برنامج محاسبة للمحلات التجارية

سؤال بسيط يعجز كثير من أصحاب المحلات عن إجابته فورا: كم ربحت الشهر الماضي؟ مبيعات الشهر معروفة، لكن الربح يحتاج تكلفة البضاعة المباعة، وهذه تحتاج مخزونا مضبوطا.

برنامج المحاسبة للمحلات التجارية هو نظام يربط الشراء بالمخزون بالبيع بالفاتورة الإلكترونية في حركة واحدة، فيخرج ربح المحل رقما لا تخمينا. فهيم يقدم هذا النظام من الواتساب: تصور فاتورة المورد فتسجل، وتسأل عن الربح أو الأصناف الراكدة من جوالك. يناسب المحلات الصغيرة والمتوسطة في السعودية: البقالة والسوبر ماركت ومحل الملابس والأدوات وقطع الغيار ومواد البناء، بفرع واحد أو عدة فروع، وصاحبها يريد أن يعرف ربحه الحقيقي دون محاسب متفرغ.

ثلاثة أرقام تحدد ربح المحل

1. تكلفة البضاعة المباعة — لا تعرف إلا إذا كان لكل صنف تكلفة شراء محدثة.
2. المخزون الراكد — بضاعة نقدها متجمد على الرف. كل صنف لم يتحرك منذ شهور هو مال معطل.
3. الفاقد — الفرق بين ما يقوله النظام وما يوجد على الرف فعلا: تلف أو خطأ إدخال أو سرقة. لا يعالج ما لا يقاس.

كيف يضبطها فهيم

• الشراء بصورة — ترسل صورة فاتورة المورد فتسجل الكميات والتكاليف وتتحدث تكلفة كل صنف.
• البيع يخصم فورا — رصيد الرف والمخزون رقم واحد لا رقمان.
• جرد بلا إقفال المحل — تدخل الكميات المعدودة ويظهر النظام الفروقات صنفا صنفا.
• تنبيه النواقص — حد إعادة الطلب لكل صنف فلا تنفد الأصناف السريعة ولا تتكدس البطيئة.
• الفروع — مخزون وتقارير موحدة مع تفصيل كل فرع.

وتسأل من جوالك: «كم ربح هذا الشهر؟»، «وش الأصناف الراكدة؟»، «أي فرع أعلى مبيعا؟» — بالعربية في واتساب.

وكل بيعة تصدر فاتورة مبسطة متوافقة مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية، وتصل لتقارير الضريبة دون إدخال ثان.

لمن هذا النظام

• بقالة أو سوبر ماركت بمئات الأصناف السريعة وهامش ضيق يجعل الفاقد مؤثرا.
• محل ملابس أو أحذية بمقاسات وألوان، حيث يتكدس الراكد في مقاس واحد دون أن يلاحظه أحد.
• محل قطع غيار أو أدوات أو مواد بناء يشتري بكميات ويحتاج تكلفة محدثة لكل صنف.
• سلسلة فروع صغيرة يريد صاحبها رقما واحدا لكل الفروع وتفصيلا لكل فرع.

أما المطعم أو ورشة الصيانة فلكل منهما صفحة خاصة، لأن دورة عملهما تختلف عن البيع من الرف.

يوم عمل في المحل

مثلا: محل أدوات منزلية بفرعين وبنحو 800 صنف. هكذا يمر اليوم:

• الصباح: يصل المورد ب12 صنفا. صاحب المحل يصور الفاتورة ويرسلها، فتضاف الكميات وتحدث تكلفة كل صنف.
• طوال اليوم: الكاشير يبيع، وكل عملية تخصم من الرصيد وتصدر فاتورة مبسطة بضريبة 15%.
• الظهر: يسأل «كم رصيد الصنف كذا في الفرع الثاني؟» فيصله الرقم دون اتصال بالفرع.
• العصر: يجرد رفا واحدا ويرسل الكميات المعدودة. النظام يظهر فرقا في 3 أصناف فيسجل كتلف أو يبحث سببه.
• المساء: معين يرسل ملخص اليوم: المبيعات، والربح الإجمالي بعد تكلفة البضاعة، و5 أصناف تحت حد إعادة الطلب.

الأرقام افتراضية، لكن الفكرة واحدة: الربح يعرف كل يوم لا في آخر السنة.

كيف يعمل خطوة بخطوة

1. تعريف الأصناف: الاسم والوحدة وسعر البيع وحد إعادة الطلب، والباركود إن وجد.
2. الرصيد الافتتاحي: جرد أولي واحد يعطي النظام نقطة بداية صحيحة.
3. الشراء بصورة: كل فاتورة مورد تضيف الكميات وتحدث التكلفة.
4. البيع من الكاشير: خصم فوري وفاتورة إلكترونية لكل عملية.
5. الجرد الدوري والتقارير: رف في كل مرة، وتقرير الربح والراكد والفاقد يطلب برسالة.

وتخرج من هذه الخطوات 5 تقارير يطلبها صاحب المحل أكثر من غيرها: الربح الإجمالي بعد تكلفة البضاعة، وحركة الأصناف والراكد منها، وفروقات الجرد، والأصناف تحت حد إعادة الطلب، والمبيعات حسب الفرع. كلها تصل برسالة واتساب بأرقام اليوم، لا بأرقام آخر مطابقة.

ما تطلبه الأنظمة وكيف يغطى

الفاتورة الإلكترونية إلزامية بحسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا): المرحلة الأولى منذ 4 ديسمبر 2021، والمرحلة الثانية (الربط والتكامل) على موجات منذ 1 يناير 2023. المحل يصدر للمستهلك فاتورة ضريبية مبسطة برمز QR، وللعميل التجاري فاتورة ضريبية كاملة، وكلتاهما بضريبة القيمة المضافة 15% ومحفوظتان بالصيغة المطلوبة. وضريبة المشتريات تسجل من فاتورة المورد نفسها، فيخرج الإقرار الضريبي من النظام دون تجميع يدوي. وإن كان لديك موظفون، فرواتبهم تخضع لنظام حماية الأجور عبر منصة مدد، وملف الرفع يبنى من المسير المعتمد.

مقارنة مع الدفتر والإكسل ونظام الكاشير وحده

• الدفتر أو الإكسل: يسجل المبيعات ولا يعرف تكلفة البضاعة المباعة، فالربح تخمين.
• نظام كاشير منفصل: يبيع ويخصم لكنه لا يعرف الشراء ولا المحاسبة، فتحتاج مطابقة شهرية بين نظامين.
• نظام محاسبة مكتبي: دقيق لكنه يحتاج من يجلس أمامه، وصاحب المحل واقف عند الرف.
• نظام يعمل من الواتساب: الشراء بصورة، والسؤال برسالة، والكاشير والمخزون والمحاسبة رقم واحد.

ما يضيفه معين

معين هو المساعد الشخصي في باقتي معين وفهيم. يرسل ملخصا صباحيا بمبيعات الأمس وربحها والأصناف الناقصة، ويذكرك بموعد سداد المورد أو بصنف راكد منذ 90 يوما مثلا، ويعد لك طلب الشراء أو رسالة العرض للعملاء لتراجعها قبل الإرسال. ولا يتخذ إجراء دون إذنك.

والصلاحيات على 5 أدوار: مدير عام، ومدير مبيعات، ومحاسب، ومشرف مستودع، وموظف. فالكاشير يبيع ولا يرى تكلفة الشراء ولا الربح، والمحاسب يرى الأرقام ولا يعدل الأسعار. ويعمل إلى جانب معين 4 وكلاء ذكاء اصطناعي في المبيعات والمالية والمشتريات والسوق.

الباقات والتجربة

الباقة الأساسية ب75 ريالا للمستخدم شهريا تعطي النظام الكامل من المتصفح: البيع والمخزون والفوترة والتقارير. وباقة معين ب375 ريالا تضيف الواتساب والمساعد الشخصي. وباقة فهيم ب935 ريالا تضيف ذكاء اصطناعيا يعدل النظام بناء على طلبك: تطلب برسالة خانة لتاريخ الصلاحية أو تقرير مبيعات حسب الساعة، فيطبق خلال دقائق. الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة 15%، والشهر الأول مجاني، ومع الضمان الذهبي تسترد المبلغ كاملا خلال 30 يوما. ابدأ من صفحة التجربة المجانية.

خطة التطبيق

1. التهيئة: إدخال الأصناف من ملف أو من صور فواتير المورد الأخيرة، وإضافة المستخدمين بأدوارهم.
2. الجرد الافتتاحي: عد واحد لكل الأصناف أو للأسرع حركة أولا.
3. التشغيل على فرع واحد: البيع والشراء من النظام حتى يعتاد الكاشير.
4. التعميم والمراجعة: بقية الفروع، ثم تقرير الربح والراكد والفاقد كل شهر.

الشهر المجاني يكفي عادة للخطوات الثلاث الأولى، فتقرر الاستمرار وقد رأيت ربح شهر حقيقي من محلك لا من مثال.

اقرأ أيضا

• فروقات الجرد: الأسباب والعلاج
• إدارة أكثر من فرع
• نظام الكاشير ونقاط البيع