برنامج إدارة محل نظارات: ٧ رسائل واتساب لكل طلب

برنامج إدارة محل النظارات يجب أن يجيب صاحب المحل كل صباح عن ثلاثة أسئلة: أين وصل كل طلب عدسات أرسل إلى المعمل، ومن العميل الذي دفع عربونا ولم يستلم نظارته بعد؟ وكم بقي من كل موديل إطار ومن كل علبة عدسات لاصقة قبل انتهاء صلاحيتها؟ وكم ربحت فعلا في النظارة الواحدة بعد سعر الإطار والعدسات وإعادة التصنيع؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها البائع أو أخصائي البصريات أو صاحب المحل إلى فهيم، فتتحول إلى رصيد مخزون، وملف طلب لكل نظارة من الاستلام إلى التسليم، ورصيد مستحق لكل عميل، وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة محلا أو فرعين تدار طلباتهما اليوم بين دفتر الطلبات ومحادثات المعمل في جوال صاحب المحل.

القاعدة: الإطار بضاعة، والعدسة طلب

أكثر ما يربك حسابات محل النظارات أن بضاعته نوعان مختلفان في طريقة الإدارة:

• الإطارات والنظارات الشمسية: بالقطعة، ولكل موديل ولون ومقاس رصيد وسعر شراء وسعر بيع.
• العدسات الطبية: غالبا لا تكون في المخزون، بل تطلب من المعمل لكل نظارة بمقاسها، فتدار كطلب له تكلفة وموعد.
• العدسات اللاصقة والمحاليل: بالعلبة، ولكل دفعة تاريخ صلاحية.

ولكل صنف أربعة حقول: الوحدة، والمورد، وسعر الشراء، والرصيد الأدنى الذي يصلك عنده تنبيه. وتطلب حقولا أخرى برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل ويطبقه بعد موافقتك. وهي فكرة إدارة المخزون من الواتساب نفسها، مع ملف طلب لكل نظارة.

سبع رسائل من استلام البضاعة إلى إقفال الشهر

١. استلام الإطارات والعدسات اللاصقة

يصور صاحب المحل فاتورة المورد ويكتب: «استلمنا ٤٠ إطارا من المورد و٢٠ علبة عدسات لاصقة شهرية». فيستخرج فهيم الكميات والأسعار من الفاتورة، ويزيد رصيد كل موديل ولون، ويسجل تاريخ صلاحية دفعة العدسات اللاصقة. وإن نقص شيء عن الفاتورة كتبته في الرسالة نفسها، فيبقى الفرق ظاهرا حتى يسويه المورد.

٢. فتح طلب النظارة

يختار العميل الإطار، فيكتب البائع: «طلب جديد لعميل: إطار موديل ١٢٠ أسود، عدسات طبية مع حماية من الضوء الأزرق، السعر ٨٥٠، العربون ٣٠٠ نقدا». فيفتح فهيم ملف طلب برقم، ويخصم الإطار من المخزون، ويسجل العربون والمبلغ المتبقي على العميل. وتحفظ قياسات النظر في ملف الطلب، ويراها أخصائي البصريات ومن تحدده أنت فقط، لأنها بيانات خاصة بالعميل.

٣. إرسال الطلب إلى المعمل

يكتب الأخصائي: «أرسلنا الطلب إلى المعمل، التسليم المتوقع الأحد». فتتغير حالة الطلب إلى «في المعمل» ويسجل الموعد. وإن لم يصل الطلب في موعده ذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، في ملخص الصباح قبل أن يتصل العميل يسأل.

٤. استلام العدسات من المعمل

عند الوصول يرسل صورة فاتورة المعمل ويكتب: «وصل طلب العميل من المعمل». فتسجل تكلفة العدسات على الطلب نفسه، وتتحول حالته إلى «جاهز للتركيب». وبهذا تعرف تكلفة كل نظارة من إطارها وعدساتها، لا تكلفة تقديرية للمحل كله.

٥. التسليم وتحصيل المتبقي

عند التسليم يكتب البائع: «سلمنا النظارة، واستلمنا المتبقي ٥٥٠ شبكة». فيقفل الطلب، ويصدر الفاتورة، ويصفر رصيد العميل. والطلبات الجاهزة التي لم تستلم بعد تظهر في قائمة واحدة، فتعرف كم من مالك ينتظر على الرف. وهذا ما تقوم عليه الفوترة من الواتساب.

٦. إعادة التصنيع والمرتجعات

إذا عاد العميل لأن العدسة غير مريحة أو فيها خطأ، يكتب الأخصائي: «إعادة تصنيع لطلب العميل، السبب خطأ من المعمل». فيفتح الطلب من جديد، ويسجل السبب، ومن يتحمل التكلفة: المعمل أو المحل. وفي آخر الشهر ترى عدد إعادات التصنيع لكل معمل وتكلفتها، فتقرر مع من تكمل.

٧. ربح النظارة وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربحنا من النظارات الطبية هذا الشهر؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: نظارة بيعت بـ ٨٥٠ ريالا قبل الضريبة، تكلفة إطارها ٢٢٠ ريالا وعدساتها ١٨٠ ريالا، فالهامش ٤٥٠ ريالا قبل الإيجار والرواتب. وإن أعيد تصنيع عدساتها على حساب المحل بـ ١٨٠ ريالا أخرى، نزل الهامش إلى ٢٧٠ ريالا. ويجمع معين في آخر الشهر الطلبات والإطارات والعدسات اللاصقة في تقرير واحد.

دفتر الطلبات مقابل الرسائل المنظمة

الدفتر ومحادثات المعمل	الرسائل المنظمة
مكان الطلب يعرف بالاتصال بالمعمل	حالة لكل طلب وموعد متوقع
العربون والمتبقي في الدفتر	رصيد مستحق لكل عميل
تكلفة النظارة تقديرية	تكلفة الإطار والعدسات على الطلب
إعادة التصنيع خسارة غير محسوبة	سبب وتكلفة لكل إعادة

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• الطلبات المتأخرة في المعمل، والطلبات الجاهزة التي لم تستلم ومبالغها المتبقية.
• هامش كل نظارة، وأكثر موديلات الإطارات بيعا وأبطؤها حركة.
• عدد إعادات التصنيع لكل معمل وتكلفتها.
• علب العدسات اللاصقة القريبة من انتهاء الصلاحية أو من رصيدها الأدنى.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة الإطارات والعدسات اللاصقة وأرصدتها وأسعار شرائها في ملف إكسل.
• سجل الطلبات المفتوحة الآن في المعمل أولا، بعربونها والمتبقي على كل عميل.
• حدد الصلاحيات: البائع يفتح الطلب ويسجل الدفع ولا يرى الأرباح، والأخصائي وحده يرى قياسات النظر.