نموذج عرض سعر: ٨ بنود تحميك من خلاف السعر

نموذج عرض السعر ورقة واحدة يرسلها البائع للعميل قبل البيع، فيها ٨ بنود: بيانات المنشأة والعميل، ورقم العرض وتاريخه، والبنود بكمياتها وأسعارها، والإجمالي، وما يشمله السعر وما لا يشمله، ومدة الصلاحية، وشروط الدفع، ومدة التسليم. وأهم بند فيها هو مدة الصلاحية، لأن المادة ٣٥ من نظام المعاملات المدنية تمنعك من العدول عن عرض له مدة معينة حتى تنقضي، والمادة ٣٦ تسقطه إذا انتهت المدة دون قبول. فاكتب المدة دائما، ولتكن قصيرة إذا كانت أسعار موردك تتغير. وفيما يلي النموذج بمثال محسوب، وما يعنيه رد العميل على الواتساب.

ما هو عرض السعر وهل يلزمني بالسعر الذي كتبته؟

تعرف منشآت في نموذج الفاتورة المبدئية عرض السعر بأنه وثيقة من البائع للعميل يعرف بها الأسعار والشروط والأحكام قبل الالتزام بالشراء، وبعد قبول العميل يصدر البائع الفاتورة ويتابع الدفعات. فعرض السعر يسبق الفاتورة ولا يحل محلها.

أما الإلزام فتحسمه مواد نظام المعاملات المدنية المنشور في أم القرى، وقد بدأ العمل به بعد ١٨٠ يوما من نشره:

• المادة ٣٤: عرض البضائع والخدمات مع بيان ثمنها يعد إيجابا، إلا إذا قامت دلائل تفيد خلاف ذلك. أما الإعلان مع الأسعار فلا يعد إيجابا في الأصل.
• المادة ٣٥: للموجب أن يعدل عن الإيجاب قبل القبول ما لم تكن له مدة معينة. وإن لم تكن له مدة وعدل عنه، فعليه إعلام العميل، وإلا لزمه تعويضه عما لحقه من ضرر.
• المادة ٣٦: يسقط الإيجاب إذا رفضه العميل، أو انقضت المدة التي عينها البائع للقبول دون صدوره. وأي تعديل يضعه العميل في قبوله يعد رفضا يتضمن إيجابا جديدا.

معنى ذلك عمليا: إذا كتبت «صالح ١٥ يوما» فأنت ملتزم بالسعر ١٥ يوما، ولا يلزمك بعدها. وإذا لم تكتب مدة فتستطيع العدول، لكن عليك أن تبلغ العميل بذلك صراحة. هذه قراءة عامة للنص، فراجع محاميا في أي عقد كبير أو نزاع قائم.

ما البنود التي يحتاجها نموذج عرض السعر؟

1. بيانات المنشأة: الاسم كما في السجل التجاري، ورقم السجل، ورقم التواصل.
2. بيانات العميل: اسم المنشأة أو الشخص، واسم من طلب العرض ورقمه.
3. رقم العرض وتاريخه: رقم متسلسل مثل ع-١٠٤٢، حتى يشير إليه العميل عند الموافقة ولا يختلط بعرض آخر.
4. جدول البنود: الوصف والكمية والوحدة وسعر الوحدة والمجموع لكل سطر.
5. الإجمالي: مجموع البنود، والخصم إن وجد مكتوبا كسطر مستقل.
6. ما يشمله السعر وما لا يشمله: التوصيل والتركيب والضمان، فهي أكثر ما يختلف عليه الطرفان لاحقا.
7. مدة الصلاحية: «هذا العرض صالح حتى تاريخ كذا»، بتاريخ محدد لا بعدد أيام فقط.
8. شروط الدفع والتسليم: نسبة الدفعة المقدمة، وموعد الباقي، ومدة التوريد من تاريخ الموافقة.

وهذا مثال لعرض سعر من مورد أثاث مكتبي لعميل طلب ٢٥ كرسيا و٥ مكاتب:

وتحت الجدول: صالح حتى ١٣ نوفمبر، ودفعة مقدمة ٥٠٪ عند الموافقة أي ٧٥٠٠ ريال، والباقي عند التسليم، والتوريد خلال ١٠ أيام عمل من استلام الدفعة. بهذه الأسطر الثلاثة يعرف العميل كل ما سيدفعه ومتى، ولا يبقى مكان لسؤال «هل التركيب مشمول؟».

كم تكون مدة صلاحية عرض السعر؟

لا يحدد النظام مدة معينة، فالمدة قرارك أنت. والقاعدة العملية أن تربطها بمدة ثبات أسعار موردك. فإذا كانت بضاعتك من حديد أو ذهب أو مواد تتغير أسعارها كل أسبوع، فاجعل الصلاحية قصيرة، كأسبوع واحد. وإذا كنت تبيع خدمة بسعر ثابت كالصيانة السنوية أو التصميم، فشهر كامل مقبول.

وتذكر أن المدة تحميك من الجهتين: تلزمك بالسعر خلالها فيثق بك العميل، وتسقط العرض بعدها فلا يعود إليك العميل بعد شهرين يطالب بسعر قديم. فإن عاد بعد انتهائها فقبوله يعد إيجابا جديدا حسب المادة ٣٦، ولك أن تقبله أو ترسل عرضا محدثا.

هل موافقة العميل على الواتساب تكفي لقبول عرض السعر؟

تنص المادة ٣٣ على أن الإيجاب والقبول يكونان بكل ما يدل على الإرادة، ويجوز أن يكونا باللفظ أو بالكتابة. فرسالة العميل «موافق على العرض ع-١٠٤٢» قبول مكتوب. ولكي تكون الموافقة واضحة انتبه لثلاث حالات:

• الموافقة مع تعديل: إذا كتب العميل «موافق بشرط التوصيل مجانا» فهذا حسب المادة ٣٦ رفض يتضمن إيجابا جديدا منه، والعقد لا يتم حتى توافق أنت على التعديل.
• السكوت: المادة ٣٧ تنص على أن السكوت لا يعد قبولا إلا باتفاق أو قرينة، كتعامل سابق اتصل به العرض. فلا تبدأ التوريد لأن العميل لم يعترض.
• وقت انعقاد العقد: المادة ٣٨ تعد العقد قد تم في زمان صدور القبول إذا كان التواصل مباشرا، وفي زمان علمك بالقبول إذا كان الطرفان غائبين، ما لم يتفقا على خلاف ذلك. لذلك يفيد أن يذكر العميل رقم العرض في رسالته.

ولما بعد الموافقة اقرأ دورة المبيعات من عرض السعر إلى التحصيل، فهي تشرح المراحل حتى دخول المال.

كيف أجهز عرض السعر من الواتساب؟

أبطأ ما في عرض السعر اليدوي ليس كتابته، بل البحث عن آخر سعر بعته لهذا العميل، وعن المخزون المتاح، ثم نسخ ذلك في ملف وتحويله إلى PDF. فيتأخر العرض يوما، ويذهب العميل لمنافس رد عليه أسرع.

في فهيم تكتب للمساعد في الواتساب رسالة مثل: «جهز عرض سعر لمؤسسة النخبة ٢٥ وحدة»، فيجهز العرض ويعرضه عليك للمراجعة، ولا يرسل للعميل إلا بعد موافقتك. وبعد قبول العميل تتابع الفوترة والتحصيل من المحادثة نفسها كما في الفوترة من الواتساب. وإذا أردت أن يحمل العرض شعارك وبنودك الثابتة، فاطلب ذلك برسالة كتعديل على نظامك.

ما الأخطاء التي تفسد عرض السعر؟

• عرض بلا مدة صلاحية، فيطالبك العميل بالسعر بعد أن رفعه موردك.
• عرض بلا رقم، فيوافق العميل على «العرض» ولا يعرف أحد أي نسخة يقصد.
• سطر «التوصيل» غائب، فيعتبره العميل مشمولا وتعتبره أنت إضافيا.
• تعديل السعر بالرسائل دون إصدار عرض جديد برقم جديد، فتتعدد النسخ.
• بدء التنفيذ قبل موافقة مكتوبة أو دفعة مقدمة.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة المبدئية؟

هما متقاربان، وتسمي منشآت نموذجها «فاتورة مبدئية (عرض سعر)». كلاهما يسبق البيع ولا يثبت دينا على العميل، أما الفاتورة فتصدر بعد الموافقة والتسليم وتثبت البيع نفسه.

هل أستطيع تغيير السعر بعد إرسال العرض؟

إذا كتبت مدة صلاحية فأنت ملتزم بالسعر حتى تنقضي حسب المادة ٣٥. وإذا لم تكتب مدة فلك العدول قبل قبول العميل، بشرط أن تبلغه بذلك، وإلا قد تلزمك المادة نفسها بتعويضه عن الضرر.

هل عرض السعر بصيغة PDF أفضل من رسالة نصية؟

نعم للعروض التي فيها أكثر من بند، لأن ملف PDF يظهر بالشكل نفسه على كل جوال ولا يعدل بسهولة. أما الرسالة النصية فتكفي لبند واحد بسعر واضح، بشرط أن تذكر فيها المدة وشروط الدفع.

ماذا أفعل إذا وافق العميل بعد انتهاء صلاحية العرض؟

قبوله المتأخر لا يعقد البيع وحده، بل يعد إيجابا جديدا منه حسب المادة ٣٦. فإن كانت أسعارك لم تتغير فوافق عليه برسالة واضحة، وإن تغيرت فأرسل عرضا جديدا برقم جديد وتاريخ جديد.