برنامج إدارة محل عطور: ٧ رسائل واتساب لكل تركيبة

برنامج إدارة محل العطور يجب أن يجيب صاحب المحل كل صباح عن ثلاثة أسئلة: كم تولة بقيت من كل دهن عود غال، وهل يطابق الرصيد ما في القوارير فعلا؟ وكم تكلفك قارورة التركيبة الواحدة من دهن وكحول وزجاجة وعلبة؟ وكم ذهب في التستر والعينات هذا الشهر؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها البائع أو المسؤول عن التركيب أو صاحب المحل إلى فهيم، فتتحول إلى رصيد مخزون بالتولة والغرام والقطعة، وتكلفة لكل تركيبة، وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة محلا أو محلين يدار مخزونهما اليوم بين دفتر وجوال صاحب المحل.

القاعدة: لكل صنف وحدة واحدة لا تتغير

محل العطور يبيع ثلاثة أنواع من البضاعة، ولكل نوع وحدته. والخلط بين الوحدات هو أول سبب لضياع الرصيد:

• العطور الجاهزة: بالقطعة، ولكل منها باركود وسعر.
• دهن العود والزيوت العطرية: بالتولة أو بالغرام، وتثبت وحدة واحدة لكل زيت ولا تبدلها في منتصف الطريق.
• العود والبخور والمعمول: بالغرام أو بالكيلو.

وتضاف إليها مواد التعبئة: القوارير الفارغة بأحجامها، والعلب، والكحول. ولكل صنف أربعة حقول: الوحدة، والمورد، وسعر الشراء للوحدة، والرصيد الأدنى الذي يصلك عنده تنبيه. وتطلب حقولا أخرى برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل ويطبقه بعد موافقتك. وهي فكرة إدارة المخزون من الواتساب نفسها، لكن بالتولة والغرام.

سبع رسائل من استلام البضاعة إلى إقفال الشهر

١. استلام البضاعة

يصور صاحب المحل فاتورة المورد ويكتب: «استلمنا من المورد ٢٠ تولة دهن عود، ٣ كيلو بخور، و٢٠٠ قارورة ٥٠ مل». فيستخرج فهيم الكميات والأسعار من الفاتورة، ويزيد الرصيد بوحدة كل صنف، ويحسب سعر الوحدة. وإن اختلفت الكمية المستلمة عن الفاتورة كتبت ذلك في الرسالة نفسها، فيبقى الفرق ظاهرا حتى يسويه المورد.

٢. تسجيل التركيبة

التركيبات الخاصة بالمحل هي ربحه الأكبر وأصعب ما يحسب. يكتب المسؤول عن التركيب مرة واحدة: «تركيبة الورد الملكي: قارورة ٥٠ مل فيها ١٠ مل زيت ورد و٣٨ مل كحول، مع علبة». فتحفظ التركيبة بمكوناتها، ويحسب فهيم تكلفة القارورة من أسعار الشراء المسجلة، وتتحدث التكلفة كلما تغير سعر أحد المكونات.

٣. التعبئة

عند تعبئة دفعة يكتب: «عبينا ٣٠ قارورة ورد ملكي». فيخصم النظام الزيت والكحول والقوارير والعلب بالكميات المكتوبة في التركيبة، ويضيف ٣٠ قارورة جاهزة للبيع. فلا يبقى الزيت في الدفتر بعد أن صار في القوارير.

٤. البيع وإقفال الوردية

البيع بالقطعة يمر على الكاشير، والبيع بالوزن يسجل برسالة: «بيع ٢ تولة دهن عود لعميل، والدفع شبكة». وفي آخر الوردية يرسل البائع سطرا واحدا: «إقفال الوردية: نقد ١٬٢٠٠، شبكة ٣٬٤٠٠». فيطابق فهيم المبلغ مع المبيعات المسجلة، ويظهر لك الفرق إن وجد في ملخص الصباح.

٥. التستر والعينات

ما يخرج للتجربة يخرج من المخزون أيضا. يكتب البائع: «فتحنا تستر من عطر العنبر» أو «أعطينا ١٠ عينات ٢ مل من تركيبة الورد الملكي». فتقيد كتكلفة تسويق لا كنقص غير مفسر، وتعرف آخر الشهر كم كلفتك التجربة، وأي العطور تتحول تجربتها إلى بيع.

٦. جرد الأصناف الغالية

لا تنتظر الجرد السنوي لدهن العود. يكتب صاحب المحل كل أسبوع: «جرد دهن العود: الموجود ١١ تولة». فيقارن النظام الموجود بالرصيد المحسوب بعد الاستلام والتعبئة والبيع والعينات، ويعرض الفرق بالتولة وبالريال. والفرق الصغير المتكرر يكشف خطأ في الوزن أو بيعا لم يسجل، قبل أن يصير خسارة كبيرة.

٧. ربح التركيبة وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربح الورد الملكي هذا الشهر؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: سعر بيع القارورة ١٨٠ ريالا قبل الضريبة، وتكلفتها من الزيت والكحول والقارورة والعلبة ٥٥ ريالا، فالهامش ١٢٥ ريالا للقارورة قبل الإيجار والرواتب. وإن بعت ٤٠ قارورة وأعطيت عينات بتكلفة ٢٠٠ ريال، فالهامش الصافي من التركيبة ٤٬٨٠٠ ريال. وفي آخر الشهر يجمع معين، المساعد الشخصي في فهيم، كل التركيبات والعطور الجاهزة في تقرير واحد.

الدفتر والجوال مقابل الرسائل المنظمة

الدفتر وجوال صاحب المحل	الرسائل المنظمة
رصيد دهن العود تقديري	رصيد بالتولة بعد كل حركة
تكلفة التركيبة لا تعرف	تكلفة محسوبة من مكوناتها
التستر والعينات نقص غامض	تكلفة تسويق مسجلة
فرق الصندوق يكتشف متأخرا	مطابقة عند إقفال كل وردية

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• رصيد كل زيت وعود بالتولة والغرام، والفرق في آخر جرد.
• تكلفة كل تركيبة وهامشها.
• تكلفة التستر والعينات، وأكثر العطور مبيعا بعد التجربة.
• الأصناف التي قاربت رصيدها الأدنى، فتطلبها قبل أن تنفد.

ويفتح معين يومك بملخص: فروقات الوردية، والأصناف القريبة من النفاد، وموعد الجرد الأسبوعي.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة الأصناف وأرصدتها وأسعار شرائها في ملف إكسل، مع وحدة كل صنف.
• سجل أكثر خمس تركيبات مبيعا بمكوناتها أولا، ثم أضف البقية تدريجيا.
• حدد الصلاحيات: البائع يسجل البيع والعينات وإقفال الوردية ولا يرى الأرباح، والمسؤول عن التركيب يسجل التعبئة فقط.