برنامج إدارة محل القرطاسية يجب أن يجيب صاحب المحل عن ثلاثة أسئلة: كم بقي من كل صنف بالحبة بعد أن فتحت الكراتين والدرازن وبعت منها بالمفرد؟ وكم بقي من بضاعة الموسم بعد انتهاء العودة إلى المدارس، وما الذي يرجع للمورد؟ وكم يستحق لك على المدارس والشركات التي تأخذ بالآجل؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها البائع أو صاحب المحل إلى فهيم، فتتحول إلى رصيد مخزون لكل صنف، وفواتير، ورصيد مستحق لكل عميل، وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة محلا أو فرعين تدار حساباتهما اليوم بين دفتر وكاشير.
يربك الحسابات أن الصنف الواحد يدخل المحل بوحدة ويخرج بوحدة أخرى:
- الأدوات المدرسية: أقلام ودفاتر ومساطر وألوان، تشترى بالكرتون أو الدرزن وتباع بالحبة أو بالعلبة.
- المستلزمات المكتبية: ورق تصوير بالرزمة، وملفات، ودباسات وأحبار، يأخذها عملاء الشركات بكميات وبالآجل.
- الخدمات: تصوير وطباعة وتغليف بالصفحة أو بالقطعة، تستهلك ورقا وحبرا دون أن يباع صنف ظاهر.
ولكل صنف أربعة حقول: الوحدة، والمورد، وسعر الشراء، والرصيد الأدنى الذي يصلك عنده تنبيه. وتطلب حقولا أخرى برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل ويطبقه بعد موافقتك. وهي فكرة إدارة المخزون من الواتساب نفسها، مع تحويل بين الكرتون والدرزن والحبة.
يصور صاحب المحل فاتورة المورد ويكتب: «استلمنا ٢٠ كرتون دفاتر كل كرتون ٤٨ دفتر، و١٠ كراتين أقلام رصاص كل كرتون ١٢ درزن». فيستخرج فهيم الكميات والأسعار من الفاتورة، ويزيد رصيد كل صنف بالحبة، ويحسب تكلفة الحبة الواحدة. وإن وصل نقص عن الفاتورة كتبته في الرسالة نفسها، فيبقى الفرق ظاهرا حتى يسويه المورد.
يكتب البائع: «بعنا ٣ دفاتر وعلبة ألوان و٢ مسطرة، الإجمالي ٤٥ شبكة». فيخصم فهيم الكميات من الرصيد، ويصدر الفاتورة بالكمية والسعر.
في موسم المدارس يأتي ولي الأمر بقائمة الصف. يكتب صاحب المحل مرة واحدة محتوى قائمة صف معين، ثم يكتب البائع كلما جهزها: «جهزنا ٤ قوائم الصف الثالث». فيخصم فهيم كل صنف بكميته من المخزون، ويحسب تكلفة القائمة من أسعار الشراء الفعلية. وإن نفد صنف منها عرفت قبل أن يقف ولي الأمر عند الكاشير.
يكتب البائع في نهاية الوردية: «تصوير ٣٢٠ صفحة أبيض وأسود، و٤٠ صفحة ملون، و٦ تغليف». فيسجل فهيم الإيراد، ويخصم الورق من رصيد الرزم. وإن سجلت تقديرك لاستهلاك الحبر رأيت ربح الصفحة بعد الورق والحبر، لا الإيراد وحده.
لعميل شركة يكتب البائع: «طلب لشركة: ١٠ رزم ورق و٥ علب ملفات و٢٠ قلم، الإجمالي ٦٤٠، الدفع آخر الشهر». فيصدر فهيم الفاتورة ويضيف المبلغ إلى رصيد العميل. والفواتير التي تجاوزت موعدها تظهر في قائمة واحدة، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، بالمتأخر منها في ملخص الصباح. وهذا ما تقوم عليه الفوترة من الواتساب.
بعد أسبوعين من بداية الدراسة يكتب البائع: «جرد الدفاتر: الموجود ٣١٠ دفتر». فيقارن فهيم العدد الفعلي برصيد الدفاتر، ويسجل الفرق ويعرضه عليك. ثم تسأل: «ما الأصناف الموسمية التي بقي منها أكثر من نصف ما اشتريناه؟». فتعرف ما يستحق عرضا، وما ترجعه للمورد إن كان الاتفاق يسمح بذلك، وما تقلل كميته في الموسم القادم.
تسأل: «كم ربحنا من القوائم المدرسية هذا الموسم؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: قائمة صف تباع بـ ١٢٠ ريالا قبل الضريبة، وتكلفة أصنافها ٧٥ ريالا، فالهامش ٤٥ ريالا قبل الإيجار والرواتب. وإن بقي في المخزن بعد الموسم ما قيمته ٢٠٠٠ ريال من أصناف لا ترجع للمورد، فهذا مبلغ يخصم من ربح الموسم كله ولا يظهر إلا إذا جرد. ويجمع معين في آخر الشهر المبيعات والآجل والتصوير والمتبقي في تقرير واحد.
| الدفتر والكاشير | الرسائل المنظمة |
|---|---|
| رصيد الكراتين يعرف بالنظر | رصيد لكل صنف بالحبة |
| تكلفة القائمة المدرسية تقدير | تكلفة محسوبة من أسعار الشراء الفعلية |
| بضاعة الموسم المتبقية تكتشف متأخرا | المتبقي ظاهر بعد أسبوعين من الدراسة |
| ديون الشركات في ورقة | رصيد مستحق لكل عميل |
- رصيد كل صنف بالحبة، والأصناف التي وصلت حدها الأدنى قبل الموسم.
- هامش كل قائمة مدرسية وكل خدمة تصوير، وأكثر الأصناف بيعا وأقلها ربحا.
- قيمة البضاعة الموسمية المتبقية، والمستحق على المدارس والشركات.
- أرسل قائمة الأصناف وأرصدتها وأسعار شرائها في ملف إكسل.
- اكتب محتوى أكثر ثلاث قوائم صفوف طلبا، فهي أول ما ينفد في الموسم.
- سجل التصوير والطباعة من الأسبوع الأول، فهو دخل يومي لا يظهر اليوم في المخزون.
الخلاصة: محل القرطاسية يشتري بالكرتون ويبيع بالحبة، ويعيش على موسم قصير. سبع رسائل تسجل الاستلام والبيع والقوائم المدرسية والتصوير والآجل والجرد والإقفال، فتعرف رصيد كل صنف، وتكلفة كل قائمة، والمستحق على كل عميل، وما بقي من الموسم.
أدر منشأتك من الواتساب
يحوّل فهيم الرسائل التي يرسلها فريقك أصلاً إلى مخزون وفواتير وتقارير. جرّبه شهراً مجاناً.
