برنامج إدارة ورشة سيارات

برنامج إدارة ورشة السيارات في فهيم هو نظام يربط بطاقة العمل بقطع الغيار بأجور الفنيين بالفاتورة، فتغلق الثغرات التي تخسر فيها الورشة: قطعة ركبت ولم تحتسب، وسيارة تأخرت ولم يبلغ صاحبها. هذه الصفحة موجهة لأصحاب ورش الصيانة ومراكز الخدمة السريعة ومحلات الإطارات والكهرباء في السعودية، من ورشة بفنيين اثنين إلى مركز بعدة أقسام، ولكل من يريد فاتورة متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) تصدر من البطاقة نفسها.

ورشة السيارات من أصعب الأنشطة ضبطا: كل سيارة حالة مختلفة، وقطع الغيار تدخل وتخرج طوال اليوم، والفني يركب ثم ينسى أن يخبر المحاسب. النتيجة المعتادة: قطع ركبت ولم تحتسب على العميل، ومخزون على الورق لا يطابق الرف.

بطاقة العمل هي مركز النظام

كل سيارة تدخل تفتح لها بطاقة عمل تحمل اللوحة والموديل وشكوى العميل. وعليها يسجل كل شيء:

• قطع الغيار — تصرف من المخزون على البطاقة مباشرة، فتخصم من الرف وتحتسب على الفاتورة في خطوة واحدة.
• أجور العمل — بالساعة أو بالبند، ومنسوبة للفني الذي نفذ.
• الحالة — تحت الفحص، بانتظار قطعة، تحت الإصلاح، جاهزة للتسليم.
• الموافقات — إصلاح إضافي يحتاج موافقة العميل تسجل قبل التنفيذ، فلا خلاف على الفاتورة عند التسليم.

وعند الإغلاق تصدر الفاتورة من البطاقة نفسها: لا إعادة إدخال، ولا بند منسي.

رحلة سيارة من الاستقبال إلى التسليم: 5 خطوات

مثال ليوم عادي في ورشة تعمل على باقة معين، وكل خطوة رسالة في واتساب:

1. الاستقبال: موظف الاستقبال يكتب: «افتح بطاقة لكامري 2019 لوحة أ ب ج 1234، العميل أبو سعد، شكوى صوت في المكابح». تفتح البطاقة ويظهر تاريخ السيارة من زياراتها السابقة.
2. الفحص: الفني يرسل صوتا: «المكابح الأمامية تحتاج فحمات وهوب، وفيه تسريب زيت بسيط». تسجل الملاحظة على البطاقة باسمه.
3. موافقة العميل: يجهز النظام عرض السعر: فحمات أمامية 180 ريالا، وهوب 300 ريال، وأجور 150 ريالا، أي 630 ريالا قبل الضريبة و724.5 ريالا مع ضريبة القيمة المضافة 15%. يرسل للعميل، وتسجل موافقته قبل بدء العمل.
4. التنفيذ: «اصرف فحمات أمامية وهوب على بطاقة 1234». تخصم القطعتان من الرف وتظهران على الفاتورة في الحركة نفسها، وتتحول الحالة إلى «تحت الإصلاح».
5. التسليم: «بطاقة 1234 جاهزة». يبلغ العميل، وعند الاستلام تصدر الفاتورة من البطاقة برمز QR، ويقفل الملف بأجور الفني المنسوبة له.

ما يضيفه فهيم

تدير هذا كله من واتساب: «افتح بطاقة لسيارة كامري بلوحة كذا — شكوى صوت في المكابح»، أو «وش السيارات الجاهزة للتسليم؟» — بالعربية نصا أو صوتا، والفني في الورشة لا أمام شاشة.

ومعين يتابع عنك: سيارات تجاوزت مدتها المتوقعة، وقطع اقتربت من النفاد، وفواتير لم تسدد.

وتاريخ كل سيارة محفوظ باللوحة — فترى عند دخولها التالي ماذا عمل لها سابقا ومتى.

قطع الغيار: رف يطابق الدفتر

المخزون في الورشة يتحرك من 3 أبواب: صرف على بطاقة عمل، وبيع مباشر لعميل يشتري القطعة دون تركيب، واستلام من المورد. النظام يسجل الأبواب الثلاثة في مكان واحد. استلام الشحنة يتم بتصوير فاتورة المورد وإرسالها في واتساب، فتضاف الكميات وتحدث تكلفة كل قطعة. والبيع المباشر يصدر فاتورة مبسطة من الشاشة نفسها ويخصم من الرف. ولكل قطعة حد إعادة طلب، فتظهر القطع سريعة الدوران التي تقترب من النفاد في تقرير واحد قبل أن تتوقف سيارة بانتظارها. والجرد الدوري رسالة: «ابدأ جرد رف الفلاتر»، ثم ترسل الكميات الفعلية، فيسجل الفرق باسم من عد ووقته. وإذا تكرر الفرق في قطعة بعينها، فهذا مؤشر على صرف بلا بطاقة، والنظام يبرزه لك.

ما يضيفه معين تحديدا

معين هو المساعد الشخصي في باقة معين وما فوقها. لا يفتح بطاقة ولا يصرف قطعة من تلقاء نفسه، لكنه يراقب ويذكر ويجهز:

• ملخص صباحي: عدد السيارات في الورشة بحالاتها، والسيارات التي وعد أصحابها بتسليم اليوم، وفواتير الأمس غير المسددة.
• تنبيه عند تجاوز سيارة مدتها المتوقعة، مع مسودة رسالة اعتذار وموعد جديد للعميل تراجعها قبل الإرسال.
• تنبيه عند اقتراب قطعة سريعة الدوران من النفاد، مثل الفلاتر والفحمات، مع اقتراح أمر شراء.
• تجهيز عرض السعر من ملاحظات الفني، وتذكير العميل بموعد الصيانة الدورية القادمة بناء على زيارته الأخيرة.

وفي كل ذلك يطلب معين إذنك قبل أي إجراء يغير البيانات أو يصل إلى العميل.

الفاتورة والامتثال

الهيئة ألزمت بالمرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية (الإصدار) منذ 4 ديسمبر 2021، وبدأت المرحلة الثانية (الربط مع منصة فاتورة) في 1 يناير 2023 على دفعات حسب الإيرادات. والورشة تحتاج النوعين معا: الفاتورة المبسطة للأفراد الذين يصلحون سياراتهم الخاصة، والفاتورة الضريبية لشركات الأساطيل ومكاتب التأجير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. النظام يصدر النوعين من البطاقة نفسها، بالحقول الإلزامية ورمز QR وضريبة 15% محسوبة داخل النظام، وتصل الفاتورة إلى تقرير الضريبة دون إدخال ثان.

الصلاحيات: 5 أدوار جاهزة

النظام يأتي بخمسة أدوار: مدير عام، ومدير مبيعات، ومحاسب، ومشرف مستودع، وموظف. الفني وموظف الاستقبال بدور الموظف: يفتحان البطاقات ويسجلان الملاحظات دون تعديل الأسعار. مشرف المستودع يستلم القطع ويجري الجرد ويعتمد الصرف. مدير الورشة بدور مدير المبيعات يعتمد الخصومات ويلغي البنود. والمحاسب يرى القيود والضريبة دون أن يمس البطاقات.

دفتر وإكسل أم نظام واحد؟

• دفتر الورشة: يعرف من دخل ومن خرج، ولا يعرف ما ركب ولا ما بقي على الرف، والفاتورة تكتب من الذاكرة.
• ملف إكسل للقطع وبرنامج فواتير منفصل: الصرف في مكان والفاتورة في مكان آخر، والقطعة المنسية تظهر في الجرد لا في الفاتورة.
• نظام متكامل: البطاقة والقطع والأجور والفاتورة والمحاسبة في قاعدة بيانات واحدة، والصرف والاحتساب حركة واحدة.

كيف تبدأ؟ 3 خطوات

1. أدخل قطع الغيار وأسعارها من ملفك الحالي أو بتصوير فواتير الموردين، مع الجرد الافتتاحي للرف.
2. حدد بنود الأجور بالساعة أو بالخدمة، ووزع الصلاحيات على الفنيين والاستقبال والمستودع.
3. افتح أول بطاقة من واتساب لأول سيارة تدخل، واستمر بالتشغيل الفعلي خلال الشهر التجريبي المجاني.

الأسعار بعد الشهر التجريبي للمستخدم شهريا: الأساسي 75 ريالا عبر الويب، ومعين 375 ريالا مع واتساب والمساعد الشخصي، وفهيم 935 ريالا مع ذكاء اصطناعي يعدل النظام بطلب منك خلال دقائق، وEnterprise عند الطلب. الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة 15%، و«الضمان الذهبي» يرد المبلغ كاملا خلال 30 يوما. التفاصيل في صفحة الأسعار.

اقرأ أيضا

• إدارة ورشة السيارات من الواتساب
• محل قطع الغيار
• إدارة المخزون والجرد