نموذج كشف حساب عميل: ٧ أعمدة تنهي خلاف الرصيد

نموذج كشف حساب العميل جدول واحد يبين كل ما بينك وبين عميل خلال فترة محددة: رصيد أول المدة، ثم كل فاتورة ودفعة ومرتجع بتاريخها، ثم الرصيد المتبقي عليه. ويحتاج ٧ أعمدة حتى يقرأه العميل دون أن يتصل بك: التاريخ، ونوع الحركة، ورقم المستند، والبيان، ومدين، ودائن، والرصيد. والمعادلة ثابتة: رصيد أول المدة + الفواتير − الدفعات والمرتجعات = الرصيد المستحق. أرسله للعميل الآجل مرة كل شهر على الأقل، واحتفظ بنسخته ١٠ سنوات حسب نظام الدفاتر التجارية. وفيما يلي النموذج بمثال محسوب، ومتى ترسله، وكيف تستخرجه من الواتساب برسالة.

ما هو كشف حساب العميل وما الفرق بينه وبين الفاتورة؟

الفاتورة تثبت بيعا واحدا: هذا العميل اشترى منك هذه البضاعة بهذا المبلغ في هذا اليوم. وسند القبض يثبت دفعة واحدة. أما كشف الحساب فلا يثبت حركة جديدة، بل يجمع الفواتير والسندات والمرتجعات في مكان واحد ويحسب الفرق بينها. هو صورة الحساب كله، لا ورقة من أوراقه.

لذلك يحتاجه كل من يبيع بالآجل أو يستلم دفعات على مراحل: محل مواد بناء يورد لمقاول على أسابيع، ومورد مواد غذائية يوزع على البقالات، وشركة صيانة لها عقود شهرية. وبدونه يسأل العميل «كم علي؟» فيجيبه المحاسب بعد ساعة من البحث، أو يختلف الطرفان لأن كل واحد منهما يحسب من دفتره.

ما الأعمدة التي يحتاجها نموذج كشف حساب العميل؟

في رأس الكشف ٤ بيانات: اسم العميل كما في الفواتير، ورقم حسابه عندك، والفترة من تاريخ إلى تاريخ، وتاريخ إصدار الكشف. ثم الجدول بأعمدته السبعة:

1. التاريخ: تاريخ الحركة نفسها، لا تاريخ تسجيلها إن تأخر.
2. نوع الحركة: فاتورة، أو سند قبض، أو مرتجع، أو خصم متفق عليه.
3. رقم المستند: رقم الفاتورة أو السند، حتى يطابقه العميل مع أوراقه دون سؤال.
4. البيان: وصف قصير مثل «توريد حديد مشروع حي النرجس» أو «تحويل بنكي».
5. مدين: ما يزيد دين العميل، وهو الفواتير غالبا.
6. دائن: ما ينقص دينه، وهو الدفعات والمرتجعات والخصومات.
7. الرصيد: الرصيد الجاري بعد كل سطر، حتى يرى العميل أين تغير المبلغ.

وهكذا يبدو كشف شهر أكتوبر لعميل يشتري بالآجل:

كيف أحسب الرصيد في كشف حساب العميل؟

ابدأ برصيد أول المدة، وهو رصيد آخر يوم في الكشف السابق، ثم اجمع عمود المدين واطرح عمود الدائن. في المثال: ٨٠٠٠ + (١٢٠٠٠ + ٦٥٠٠) − (١٠٠٠٠ + ٥٠٠ + ٤٠٠٠) = ١٢٠٠٠ ريال. وهذا الرقم يجب أن يساوي الرصيد الجاري في آخر سطر؛ فإن اختلفا فهناك حركة سجلت مرتين أو سقطت.

وأضف تحت الجدول سطرا يوزع الرصيد حسب عمره، لأن العميل والمحاسب يهمهما أي جزء من الدين قديم. في المثال تكون الفاتورة ١٣٠٢ قد سددت بالكامل تقريبا بالدفعات والمرتجع، فيبقى أغلب الرصيد من فاتورة ٢٢ أكتوبر، أي دين عمره أقل من ٣٠ يوما. والتقسيم المعتاد: أقل من ٣٠ يوما، ومن ٣١ إلى ٦٠، ومن ٦١ إلى ٩٠، وأكثر من ٩٠ يوما. وهذا التقسيم هو أساس متابعة الذمم الذي شرحناه في دليل تحصيل المستحقات.

متى أرسل كشف الحساب للعميل؟

لا يحدد نظام موعدا لإرسال كشف الحساب، لكن العادة الأنفع أن ترسله في ٣ مواقف:

• أول كل شهر: لكل عميل آجل له رصيد، حتى لو لم يطلبه. الكشف المنتظم يذكر العميل بدينه دون رسالة مطالبة محرجة.
• قبل أي مطالبة: لا تطالب بمبلغ قبل أن يرى العميل كيف وصلت إليه. أغلب الخلافات تنتهي حين يرى الطرفان الجدول نفسه.
• عند الإقفال السنوي: اطلب من العملاء الكبار تأكيد الرصيد كما هو في كشفك، فإن اختلف رقمه عن رقمك فابحث عن الحركة المختلفة الآن، لا بعد سنة.

هل كشف الحساب المرسل بالواتساب معتبر نظاما؟

الكشف نفسه ملخص لمستندات أخرى، فقوته تأتي من الفواتير والسندات التي يذكر أرقامها. لكن إرساله ورد العميل عليه رقميا له قيمة في الإثبات. يعرّف نظام الإثبات في مادته ٥٣ الدليل الرقمي بأنه كل دليل مستمد من بيانات تنشأ أو تصدر أو تسلم أو تحفظ بوسيلة رقمية ويمكن استرجاعها، وتذكر المادة ٥٤ من أنواعه المراسلات الرقمية ووسائل الاتصال، وتنص المادة ٥٥ على أن الإثبات بالدليل الرقمي له حكم الإثبات بالكتابة. فرسالة عميل يرد فيها على كشفك بأن «الرصيد صحيح» أقوى بكثير من اتفاق شفهي.

وتقوى هذه المراسلات إذا نص عقدك مع العميل على أن الكشوف والإشعارات ترسل بالواتساب من رقم المنشأة المعتمد، لأن المادة ٥٧ تجعل الدليل الرقمي حجة على أطراف التعامل إذا كان مستفادا من وسيلة رقمية منصوص عليها في العقد. هذه قراءة عامة للنص، فراجع محاميا في أي نزاع قائم.

أما الحفظ فتلزم المادة السادسة من نظام الدفاتر التجارية التاجر بالاحتفاظ بصورة من المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته، الصادرة منه والواردة إليه، وتحدد المادة الثامنة المدة بعشر سنوات على الأقل، وتنص المادة الثانية عشرة على غرامة من ٥٠٠٠ إلى ٥٠ ألف ريال لكل مخالفة. فاحفظ كل كشف أرسلته ورد العميل عليه، لا الجدول وحده.

كيف أستخرج كشف حساب العميل من الواتساب؟

المشكلة في الكشف اليدوي ليست الجدول، بل جمع الحركات: فواتير في برنامج، ودفعات في كشف البنك، ونقد في دفتر الكاشير، ومرتجعات في رسائل المندوب. فيأخذ الكشف الواحد نصف ساعة، ويخرج ناقصا أحيانا.

في فهيم تسجل الفاتورة والدفعة والمرتجع كلها برسالة واتساب نصية أو صوتية من الموظف المعني، فتكون الحركات في مكان واحد من البداية. وحين يسأل العميل عن رصيده تكتب: «كشف حساب مؤسسة الركن من أول أكتوبر»، فيصلك التقرير بالعربية في المحادثة نفسها. وإن كان عندك كشف قديم في ملف Excel فأرسله وسيقرأ النظام بياناته. وإذا أردت أن يصدر الكشف بشكل منشأتك ويرسل للعملاء أول كل شهر، فاطلبه برسالة كإضافة على نظامك، ولن يرسل شيء للعميل إلا بموافقتك. وتجد الفواتير والدفعات معا في الفوترة من الواتساب، وتصلك تنبيهات الذمم المتأخرة قبل أن تكبر.

ما الأخطاء التي تفسد كشف الحساب؟

• كشف بلا رصيد أول المدة، فيبدو الدين كأنه ظهر فجأة.
• حركات بلا أرقام مستندات، فلا يستطيع العميل مطابقتها مع أوراقه.
• دفعة سجلت على العميل الخطأ لأن اسمي المؤسستين متشابهان.
• مرتجع استلمه المستودع ولم يسجل، فيطالب العميل بثمن بضاعة أعادها.
• كشف يرسل بعد أشهر من الحركات، فيكون الخلاف أصعب لأن أحدا لا يتذكر التفاصيل.

أسئلة شائعة

هل كشف الحساب يغني عن الفواتير وسندات القبض؟

لا. الكشف ملخص يعتمد على هذه المستندات ويذكر أرقامها، وعند الخلاف يرجع الطرفان إلى الفاتورة والسند نفسيهما. لذلك احفظ كل مستند كما شرحنا في نموذج سند القبض.

ماذا أفعل إذا اعترض العميل على رصيد الكشف؟

اطلب منه رقم المستند الذي يختلف عليه، لا المبلغ الإجمالي. ثم قارن السطر بالسطر حتى تجد الحركة الناقصة أو المكررة، وصحح بمستند جديد مثل إشعار دائن أو سند قبض متأخر التسجيل، ولا تعدل على مستند قديم.

هل أرسل كشف الحساب بصيغة PDF أم Excel؟

للعميل أرسله PDF لأنه لا يعدل بسهولة ويظهر بالشكل نفسه على أي جوال. أما ملف Excel فاتركه للاستخدام الداخلي حين تحتاج تصفية الحركات أو مراجعتها.

كم مرة أرسل كشف الحساب للعميل الآجل؟

مرة كل شهر على الأقل لكل عميل له رصيد، ومرة إضافية قبل أي مطالبة أو إيقاف للبيع الآجل. العميل الذي يرى رصيده كل شهر نادرا ما يتفاجأ بالمبلغ.