ورشة السيارات من الواتساب: ٦ رسائل حتى التسليم

ورشة السيارات تعمل بايقاع مختلف عن اي محل تجزئة. الدخل لا ياتي من صنف يباع ويخرج، بل من سيارة تدخل صباحا وتحتاج فحصا وتقديرا وموافقة من العميل وقطع غيار وساعات عمل فني، ثم تخرج بفاتورة. وبين الدخول والخروج نقاط كثيرة يمكن ان تتعثر في اي منها: العميل لم يوافق على البند الاضافي، القطعة تاخرت عند المورد، الفني انتقل الى سيارة اخرى، والفاتورة صدرت ناقصة لان احدا لم يسجل الزيت الذي استخدم.

المشكلة ليست في مهارة الفنيين، بل في ان المعلومة تتحرك اسرع من التسجيل. الاتفاق مع العميل يتم بمكالمة، وطلب القطعة يتم برسالة، وتسليم السيارة يتم عند الباب. ثم ياتي اخر اليوم ليجلس صاحب الورشة او المحاسب امام دفتر يحاول ان يتذكر ماذا حدث. ما يلي طريقة عملية لتحويل كل حدث الى رسالة واحدة تكتب في لحظتها.

اين يضيع وقت الورشة فعلا

• الاستلام غير الموثق: السيارة تدخل بشكوى شفهية وبحالة خارجية لم تصور، فيصبح كل خلاف لاحق كلمة ضد كلمة.
• الموافقة الشفهية: العميل يقول على الهاتف تمام، ثم ينكر البند عند التسليم لان لا اثر مكتوب للموافقة.
• قطع الغيار: قطعة تطلب من المورد باسم العميل، وتصل، وتركب في سيارة اخرى مستعجلة، فتختل الحسبة مرتين.
• ساعات العمل: الفني يشتغل على ثلاث سيارات في يوم، ولا احد يعرف كم ساعة ذهبت لاي منها، فالتسعير يصبح تخمينا.
• المتابعة بعد التسليم: عميل الصيانة الدورية لا يعود الا اذا تذكر، ولا احد يذكره.

ست رسائل من دخول السيارة الى تسليمها

الفكرة ان يكتب كل حدث في اللحظة التي يقع فيها، من نفس التطبيق الذي بيد مدير الورشة اصلا. حين يستقبل النظام رسالة واتساب ويحولها الى سجل، يتوقف ادخال البيانات عن كونه مهمة مؤجلة الى اخر اليوم:

رسالة التقدير هي اهم رسالة في اليوم

اغلب الخلافات في الورش تبدا من فرق بين ما فهمه العميل وما نفذته الورشة. تقدير مكتوب يحدد البنود والسعر التقريبي ويطلب ردا صريحا يحل هذا كله. ولا يحتاج ان يكون مستندا رسميا؛ رسالة واضحة فيها بنود مرقمة تكفي، بشرط ان تحفظ مع امر العمل لا ان تبقى في محادثة ستدفن غدا.

وحين يظهر عطل اضافي اثناء الفك، تعامل معه كتقدير ثان مستقل: رسالة جديدة، موافقة جديدة، بند جديد. لا تضف بنودا الى فاتورة سبق ان وافق عليها العميل.

قطع الغيار: النقطة التي تاكل الربح بهدوء

1. اربط كل قطعة بامر عمل: القطعة التي تدخل باسم سيارة يجب الا تخرج لسيارة اخرى دون تسجيل.
2. افصل المخزون عن الطلبيات: ما هو عندك على الرف شيء، وما هو في الطريق من المورد شيء اخر، وخلطهما يجعلك توعد العميل بموعد لا تملكه.
3. سجل تكلفة الشراء لحظة الاستلام: ليس بعد شهر عند مطابقة حساب المورد.
4. راجع القطع الراكدة كل ربع سنة: رفوف الورش تمتلئ بقطع طلبت لسيارة لم تعد.

هذا الجزء تحديدا هو ما يحول ورشة تعمل طوال اليوم الى ورشة تربح فعلا. من ارادها بترتيب واحد متصل يمكنه الاطلاع على ادارة المخزون من الواتساب.

الفاتورة: لا تتركها لاخر اليوم

حين تصدر الفاتورة من بنود سجلت اثناء العمل، تكون صحيحة تلقائيا. وحين تصدر من الذاكرة، تنسى بنود صغيرة تتكرر كل يوم فتصبح خسارة شهرية ثابتة. اما متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية فتحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والمرجع الرسمي لها هو zatca.gov.sa، وينصح بمراجعته لمعرفة ما ينطبق على منشاتك تحديدا. عمليا، ما يهم صاحب الورشة ان تخرج الفاتورة من نفس المكان الذي سجل فيه العمل، لا من دفتر منفصل. تفاصيل هذه الزاوية في الفوترة من الواتساب.

قائمة تحقق قبل ان تبدا

1. وحد نقطة الاستلام: كل سيارة تدخل تفتح لها بطاقة واحدة، بلا استثناءات لعميل مستعجل.
2. اجعل صور الحالة عند الاستلام اجراء ثابتا لا خطوة اختيارية.
3. لا تبدا اي عمل غير مقدر ومكتوب.
4. حدد من له صلاحية اعطاء خصم، ومن ليس له.
5. اقفل امر العمل قبل خروج السيارة من الباب، لا بعده.
6. راجع الاسبوع الاول يدويا لتتاكد ان ما سجل يطابق ما حدث.

الورشة المنظمة ليست التي تشتغل اكثر، بل التي تعرف اين ذهبت كل ساعة وكل قطعة.