برنامج إدارة محل عطارة: ٧ رسائل واتساب لكل خلطة

برنامج إدارة محل العطارة يجب أن يجيب صاحب المحل كل يوم عن ثلاثة أسئلة: كم بقي من كل صنف بالكيلو والجرام بعد أن فتحت الشوالات وعبأت الأكياس الصغيرة؟ وكم يضيع منك في الطحن والتعبئة والخلط قبل أن يباع شيء؟ وكم ربحت فعلا في كيلو خلطة الكبسة أو كيس الهيل بعد تكلفة المكونات والتغليف؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها البائع أو العامل أو صاحب المحل إلى فهيم، فتتحول إلى رصيد مخزون بالوزن، وتكلفة لكل خلطة، ورصيد مستحق لكل عميل جملة، وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة محلا أو فرعين تدار حساباتهما اليوم بين دفتر وميزان وذاكرة صاحب المحل.

القاعدة: تشتري بالشوال وتبيع بالجرام

أكثر ما يربك حسابات العطارة أن الصنف الواحد يدخل المحل بوحدة ويخرج منه بوحدة أخرى، وأن جزءا كبيرا مما يباع ليس صنفا كما اشتريته بل خلطة أو منتجا مطحونا:

• البهارات والحبوب الكاملة: تشترى بالشوال أو الكرتون بالكيلو، وتباع بالكيلو أو بنصفه أو بأكياس معبأة بأوزان ثابتة.
• المطحون والخلطات: كمون مطحون، وبهارات كبسة، وبهارات مشكلة، ولكل خلطة نسب مكونات وفاقد في الطحن.
• الأعشاب والمنتجات الجاهزة: أعشاب مجففة، وعسل، وزيوت، وبخور، بعضها بالقطعة وبعضها بالوزن، وبعضها له تاريخ صلاحية.

ولكل صنف أربعة حقول: الوحدة، والمورد، وسعر الشراء، والرصيد الأدنى الذي يصلك عنده تنبيه. وتطلب حقولا أخرى برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل ويطبقه بعد موافقتك. وهي فكرة إدارة المخزون من الواتساب نفسها، مع تحويل بين الشوال والكيلو والكيس.

سبع رسائل من وصول البضاعة إلى إقفال الشهر

١. استلام بضاعة المورد

يصور صاحب المحل فاتورة المورد ويكتب: «استلمنا ٤ شوالات كمون حب كل شوال ٢٥ كيلو، و١٠ كيلو هيل، و٥ كراتين قرفة». فيستخرج فهيم الكميات والأسعار من الفاتورة، ويزيد رصيد كل صنف بالكيلو، ويحسب تكلفة الكيلو الواحد. وإن وصل وزن أقل من المكتوب في الفاتورة كتبته في الرسالة نفسها، فيبقى الفرق ظاهرا حتى يسويه المورد.

٢. البيع بالوزن في المحل

يكتب البائع: «بعنا نصف كيلو هيل وربع كيلو قرنفل، الإجمالي ٢١٠ شبكة». فيخصم فهيم الأوزان من الرصيد، ويصدر الفاتورة بالكمية والسعر. وإن تكرر طلب معين حفظته باسم، فتكتب في المرة القادمة الاسم فقط.

٣. الطحن والتعبئة

بعد الطحن يكتب العامل: «طحنا ١٠ كيلو كمون حب، طلع ٩٫٦ كيلو مطحون، وعبأناه ٤٨ كيس ٢٠٠ جرام». فينقل فهيم الكمية من صنف الحب إلى صنف المطحون ثم إلى الأكياس المعبأة، ويسجل الفرق فاقد طحن بسعر شرائه، ويخصم الأكياس الفارغة والملصقات من مخزون مستلزمات التغليف.

٤. تجهيز خلطة بنسب محفوظة

يكتب صاحب المحل مرة واحدة مكونات خلطة الكبسة ونسبها، ثم يكتب العامل كلما جهزها: «جهزنا ٥ كيلو خلطة كبسة». فيخصم فهيم كل مكون بنسبته من المخزون، ويحسب تكلفة كيلو الخلطة من أسعار الشراء الفعلية لا من تقدير قديم. وإن ارتفع سعر الهيل مثلا ظهرت التكلفة الجديدة للخلطة في الحال، فتعرف متى تراجع سعر بيعها.

٥. طلبات الجملة للمطاعم بالآجل

لعميل جملة يكتب البائع: «طلب لمطعم: ١٠ كيلو بهارات مشكلة و٥ كيلو فلفل أسود، الإجمالي ٩٥٠، الدفع آخر الشهر». فيصدر فهيم الفاتورة ويضيف المبلغ إلى رصيد العميل. والفواتير التي تجاوزت موعدها تظهر في قائمة واحدة، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، بالمتأخر منها في ملخص الصباح. وهذا ما تقوم عليه الفوترة من الواتساب.

٦. الجرد بالوزن وتاريخ الصلاحية

يكتب العامل في نهاية الأسبوع: «جرد الهيل: الموجود ٧٫٢ كيلو». فيقارن فهيم الوزن الفعلي برصيد الدفاتر، ويسجل الفرق ويعرضه عليك. والأصناف التي سجلت لها تاريخ صلاحية تظهر قبل انتهائها بالمدة التي تحددها، فتبيعها بعرض أو تعيدها للمورد بدل أن تتلف على الرف.

٧. ربح الكيلو وإقفال الشهر

تسأل: «كم ربحنا من الخلطات هذا الشهر بعد فاقد الطحن؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: كيلو خلطة يباع بـ ٨٠ ريالا قبل الضريبة، تكلفة مكوناته ٤٢ ريالا وتغليفه ٣ ريالات، فالهامش ٣٥ ريالا قبل الإيجار والرواتب. وإن ضاع في الطحن والتعبئة ما قيمته ٣٠٠ ريال في الشهر، فهذا مبلغ يخصم من الهامش كله ولا يظهر إلا إذا سجل. ويجمع معين في آخر الشهر المبيعات والجملة والفاقد في تقرير واحد.

الدفتر والميزان مقابل الرسائل المنظمة

ثلاثة أرقام تظهر بعد شهر

• رصيد كل صنف بالوزن، والأصناف التي وصلت حدها الأدنى أو قربت صلاحيتها.
• هامش كل خلطة ومنتج معبأ، وأكثرها بيعا وأقلها ربحا.
• قيمة فاقد الطحن والتعبئة، والمستحق على عملاء الجملة.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة الأصناف وأرصدتها بالكيلو وأسعار شرائها في ملف إكسل.
• اكتب مكونات أكثر ثلاث خلطات بيعا ونسبها، فهي أول ما تتغير تكلفته مع الأسعار.
• سجل كل طحن وتعبئة من الأسبوع الأول، فالفاقد هو الرقم الذي لا تراه اليوم.