محل مواد البناء: ٧ رسائل من التسعيرة للتحصيل
محل مواد البناء يبيع اصنافا كثيرة باسعار تتغير من شهر لاخر، ولزبائن اغلبهم مقاولون يشترون بالاجل ويستلمون على مواقع متفرقة. هذا الخليط هو سبب الفوضى: سعر قيل للزبون قبل اسبوعين وانكره اليوم، وحمولة نزلت في موقع ولا احد يعرف من استلمها، ودفتر ذمم فيه مبالغ لا يعرف صاحب المحل هل هي مستحقة فعلا ام مدفوعة.
المشاهد المتكررة معروفة: عرض سعر اعطي شفويا ثم طولب به بعد ارتفاع سعر الحديد، وسائق سلم اسمنتا لعامل في الموقع بلا توقيع، وكمية رجعت من الموقع ولم تسجل في المخزون، ومقاول تجاوز حده الائتماني لان لا احد يجمع ارقامه قبل الطلب الجديد.
الفكرة: كل محطة في البيع تصير رسالة مكتوبة
الموظف في المحل والسائق في الطريق وامين المستودع لا احد منهم يجلس امام شاشة نظام، لكن كل واحد منهم يمسك جواله طول اليوم. الحل العملي ان تتحول كل محطة في دورة البيع الى رسالة قصيرة تكتب لحظة حدوثها في نفس التطبيق المستخدم اصلا. هذا معنى ادارة العمليات من الواتساب: لا تدريب ولا برنامج جديد، فقط سجل متسلسل لكل عملية يمكن قراءته لاحقا كارقام ومواعيد.
سبع رسائل من التسعيرة الى التحصيل
١. رسالة التسعيرة
اسم الزبون والاصناف والكميات وسعر الوحدة والاجمالي ومدة صلاحية السعر. سطر الصلاحية هو الاهم في هذا القطاع تحديدا: اسعار الحديد والاسمنت والخشب تتحرك، ومن دون تاريخ انتهاء مكتوب ستجد نفسك ملزما بسعر قديم. الرسالة نفسها تصبح مرجع الاتفاق ورقم العملية الذي يمشي حتى التحصيل.
٢. رسالة تاكيد الطلب
ما الذي وافق عليه الزبون فعلا، وهل البيع نقدا ام بالاجل، وكم المتبقي عليه من عمليات سابقة. ربط الطلب الجديد برصيد سابق قبل الصرف هو ما يمنع تراكم الذمم عند مقاول واحد حتى يصير المبلغ اكبر من قدرتك على تحمله.
٣. رسالة الصرف من المستودع
الكميات التي خرجت فعلا مقابل الكميات المطلوبة. في مواد البناء الفرق بين المطلوب والمصروف طبيعي: شدة حديد ناقصة او اكياس تالفة. تسجيل الفرق لحظة الصرف هو ما يجعل الجرد لاحقا مطابقا بدل ان يتحول الى تخمين اخر الشهر.
٤. رسالة التوصيل
اسم السائق ورقم اللوحة والموقع واسم من استلم في الموقع ووقت التسليم. هذه ارخص رسالة في القائمة واكثرها توفيرا للخلافات، لان اغلب النزاعات في هذا القطاع سببها تسليم بلا اسم مستلم. صورة الحمولة في الموقع تكفي كاثبات.
٥. رسالة الفاتورة
الاصناف والكميات والاسعار والضريبة والاجمالي ومرجع الطلب. الفاتورة الضريبية لها متطلبات محددة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والمرجع الرسمي لها هو zatca.gov.sa ويفضل مراجعته مع محاسبك للتاكد من تطبيق ما يخص نشاطك. وحين تصدر الفاتورة من نفس مسار الرسائل تصبح الفوترة خطوة داخل المحادثة لا عملية منفصلة تؤجل الى نهاية الاسبوع.
٦. رسالة المرتجع
الصنف والكمية وسبب الارجاع وحالته. المرتجع من المواقع شائع، واهماله يعني ان مخزونك الورقي اقل من الواقع وان الزبون يطالب بخصم غير مسجل عندك. رسالة واحدة وقت نزول المرتجع تغلق الطرفين.
٧. رسالة التحصيل
المبلغ المدفوع وطريقة الدفع والمتبقي وتاريخ الوعد بالسداد. سطر تاريخ الوعد هو ما يحول دفتر الذمم من قائمة اسماء الى جدول متابعة، ويجعل سؤال من عليه مستحق متاخر اليوم له جواب واضح.
الدفتر مقابل الرسائل
| الموقف | الدفتر الورقي | الرسائل المسجلة |
|---|---|---|
| خلاف على سعر قديم | كلام مقابل كلام | تسعيرة بتاريخ وصلاحية |
| حمولة منكرة | السائق يقول سلمت | اسم مستلم ووقت وصورة |
| رصيد مقاول | يجمع يدويا عند الطلب | يظهر قبل الصرف |
| فرق الجرد | يكتشف اخر الشهر | يسجل لحظة الصرف |
ثلاثة ارقام تظهر بعد شهر من الالتزام
- نسبة العروض التي تحولت الى طلبات فعلية، ومن اي زبون تاتي الطلبات الجادة.
- متوسط الايام بين الفاتورة والتحصيل لكل مقاول، وهو ما يحدد من يستحق البيع بالاجل ومن لا يستحقه.
- الاصناف التي تخرج يوميا مقابل التي لم تتحرك منذ اشهر، فتوقف شراءها وتفرغ رصيدا نقديا محجوزا في الساحة.
كيف تبدا هذا الاسبوع
- اختر زبونا واحدا كثير الطلبات وطبق عليه الرسائل السبع كاملة قبل تعميمها على الجميع.
- الزم السائقين بسطر واحد بعد كل تسليم: اسم المستلم والوقت وصورة.
- اكتب مدة صلاحية السعر في كل تسعيرة مهما كان الزبون قريبا منك.
- راجع رسائل التحصيل مرة كل اسبوع بدل مرة كل شهر.
الخلاصة: محل مواد البناء لا يخسر من ضعف البيع بل من الفجوات بين التسعيرة والتحصيل. سبع رسائل قصيرة تكتب في وقتها تسد هذه الفجوات، وتحول الدفتر الورقي الى سجل يمكن الرجوع اليه وقت الخلاف ووقت القرار.