برنامج إدارة مكتب هندسي: ٧ رسائل واتساب لكل مشروع

برنامج إدارة المكتب الهندسي يجب أن يجيب صاحبه كل صباح عن ثلاثة أسئلة: أي مشروع في أي مرحلة، تصميم أو رخصة أو إشراف؟ أي دفعة استحقت بتسليم مرحلة ولم تحصل بعد؟ وكم ساعة صرفها المهندسون على كل مشروع مقابل أتعابه؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها مدير المكتب أو المهندس إلى فهيم، تحمل كل منها اسم المشروع، فتتحول إلى عرض سعر ودفعات وساعات وسجل زيارات وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة مكاتب التصميم والإشراف الصغيرة، من مهندسين اثنين إلى خمسة عشر، التي تدير مشاريعها اليوم بين إكسل ومجموعة واتساب.

القاعدة: كل مرحلة تسلم لها دفعة

المكتب الهندسي يبيع وقت مهندسيه على مراحل، والمشروع الذي لا ترتبط مراحله بدفعاته يتأخر تحصيله دون أن ينتبه أحد. ولكل مشروع ستة حقول:

• العميل ونوع المشروع: سكني أو تجاري أو صناعي.
• الخدمة: تصميم، أو إشراف، أو الاثنان.
• قيمة العقد قبل الضريبة وجدول الدفعات مربوطا بالمراحل.
• المرحلة الحالية: فكرة أولية، معماري، إنشائي وكهروميكانيكي، رخصة، إشراف.
• المهندس المسؤول والمهندسون المشاركون.
• الحي أو رقم المخطط.

ولكل مهندس سجل فيه تخصصه ودرجته المهنية وتاريخ انتهاء اعتماده. وتطلب هذه الحقول أو غيرها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم تفاصيل التعديل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. وهي الطريقة نفسها في مثال المكتب الاستشاري بصفحة برنامج محاسبة سحابي بالعربي، لكن على مستوى كل مشروع.

الاعتماد المهني وترخيص المكتب: ما تطلبه الجهات

تعرف اللائحة التنفيذية لنظام مزاولة المهن الهندسية، المنشورة في جريدة أم القرى في ٢٩ ديسمبر ٢٠٢٣، الاعتماد المهني بأنه القيد لدى الهيئة السعودية للمهندسين والحصول على درجة مهنية، والدرجات أربع: مهندس، ومهندس مشارك، ومهندس محترف، ومهندس مستشار. والترخيص تمنحه الوزارة، وهي في نص اللائحة وزارة الشؤون البلدية والقروية والإسكان، للمكاتب والشركات الهندسية وفق معايير تضعها الهيئة، والهيئة هي التي تحدد مدة الاعتماد وإجراءات تجديده. ويلغى ترخيص المكتب إذا مضت عشر سنوات على إصداره دون تجديد. وفهيم غير مرتبط بالهيئة ولا بمنصة بلدي ولا بمنصة الوزارة، فأنت تنجز ذلك فيها، والنظام يحفظ تاريخ انتهاء اعتماد كل مهندس وترخيص المكتب، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، قبل الموعد. نص اللائحة في أم القرى: https://www.uqn.gov.sa/details?p=24294

سبع رسائل من عرض السعر إلى إقفال الشهر

١. عرض السعر

يكتب مدير المكتب: «عرض سعر تصميم فيلا في الملقا، ٤٥ ألف ريال قبل الضريبة، أربع دفعات: ٣٠٪ عند التعاقد، و٣٠٪ مع المخطط المعماري، و٣٠٪ مع المخططات الإنشائية والكهروميكانيكية، و١٠٪ مع الرخصة». فيجهز معين العرض للمراجعة، ولا يرسله إلى العميل إلا بموافقتك. وحين يقبل العميل يتحول العرض إلى مشروع بجدول دفعاته.

٢. الدفعة الأولى

يرسل المحاسب: «دفعة أولى فيلا الملقا ١٣٬٥٠٠ ريال تحويل» مع صورة الإيصال، فتقيد الدفعة على المشروع وتصدر الفاتورة الضريبية من الواتساب. وتبقى الدفعات الثلاث التالية معلقة على مراحلها، لا على تاريخ في التقويم.

٣. ساعات المهندسين

في نهاية اليوم يرسل كل مهندس سطرا واحدا: «٤ ساعات معماري فيلا الملقا، ساعتان إشراف مستودع السلي». وتسجيل الساعات حقل تضيفه بطلب، فتتوزع ساعات كل مهندس على المشاريع. وهذه الساعات هي تكلفة المكتب الحقيقية، فمن دونها لا تعرف أي مشروع استهلك وقت الفريق.

٤. تسليم المرحلة

يكتب المهندس المسؤول: «سلمنا المخطط المعماري لفيلا الملقا واعتمده العميل». فينتقل المشروع إلى المرحلة التالية، وتستحق الدفعة الثانية، ويجهز معين فاتورتها ورسالة المطالبة للمراجعة. فلا يقال «سلمنا» في مكالمة ثم ينسى، فلكل تسليم تاريخ، ولكل دفعة سبب.

٥. زيارة الإشراف

بعد كل زيارة يرسل مهندس الإشراف صورا وملاحظة: «مستودع السلي، صب سقف الدور الأرضي، ملاحظة على غطاء الخرسانة لحديد الأعمدة». فتحفظ الصور والملاحظة على المشروع بتاريخها، وتجدها حين تكتب تقرير الإشراف بالطريقة المعتمدة عندك، بدل البحث في جوال المهندس. وإن كان عقد الإشراف شهريا، بـ٦٬٠٠٠ ريال مثلا، ذكرك معين بفاتورته أول كل شهر.

٦. مصروفات المشروع

كل إيصال يخص مشروعا يرسل بصورة واسم المشروع: طباعة لوحات، أو فحص تربة من مختبر خارجي، أو أتعاب مهندس متعاون. فيقيد على المشروع نفسه، لا على مصروفات المكتب العامة، فتظهر تكلفة كل مشروع الفعلية.

٧. ربح المشروع وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربح فيلا الملقا حتى الآن؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: أتعاب العقد ٤٥٬٠٠٠ ريال، وصرف المهندسون ١٨٠ ساعة بتكلفة داخلية ١٢٠ ريالا للساعة، وهي الرواتب والمصاريف العامة مقسومة على ساعات العمل، أي ٢١٬٦٠٠ ريال، ومصروفات مباشرة ٣٬٤٠٠ ريال، فالهامش المتوقع ٢٠٬٠٠٠ ريال. والمحصل ٢٧٬٠٠٠ ريال، والمتبقي ١٨٬٠٠٠ ريال ينتظر مرحلتين لم تسلما بعد.

إكسل والمجموعة مقابل الرسائل المنظمة

الموقف	إكسل والمجموعة	الرسائل المنظمة
دفعة مستحقة	تكتشف متأخرة	تنبيه عند تسليم المرحلة
ساعات المهندسين	تقدير بعد التسليم	تسجل يوميا على المشروع
صور الإشراف	في جوال المهندس	على المشروع بتاريخها
ربح المشروع	يعرف بعد إغلاقه	يظهر أثناء العمل

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• المحصل والمتبقي لكل مشروع، وأي دفعة استحقت بتسليم ولم تصل.
• ساعات كل مهندس موزعة على المشاريع.
• هامش كل مشروع بعد الساعات والمصروفات المباشرة.
• المراحل المتأخرة عن موعدها المتفق عليه.

ويفتح معين يومك بملخص: أي مرحلة تسلم هذا الأسبوع، وأي دفعة تأخرت، وأي اعتماد مهني يقترب انتهاؤه. وتسأل عن أي رقم بالعربية فيصلك التقرير لحظيا.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة المشاريع القائمة وجداول دفعاتها في ملف إكسل.
• التزم بقاعدتين: لا تسليم مرحلة بلا رسالة، ولا زيارة إشراف بلا صورة وملاحظة.
• حدد صلاحيات كل دور: المهندس يسجل ساعاته وزياراته ولا يرى الأتعاب والأرباح، والمحاسب يسجل الدفعات ولا يعدل العقود.