نموذج سند قبض: ٧ بيانات تحمي حقك في كل دفعة

نموذج سند القبض الصحيح ورقة أو رسالة تثبت أنك استلمت مبلغا محددا من شخص محدد لسبب محدد، ويحتاج ٧ بيانات حتى يصمد عند الخلاف: رقم تسلسلي، وتاريخ، واسم الدافع، والمبلغ بالأرقام والحروف، وطريقة الدفع، وسبب الدفع مع رقم الفاتورة، واسم المستلم وتوقيعه. والسند الرقمي المرسل بالواتساب له حكم الكتابة في الإثبات وفق المادة ٥٥ من نظام الإثبات، وتحتفظ بالسندات ١٠ سنوات على الأقل حسب نظام الدفاتر التجارية. وفيما يلي البيانات السبعة بمثال، ومتى يكفي الإيصال الرقمي، وطريقة إصداره من الجوال في دقيقة.

ما هو سند القبض ومتى أحتاجه؟

سند القبض مستند تصدره المنشأة عندما يدخل إليها مال: دفعة من عميل نقدا، أو تحويل بنكي، أو عربون حجز، أو قسط من مبلغ آجل. هو ليس فاتورة؛ الفاتورة تثبت أن العميل مدين لك بثمن بضاعة أو خدمة، وسند القبض يثبت أنه سدد هذا الدين أو جزءا منه. وعكسه سند الصرف، الذي تصدره عندما يخرج المال منك إلى مورد أو موظف.

تحتاج سند القبض في كل مرة لا يكون فيها الدفع والفاتورة في اللحظة نفسها. صاحب محل مواد بناء يبيع بالآجل ويستلم الدفعات على أسابيع، ومكتب عقاري يستلم إيجارا كل شهر، وورشة تأخذ عربونا قبل بدء العمل؛ كلهم يحتاجون ورقة لكل دفعة، وإلا صار الرصيد المتبقي على العميل كلمة مقابل كلمة.

ما البيانات التي يجب أن يحملها نموذج سند القبض؟

النظامان المذكوران في هذا المقال لا يفرضان شكلا محددا لسند القبض، لكن قيمة السند في الإثبات تأتي من وضوح بياناته. هذه البيانات السبعة تغطي ما يسأل عنه عادة عند أي خلاف:

1. رقم تسلسلي لا يتكرر: مثل ق-٢٠٢٦-٠٤١٧. التسلسل يكشف السند المفقود أو الملغى، ويمنع أن تصدر ورقتان بالرقم نفسه.
2. تاريخ الاستلام: اليوم الذي دخل فيه المال فعلا، لا يوم كتابة السند إن تأخرت.
3. اسم الدافع: كما هو في الفاتورة أو العقد، وإن دفع شخص نيابة عن العميل فاكتب الاسمين.
4. المبلغ بالأرقام والحروف: «٤٥٠٠ ريال، أربعة آلاف وخمسمائة ريال». كتابة الحروف تمنع إضافة صفر أو تعديل رقم.
5. طريقة الدفع: نقدا، أو تحويل بنكي مع رقم العملية، أو شيك مع رقمه واسم البنك، أو شبكة.
6. سبب الدفع: «دفعة من فاتورة رقم ١٢٨٨» أو «إيجار شهر نوفمبر للمحل رقم ٣»، مع الرصيد المتبقي بعد الدفعة إن كان السداد جزئيا.
7. اسم المستلم وتوقيعه: الموظف الذي استلم المال فعلا، وختم المنشأة إن وجد.

وهكذا يبدو سند كامل لدفعة جزئية:

هل يعتبر إيصال الواتساب دليلا على الدفع؟

نعم في الأصل. يعرّف نظام الإثبات المنشور في هيئة الخبراء بمجلس الوزراء في مادته ٥٣ الدليل الرقمي بأنه كل دليل مستمد من بيانات تنشأ أو تصدر أو تسلم أو تحفظ بوسيلة رقمية ويمكن استرجاعها، وتذكر المادة ٥٤ من أنواعه المحرر الرقمي والمراسلات الرقمية ووسائل الاتصال. ثم تنص المادة ٥٥ على أن الإثبات بالدليل الرقمي له حكم الإثبات بالكتابة.

لكن قوة السند الرقمي تختلف. فالمادة ٥٧ تجعل الدليل الرقمي غير الرسمي حجة على أطراف التعامل في ٣ حالات، منها أن يكون مستفادا من وسيلة رقمية منصوص عليها في العقد. وفي غير ذلك تعطيه المادة ٥٩ حجية المحرر العادي. لذلك اكتب في عقدك أو في أسفل فاتورتك أن الإيصالات تصدر برسالة واتساب من رقم المنشأة المعتمد، فتصير الوسيلة نفسها جزءا من الاتفاق.

وانتبه لحد المبلغ: تنص المادة ٦٦ على أن كل تصرف تزيد قيمته على ١٠٠ ألف ريال يجب أن يثبت بالكتابة، ولا تقبل فيه شهادة الشهود، وأن العبرة في إثبات الوفاء الجزئي بقيمة الالتزام الأصلي. أي أن دفعة بقيمة ٢٠ ألف ريال من عقد قيمته ٣٠٠ ألف تحتاج سندا مكتوبا أو رقميا، ولا يكفي أن يشهد بها موظف حضر التسليم. وصدر النظام بتاريخ ١٤٤٣/٥/٢٦هـ الموافق ٣٠ ديسمبر ٢٠٢١، وبدأ العمل به بعد ١٨٠ يوما من نشره. هذه قراءة عامة للنص، فراجع محاميا في أي نزاع قائم.

كم سنة أحتفظ بسندات القبض؟

تلزم المادة السادسة من نظام الدفاتر التجارية التاجر بالاحتفاظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته، الصادرة منه والواردة إليه، بطريقة منتظمة. وتحدد المادة الثامنة مدة الحفظ بعشر سنوات على الأقل، وتنص المادة الثانية عشرة على غرامة لا تقل عن ٥٠٠٠ ريال ولا تزيد على ٥٠ ألف ريال لكل مخالفة. ودفتر سندات ورقي في درج المحل لن يصمد عشر سنوات غالبا، أما السند الرقمي المحفوظ في نظام فيبقى ويسترجع بالبحث برقم أو اسم.

كيف تصدر سند القبض من الواتساب في دقيقة؟

المشكلة في الدفتر الورقي ليست الكتابة، بل ما بعدها: نسيان تسجيل الدفعة على حساب العميل، وسند بلا رقم فاتورة، وصورة السند في جوال المندوب فقط. والحل أن يصدر السند ويسجل في الحساب في الخطوة نفسها.

في فهيم يكتب الموظف الذي استلم المال رسالة واتساب واحدة، نصية أو صوتية، مثل: «استلمت ٤٥٠٠ تحويل من مؤسسة الركن، دفعة على فاتورة ١٢٨٨، رقم العملية ٨٨٣١٢». فيسجل النظام الدفعة على الفاتورة، ويحسب المتبقي، ويرسل الملخص لصاحب المنشأة. وإذا أردت سندا بشكل منشأتك وترقيمها يرسل للعميل، فاطلبه برسالة كإضافة على نظامك، ولن يرسل شيء للعميل إلا بموافقتك. وتظهر الفواتير والدفعات معا في الفوترة من الواتساب، وتصلك تنبيهات الذمم المتأخرة قبل أن تكبر، كما شرحنا في دليل تحصيل المستحقات.

ما الأخطاء التي تضعف سند القبض؟

• سند بلا سبب، فلا تعرف أي فاتورة سددت حين يكون للعميل أكثر من فاتورة.
• مبلغ بالأرقام فقط، فيسهل تعديله أو الخلاف على قراءته.
• سندات بلا تسلسل، أو دفتران بالأرقام نفسها في فرعين.
• استلام نقد بلا سند لأن العميل «معروف»، ثم خلاف بعد أشهر على الرصيد.

أسئلة شائعة

هل سند القبض يغني عن الفاتورة؟

لا. الفاتورة تثبت البيع والمبلغ المستحق، وسند القبض يثبت السداد. تحتاج الاثنين، ويربط بينهما رقم الفاتورة المكتوب في السند.

هل يكفي تحويل البنك دون سند قبض؟

إشعار البنك يثبت أن المال انتقل، لكنه لا يقول دائما عن أي فاتورة أو أي شهر. سند القبض يكمل هذه المعلومة ويضع الرصيد المتبقي، فيغلق باب الخلاف على التوزيع.

ماذا أفعل إذا أخطأت في سند قبض؟

لا تمسحه ولا تعدل عليه. ألغه بكتابة «ملغى» مع السبب، واحتفظ به في التسلسل، ثم أصدر سندا جديدا برقم جديد. الرقم المفقود في التسلسل يثير السؤال أكثر من السند الملغى.

هل يجب أن يوقع العميل على سند القبض؟

السند يوقعه المستلم لأنه هو من يقر بالاستلام، وتسلم نسخة منه للعميل. أما نسختك فتحتفظ بها مع الفاتورة أو في النظام.