فرق كل خزان باللتر يوميا، وفرق كل حمولة بين الفاتورة والقياس.
- لترات كل مضخة وكل نوع وقود يوميا، وأي وردية تبيع أكثر.
- أرصدة شركات الأجل المفتوحة، والسندات التي لم تدخل فاتورة بعد.
ويفتح معين يومك بملخص لعجز ورديات الأمس وفروق الخزانات، وتسأل عن أي منها بالعربية فيصلك التقرير لحظيا.
كيف تبدأ هذا الأسبوع
- اكتب قائمة المضخات والمسدسات والخزان الذي يسحب منه كل منها، وأرسلها في ملف إكسل مع جداول معايرة الخزانات.
- سجل قراءات كل العدادات وقياس كل خزان في لحظة واحدة لتكون رصيدك الافتتاحي.
- التزم بقاعدتين: لا إقفال وردية بلا صورة لكل عداد، ولا تفريغ حمولة بلا قياس قبله وبعده.
- حدد صلاحيات العامل حسب دوره: يرسل القراءات والمحصل والسندات، ولا يرى تقارير الربح وأرصدة الشركات.
الخلاصة: محطة الوقود تدار باللتر لا بالصندوق. سبع رسائل تحمل رقم المضخة أو الخزان تقارن العدادات بالمحصل والقياس بالمتوقع، فتعرف عجز كل وردية وفرق كل خزان قبل آخر الشهر.