المطبعة: ٧ رسائل من البروفة الى التسليم

المطبعة ومحل الدعاية والاعلان يعيشان على الواتساب اصلا. العميل يرسل الملف من جواله، ويسأل عن السعر برسالة، ويوافق على البروفة بكلمة واحدة، ثم يتصل بعد يومين يسأل متى يجهز. المشكلة ان كل هذه الخطوات تمر وتختفي، فلا يبقى منها الا محادثة طويلة يصعب الرجوع اليها حين يختلف احد على المقاس او السعر.

ونتيجة ذلك معروفة لكل صاحب مطبعة: بنر طبع بمقاس خاطئ لان الملف الاخير لم يكن الاخير فعلا، وطلب سلم بلا تحصيل لان المندوب نسي، ورول فينيل انتهى فجأة بلا احد يعرف اين صرف، وطلب اعيدت طباعته مرتين دون ان يحسب احد تكلفة الاعادة. الخسارة هنا ليست في السعر، بل في الخطوات التي لم تكتب.

الفكرة: اجعل كل خطوة رسالة تسجل مرة واحدة

لا تحتاج المطبعة نظاما جديدا يتعلمه العامل على الماكينة. تحتاج ان تتحول كل خطوة في الطلب الى رسالة قصيرة تسجل في مكان واحد وقت حدوثها، بدل تفريغها في دفتر او اكسل اخر اليوم. هذا هو معنى ادارة العمليات من الواتساب: نفس التطبيق ونفس العادة، لكن ما يكتب يبقى ويمكن قراءته لاحقا كارقام.

سبع رسائل تغطي الطلب من الملف الى التسليم

١. رسالة استلام الطلب

اسم العميل، نوع العمل (بنر، استيكر، كروت، رول اب، طباعة على الفلكس)، المقاس، الكمية، وموعد التسليم المتفق عليه. هذه الرسالة تنشئ رقم الطلب الذي يستخدمه الجميع بعد ذلك، من مصمم البروفة الى مندوب التسليم.

٢. رسالة اعتماد البروفة

صورة البروفة النهائية مع اسم الملف، وموافقة العميل مكتوبة. هذه اهم رسالة في المطبعة. كل خلاف على لون او املاء او مقاس يحسم بها، والقاعدة العملية بسيطة: لا طباعة قبل رسالة اعتماد. الموافقة الشفهية في المكالمة لا تصلح دليلا بعد اسبوع.

٣. رسالة الدفعة المقدمة

المبلغ وطريقة الاستلام وتاريخه. الطلبات المخصصة لا تعاد بيعها لعميل اخر، فالبنر باسم محل معين لا قيمة له اذا اعتذر صاحبه. الدفعة المقدمة هي ما يفصل بين طلب حقيقي وطلب قد يلغى بعد التنفيذ.

٤. رسالة صرف الخامة

كم متر فلكس او فينيل صرف، وكم لوح، وكم عبوة حبر، ولاي طلب. رسالة واحدة في كل صرف تحول المستودع من تقدير بالنظر الى رصيد تعرفه، وتجيب عن سؤال متى يجب ان اطلب رول جديد قبل ان يتوقف العمل. تفاصيل هذا الجانب في ادارة المخزون بالواتساب.

٥. رسالة دخول الانتاج

متى دخل الطلب على الماكينة ومن نفذه. هذه الرسالة وحدها تنهي سؤال اين وصل طلب فلان؟ الذي يتكرر عشر مرات في اليوم، وتكشف الطلبات المتوقفة قبل ان يتصل صاحبها غاضبا.

٦. رسالة الهالك واعادة الطباعة

القطعة التي اعيدت تسجل باسم الطلب وبالسبب: ملف بجودة ضعيفة، خطأ في الالوان، قص غير دقيق، تعديل من العميل بعد الاعتماد. بعد شهرين تصبح لديك اجابة عن سؤال كم يكلفني الهالك فعلا، ومن اي باب يدخل. وهذا الرقم غالبا اكبر مما يتوقعه صاحب المطبعة.

٧. رسالة التسليم والمتبقي

تاريخ التسليم، من استلم، اجمالي الطلب، المدفوع، والمتبقي. الفاتورة تصدر من نفس السجل فلا يعاد ادخال الارقام يدويا. اما الجانب النظامي للفوترة الالكترونية في السعودية فتحكمه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وينصح بمراجعة متطلباتها المحدثة على zatca.gov.sa قبل اعتماد اي اجراء داخلي.

ماذا تمنع كل رسالة

الرسالة	ما تسجله	الخسارة التي تمنعها
استلام الطلب	المقاس والكمية والموعد	طباعة بمقاس غير المطلوب
اعتماد البروفة	الملف النهائي وموافقته	خلاف على لون او نص
الدفعة المقدمة	مبلغ وتاريخ	طلب مخصص ينفذ ثم يلغى
صرف الخامة	الكمية والطلب	نفاد رول في منتصف العمل
دخول الانتاج	الوقت والمنفذ	طلب متوقف بلا ملاحظة
الهالك	القطعة والسبب	هامش يتآكل بلا تفسير
التسليم	المستلم والمتبقي	مبلغ متبقي لا يحصل

قائمة تحقق قبل ان تبدأ

• رقم طلب واحد يمشي من الاستلام الى الفاتورة، ولا يعاد ترقيمه في اي خطوة.
• قاعدة معلنة للفريق: لا طباعة قبل رسالة اعتماد البروفة.
• اسم الملف المعتمد يكتب في الرسالة، لا يكتفى بارفاق الصورة.
• كل صرف خامة يسجل باسم الطلب، حتى المتر الواحد.
• مراجعة اسبوعية لرسائل الهالك، لا شهرية.
• تعديل العميل بعد الاعتماد يسجل كطلب جديد او كتكلفة اضافية، لا يبتلع بصمت.

ماذا يتغير بعد شهر

شكل المطبعة لن يتغير، لكن الاسئلة التي تستطيع الاجابة عليها تتغير. كم طلبا تحت التنفيذ الان؟ اي طلب تأخر ولماذا؟ اي نوع عمل يعطي هامشا افضل: البنرات ام الاستيكرات ام الطباعة على الاقمشة؟ كم مترا من الفلكس استهلكنا هذا الشهر مقابل ما بعناه؟ من العملاء الذين عليهم متبقيات منذ اكثر من ثلاثين يوما؟

هذه اسئلة لا تحتاج برنامجا معقدا ولا موظف ادخال بيانات. تحتاج فقط ان تكون كل خطوة قد كتبت مرة واحدة في وقتها، في نفس المكان الذي يعمل منه الفريق فعلا.

المطبعة التي تكتب اعتماد البروفة تخسر رولات اقل من المطبعة التي تتذكره.