برنامج إدارة مكتب محاماة: ٧ رسائل واتساب لكل قضية

برنامج إدارة مكتب المحاماة يجب أن يجيب صاحبه كل صباح عن ثلاثة أسئلة: ما جلسات هذا الأسبوع ومن يحضر كلا منها؟ ومن الموكلين بقيت عليه دفعة من الأتعاب، وعند أي مرحلة تستحق؟ وكم ربحت كل قضية بعد الترجمة والتنقل وأتعاب الخبراء؟ وتصل إلى الأجوبة دون شاشة جديدة: سبع رسائل واتساب يرسلها المحامي أو المتدرب أو موظف المكتب إلى فهيم، تحمل كل منها رقم القضية، فتتحول إلى ملف قضية وفواتير وتذكير بالجلسات وتقرير ربح. وتناسب هذه الطريقة مكاتب المحاماة الصغيرة، محام ومتدرب أو اثنان وموظف، التي تتابع قضاياها اليوم بين دفتر ومجموعة واتساب.

القاعدة: كل قضية مربوطة بعقد وأتعاب

مكتب المحاماة يبيع وقته وخبرته في قضايا واستشارات، والقضية التي لا ترتبط بعقد ودفعات وموعد جلسة قادمة يضيع جزء من أتعابها أو يفوت موعدها. ولكل قضية ستة حقول:

• رقم القضية والمحكمة أو الجهة التي تنظرها.
• الموكل، فردا كان أو شركة.
• المحامي المسؤول والمتدرب المساعد.
• الأتعاب قبل الضريبة وجدول دفعاتها حسب المراحل.
• موعد الجلسة القادمة والمطلوب قبلها.
• المصروفات، ومن يتحملها حسب العقد: المكتب أو الموكل.

وتطلب هذه الحقول أو غيرها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم تفاصيل التعديل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. وهي الطريقة نفسها في برنامج محاسبة سحابي بالعربي، لكن على مستوى كل قضية.

ما تطلبه اللائحة التنفيذية لنظام المحاماة

نشرت جريدة أم القرى في ١٥ نوفمبر ٢٠٢٤ اللائحة التنفيذية لنظام المحاماة، الصادرة بقرار وزير العدل رقم ٦٧٦. المادة ٢٤: على المحامي قبل بدء العمل المتفق عليه تحرير عقد مكتوب مع موكله، وتستحق الأتعاب وفق هذا العقد. والمادة ١٤: يذكر المحامي اسمه ورقم ترخيصه وتاريخه في وثائقه ومراسلاته. والمادة ٥: يقدم طلب تجديد الترخيص قبل انتهائه بـ١٨٠ يوما على الأقل وسنة على الأكثر. والمادة ٣١: يقدم طلب تسجيل المتدرب خلال خمسة أيام من التعاقد معه، والمادة ٣٠ تشترط ألا تتجاوز مدة تسجيله أربع سنوات. والمادة ٣٣: يجوز للمتدرب المسجل الترافع بوكالة من المحامي وتحت إشرافه، وبتوقيع المحامي على ما يقدم للمحكمة من مذكرات. وفهيم غير مرتبط بناجز ولا بمنصات الوزارة والهيئة السعودية للمحامين، فالتراخيص والتسجيل والإجراءات الرسمية تنجزها هناك، والنظام يحفظ تواريخها ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، قبل كل موعد. راجع النص وأي تعديل لاحق عليه لدى وزارة العدل. نص اللائحة في أم القرى: https://www.uqn.gov.sa/details?p=26765

سبع رسائل من فتح القضية إلى إقفال الشهر

١. فتح القضية

يكتب المحامي: «قضية عمالية جديدة رقم ٤٧، الأتعاب ٢٠٬٠٠٠ ريال قبل الضريبة: ٨٬٠٠٠ عند التوقيع، و٦٬٠٠٠ بعد الحكم الابتدائي، و٦٬٠٠٠ بعد الاستئناف». فيجهز معين عرض الأتعاب للمراجعة باسم المحامي ورقم ترخيصه، ويذكرك بأن العمل لا يبدأ قبل توقيع العقد.

٢. العقد والدفعة الأولى

ترسل صورة العقد الموقع مع إيصال التحويل: «استلمنا ٨٬٠٠٠ ريال للقضية ٤٧». فيقرأ فهيم المبلغ من الإيصال، وتصدر الفاتورة الضريبية من الواتساب، وتبقى الدفعتان التاليتان ظاهرتين على الموكل مع المرحلة التي تستحق عندها كل منهما.

٣. موعد الجلسة

يكتب موظف المكتب: «جلسة القضية ٤٧ يوم ١٢ نوفمبر الساعة ٩ صباحا، يحضرها المتدرب». فيحفظ الموعد على القضية وعلى جدول المتدرب، ويذكره معين قبلها بيوم وصباح يومها، ويذكر المحامي بمراجعة المذكرة وتوقيعها قبل تقديمها.

٤. نتيجة الجلسة

بعد الجلسة يرسل المتدرب سطرا واحدا: «القضية ٤٧ تأجلت إلى ٣ ديسمبر لتقديم مذكرة رد». فيتحدث موعد الجلسة القادمة، ويسجل المطلوب مع موعد تسليمه. ومن دون هذا السطر يبقى تاريخ القضية في ذاكرة من حضر وحده.

٥. مصروفات القضية

كل إيصال يخص قضية يرسل بصورة ورقمها: ترجمة مستند، أو تنقل إلى محكمة في مدينة أخرى، أو أتعاب خبير. فيقيد على القضية نفسها، وإن نص العقد على أن الموكل يتحمله ظهر دينا عليه، بدل أن يضيع في مصروفات المكتب العامة.

٦. عقد استشارات شهري

يكتب المحامي: «شركة تطلب عقد استشارات شهريا بـ٣٬٠٠٠ ريال قبل الضريبة لمدة سنة». فيجهز معين عرض السعر للمراجعة، ويسجل العقد بمدته، ويذكرك بإصدار الفاتورة أول كل شهر وبالتجديد قبل انتهاء السنة.

٧. ربح القضية وإقفال الشهر

تسأل: «كم بقي على القضية ٤٧؟ وكم ربحت حتى الآن؟». مثال افتراضي للتوضيح فقط: الأتعاب ٢٠٬٠٠٠ ريال، حصل منها ١٤٬٠٠٠ ريال بعد الحكم الابتدائي، والمصروفات التي تحملها المكتب ١٬٢٠٠ ريال للترجمة والتنقل. فالهامش حتى الآن ١٢٬٨٠٠ ريال قبل الرواتب والإيجار، والمتبقي ٦٬٠٠٠ ريال تستحق بعد الاستئناف. وفي آخر الشهر يجمع معين كل القضايا والعقود في تقرير واحد.

الدفتر والمجموعة مقابل الرسائل المنظمة

الدفتر والمجموعة	الرسائل المنظمة
الجلسة القادمة في ذاكرة من حضر	محفوظة على القضية
دفعة المرحلة تنسى بعد الحكم	تذكير عند وصول مرحلتها
المصروفات تختلط بمصروفات المكتب	تقيد على القضية أو الموكل
ربح القضية غير معروف	يظهر عند السؤال

أربعة أرقام تظهر بعد شهر

• الجلسات في الأسبوعين القادمين لكل محام ومتدرب.
• المحصل والمتبقي لكل موكل ولكل قضية.
• هامش كل قضية بعد مصروفاتها المباشرة.
• أنواع القضايا والاستشارات الأكثر دخلا.

ويفتح معين يومك بملخص: جلسات اليوم والغد، ومن حلت دفعته، وأي ترخيص أو تسجيل متدرب يقترب موعده. وتسأل عن أي رقم بالعربية فيصلك التقرير لحظيا.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• أرسل قائمة القضايا المفتوحة ومواعيد جلساتها القادمة والمتبقي من أتعابها في ملف إكسل.
• التزم بقاعدتين: لا قضية بلا عقد مكتوب ورسالة فتح، ولا جلسة بلا سطر نتيجة.
• حدد صلاحيات كل دور: المتدرب يرى قضاياه ومواعيدها ولا يرى الأتعاب والأرباح، وموظف المكتب يسجل المواعيد والدفعات ولا يعدل العقود. واكتب في الرسائل رقم القضية بدل اسم الموكل الكامل، فمعلومات الموكلين أمانة.