برنامج إدارة شقق مفروشة: ٧ رسائل واتساب لكل حجز

برنامج إدارة الشقق المفروشة يجب أن يجيب صاحبها كل صباح عن ثلاثة أسئلة: أي شقة مشغولة، وأيها جاهزة، وأيها تنتظر التنظيف أو الصيانة؟ هل وصل عربون كل حجز مباشر وتحويل كل منصة حجز؟ وكم بقي من دخل كل شقة بعد العمولة والتنظيف والكهرباء؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها موظف الاستقبال أو عامل النظافة إلى فهيم، تحمل كل منها رقم الشقة، فتتحول إلى حجز وتحصيل وحالة شقة وتقرير شهري. وتناسب هذه الطريقة من يشغل بضع شقق أو مبنى صغيرا، ويبحث عن برنامج إدارة شقق مفروشة لا يحتاج تدريبا طويلا.

القاعدة: كل ليلة لها حالة واحدة

الوحدة التي تحاسب عليها هي الليلة، فكل ليلة في كل شقة إما مباعة، أو متاحة، أو موقوفة لصيانة أو استخدام خاص. ولكل شقة خمسة حقول:

• رقم الشقة والمبنى.
• نوعها: استوديو أو غرفة وصالة أو أكبر.
• سعر الليلة، وسعر نهاية الأسبوع إن اختلف.
• حالتها اليوم: مشغولة أو جاهزة أو تحتاج تنظيفا أو موقوفة.
• قنوات العرض: حجز مباشر أو منصة حجز بعينها.

ولكل إقامة سجل يربطها بالشقة: الدخول والمغادرة، وعدد الليالي، والقناة، والمبلغ، والعربون، ومبلغ التأمين إن وجد. والإيجار الشهري إقامة طويلة تحسب لياليها بالطريقة نفسها. وتطلب هذه الحقول أو غيرها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم تفاصيل التعديل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. وهي فكرة إدارة العمليات من الواتساب نفسها، لكن الصنف هنا ليلة لا تخزن: إن لم تبع ضاعت.

الترخيص وشموس: ما تطلبه الجهات وأين يتم

منذ ١ يناير ٢٠٢٥ ألزمت وزارة السياحة منصات وتطبيقات الحجز بعدم عرض مرافق الضيافة السياحية ومرافق الضيافة السياحية الخاصة غير المرخصة، وذكرت أن عدم الحصول على الترخيص يعرض المخالف لغرامة تصل إلى مليون ريال أو إغلاق المرفق أو كليهما. وتسجل منشآت الإيواء، ومنها الشقق المفروشة، بيانات النزلاء في نظام شموس الأمني الذي تشرف عليه وزارة الداخلية. وفهيم غير مرتبط بمنصات الحجز ولا بشموس ولا بمنصة الوزارة، فأنت تنجز ذلك فيها، والنظام يحفظ رقم الترخيص وتاريخ انتهائه، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، قبل موعد التجديد. وراجع الاشتراطات في mt.gov.sa، وخبر إلزام المنصات في وكالة الأنباء السعودية: https://www.spa.gov.sa/N2236283

سبع رسائل من الحجز إلى إقفال الشهر

١. الحجز

يكتب موظف الاستقبال: «حجز شقة ٣ من ١٢ إلى ١٥ أكتوبر، ٣ ليال، ٣٥٠ ريالا لليلة، حجز مباشر». فيسجل النظام الإقامة، وينبهك إن كانت الشقة محجوزة في التواريخ نفسها. وحجوزات المنصات تنقل برسالة مماثلة تذكر اسم المنصة. ولأن فهيم غير مرتبط بالمنصات، فأغلق التواريخ فيها بنفسك فور تأكيد أي حجز مباشر.

٢. العربون

يرسل الموظف: «عربون شقة ٣، ٣٠٠ ريال تحويل» مع صورة الإيصال، فيقيد النظام العربون على الإقامة نفسها، ويبقى الباقي مستحقا عند الدخول. والحجز المباشر الذي لم يصل عربونه حتى الموعد الذي تحدده يظهر في ملخص الصباح، فتلغيه أو تذكر صاحبه قبل أن تخسر ليلة كان يمكن بيعها.

٣. الدخول

عند وصول النزيل يرسل الموظف: «دخول شقة ٣، تم التسجيل في شموس، المتبقي ٧٥٠ نقدا». فتصبح الشقة مشغولة، ويقيد المتبقي، وتصدر فاتورة الحجز من الواتساب. واكتف في فهيم بما يلزم الحجز والتحصيل، كالاسم ورقم الجوال، ولا ترسل صور الهويات في مجموعات الواتساب، فبيانات النزيل يحميها نظام حماية البيانات الشخصية.

٤. المغادرة والتنظيف

يرسل الموظف: «خروج شقة ٣»، فتتحول الشقة في قائمة الحالات إلى «تحتاج تنظيفا». وحين ينتهي عامل النظافة يرسل «شقة ٣ جاهزة» مع صورتين للغرفة والحمام، فتعود متاحة. فلا تسلم شقة لنزيل جديد قبل تأكيد تنظيفها، ويعرف المدير عدد مرات التنظيف لكل شقة.

٥. التلفيات والتأمين

إن وجد عامل النظافة كسرا أو نقصا أرسل صورته مع رقم الشقة، فيسجل النظام الملاحظة على الإقامة التي انتهت للتو. فإن كان عندك مبلغ تأمين قررت الخصم منه أو رده كاملا، وإن كان الحجز من منصة فاتبع إجراء المطالبة فيها. المهم أن الصورة والتاريخ والإقامة محفوظة معا، لا في جوال العامل.

٦. الصيانة

رسالة «مكيف شقة ٥ لا يبرد» تصبح أمر صيانة له مسؤول وحالة، وتبقى الشقة موقوفة حتى يرسل الفني «تم الإصلاح» مع التكلفة. فتقيد التكلفة على الشقة نفسها، وتعرف أي شقة تستهلك في الصيانة أكثر مما تكسب.

٧. تحويلات المنصات وإقفال الشهر

حين تصل دفعة من منصة حجز يرسل المدير مبلغها وكشفها، في ملف إكسل إن توفر، فيطابقها النظام بحجوزات تلك المنصة، والفرق بين إجمالي الحجوزات وما وصل هو العمولة والرسوم. ثم تسأل: «كم صافي شقة ٣ في أكتوبر؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: ٢٢ ليلة مباعة من ٣٠ تعني إشغالا بنسبة ٧٣٪، ودخلها ٧٬٠٤٠ ريالا، ناقص عمولة منصات ٦٠٠ ريال، وتنظيف ١٢ مرة بـ٨٠ ريالا أي ٩٦٠ ريالا، وكهرباء ومياه وإنترنت ٧٥٠ ريالا، وصيانة ٢٠٠ ريال، فالصافي ٤٬٥٣٠ ريالا.

إكسل والمجموعة مقابل الرسائل المنظمة

الموقف	إكسل والمجموعة	الرسائل المنظمة
الحجز المزدوج	يكتشف عند الباب	تنبيه عند تسجيل الحجز
حالة الشقة	اتصال بعامل النظافة	«جاهزة» بصورة ووقت
دفعات المنصات	مبلغ بلا تفصيل	مطابقة بكل حجز
ربح الشقة	تقدير آخر السنة	صافي كل شهر

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• نسبة إشغال كل شقة: الليالي المباعة مقسومة على الليالي المتاحة.
• متوسط سعر الليلة المباعة لكل شقة ولكل قناة.
• صافي كل شقة بعد العمولة والتنظيف والمرافق والصيانة.
• العرابين والمبالغ المتبقية التي لم تحصل بعد.

ويفتح معين يومك بملخص: من يدخل اليوم ومن يغادر، وأي شقة تنتظر التنظيف، وأي عربون تأخر. وتسأل عن أي رقم بالعربية فيصلك التقرير لحظيا.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة الشقق والحجوزات القائمة في ملف إكسل.
• التزم بقاعدتين: لا حجز بلا رسالة، ولا تسليم شقة قبل رسالة «جاهزة» مع صورة.
• حدد صلاحيات كل موظف حسب دوره: الاستقبال يسجل الحجز والتحصيل، وعامل النظافة يرسل الحالة والصور، ولا يرى أي منهما تقارير الربح.