محمصة القهوة: ٦ رسائل من التحميص الى التحصيل

محمصة القهوة نشاط يجمع بين المصنع والمحل: تشتري بنا اخضر بالكيلو، وتحمصه فيفقد جزءا من وزنه، وتعبئه باحجام مختلفة، وتبيعه لكافيهات بالجملة ولزبائن بالتجزئة. كل مرحلة من هذه المراحل تغير الرقم، ومن لا يسجلها لحظة حدوثها يصل اخر الشهر برقم مبيعات جيد وربح غامض.

المشاهد المتكررة معروفة عند اي صاحب محمصة: كيس بن اخضر لا يعرف احد من اي مورد جاء ولا بكم، ودفعة تحميص خرجت بوزن اقل من المتوقع بلا سبب مسجل، وكافيه طلب خمسة كيلو وسلم له اربعة، واكياس معباة قرب انتهاء مدتها المثلى في الرف لان لا احد يتابع تاريخ التحميص.

الفكرة: كل محطة في الدفعة تصير رسالة مكتوبة

المحمص واقف عند الالة، والسائق في الطريق للكافيه، وصاحب المحمصة نفسه يتنقل بين الورشة والمعرض. لا احد منهم يجلس امام شاشة نظام يدخل بيانات. لكن الجميع يمسك جواله طول اليوم. الحل العملي ان تتحول كل محطة الى رسالة قصيرة تكتب في وقتها في نفس التطبيق المستخدم اصلا، فيصير لديك سجل متسلسل يمكن قراءته لاحقا كارقام وتكاليف وتواريخ.

ست رسائل من الكيس الاخضر الى التحصيل

١. رسالة استلام البن الاخضر

المورد والاصل والوزن المستلم وسعر الكيلو ورقم الدفعة وتاريخ الاستلام. رقم الدفعة هنا ليس ترفا: هو الخيط الذي يربط تكلفة الشراء بكل كيس سيخرج منه لاحقا. من دونه تعرف كم انفقت على البن اجمالا، ولا تعرف تكلفة الكيلو المحمص الذي بعته.

٢. رسالة التحميص

رقم الدفعة ودرجة التحميص والوزن قبل وبعد وتاريخ التحميص واسم المحمص. سطر الوزن قبل وبعد هو اهم سطر في القائمة كلها، لانه يقيس نسبة الفقد في التحميص. هذه النسبة تختلف باختلاف الاصل ودرجة التحميص وطريقة العمل، ومتابعتها دفعة بدفعة هي ما يكشف ان الة او مناوبة معينة تفقد اكثر من غيرها.

٣. رسالة التعبئة

عدد الاكياس لكل حجم وتاريخ التحميص المطبوع عليها ورقم الدفعة. حين تسجل التعبئة كرسالة، يصبح المخزون عندك بالاكياس الجاهزة لا بتقدير عام للبن، ويمكنك ان تعرف في اي لحظة ما هو قريب من نهاية مدته المثلى قبل ان يتحول الى هالك. هذا هو معنى متابعة المخزون من الواتساب في نشاط تتغير فيه جودة المنتج مع الوقت.

٤. رسالة طلب الجملة

اسم الكافيه والاصناف والكميات ودرجة التحميص المطلوبة وموعد التسليم وطريقة الدفع. اغلب الخلافات مع الكافيهات سببها طلب اخذ شفويا على الهاتف وتغير بين المكالمة والتسليم. رسالة الطلب المكتوبة تصبح مرجع الاتفاق ورقم العملية الذي يمشي حتى التحصيل.

٥. رسالة التسليم

اسم من استلم في الكافيه والوقت والكميات الفعلية والمرتجع ان وجد. المرتجع في هذا النشاط شائع: اكياس قديمة تستبدل باخرى طازجة. تسجيله لحظة حدوثه هو ما يمنع ان يكون مخزونك الورقي اكبر من الواقع، ويمنع مطالبة الكافيه بخصم غير مسجل عندك.

٦. رسالة الفاتورة والتحصيل

الاصناف والاسعار والضريبة والاجمالي ومرجع الطلب، ثم المبلغ المدفوع والمتبقي وتاريخ الوعد بالسداد. الفاتورة الضريبية لها متطلبات محددة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومرجعها الرسمي zatca.gov.sa، ويفضل مراجعته مع محاسبك للتاكد مما ينطبق على نشاطك. وحين تصدر الفاتورة من نفس مسار الرسائل تصبح الفوترة خطوة داخل المحادثة لا عملية مؤجلة الى اخر الاسبوع.

الدفتر مقابل الرسائل

الموقف	الطريقة الحالية	الرسائل المسجلة
تكلفة الكيلو المحمص	تقدير من سعر الشراء	تحسب من وزن الدفعة بعد الفقد
نسبة الفقد في التحميص	احساس المحمص	رقم مسجل لكل دفعة
عمر الاكياس في الرف	يكتشف عند الشكوى	تاريخ تحميص مربوط بالكيس
طلب كافيه	مكالمة بلا اثر	طلب مكتوب بمرجع

ثلاثة ارقام تظهر بعد شهر من الالتزام

• تكلفة الكيلو المحمص فعلا لكل اصل، بعد احتساب الفقد، وهي الرقم الذي يبنى عليه السعر لا سعر الشراء.
• نسبة الفقد في التحميص لكل درجة تحميص ولكل مناوبة، وما اذا كانت مستقرة ام تتذبذب.
• متوسط الايام بين التحميص والبيع لكل صنف، وهو ما يحدد كم تحمص في الدفعة القادمة بدل ان تحمص على تقدير.

كيف تبدا هذا الاسبوع

• ابدا برقم دفعة واحد يمشي من كيس البن الاخضر حتى الكيس المباع، ولو على دفعة واحدة فقط.
• الزم المحمص بسطرين بعد كل دفعة: الوزن قبل والوزن بعد.
• اطلب من السائق بعد كل تسليم اسم المستلم والوقت والمرتجع.
• راجع رسائل الاسبوع مرة واحدة كل خميس، وقارن الفقد بين الدفعات قبل ان تشتري شحنة جديدة.