تاجير المعدات الثقيلة: ٧ رسائل تثبت كل ساعة
شركة تاجير المعدات لا تبيع شيئا يغادر الساحة الى الابد: الشيول او البوكلين او الرافعة او المولد يخرج الى موقع عميل، ويعمل هناك اياما او اشهرا، ثم يعود او ينتقل الى موقع اخر. والدخل لا يحسب بعدد القطع المباعة، بل بساعات التشغيل او الايام التي اعتمدها مهندس الموقع، وبينها توقف وعطل ونقل ووقود ومشغل يتغير.
ولهذا يتسرب الدخل من اماكن صغيرة: كشف ساعات ورقي يضيع في كبينة المعدة، وعطل يومين لا يعرف احد هل يحسب على العميل ام لا، ونقلة بالسطحة لم تضف الى الفاتورة، وفاتورة شهرية تتاخر لان الكشوف لم تجمع بعد، فيتاخر التحصيل معها.
القاعدة: المعدة وساعاتها هي وحدة التسجيل
في هذا النشاط لا يكفي ان تعرف ان العقد قائم. تحتاج ان تعرف اين كل معدة الان، ومن يشغلها، وكم ساعة عملت اليوم، ومن اعتمد هذه الساعات. المشغل في الموقع، والمندوب يتنقل بين المواقع، وصاحب الشركة في المكتب او في الطريق، وكلهم يحملون الجوال طول اليوم. حين تصبح كل حركة رسالة قصيرة تحمل رقم المعدة ورقم العقد، يتكون لكل معدة سجل يومي تبنى عليه الفاتورة مباشرة. وهذه فكرة ادارة المنشاة من الواتساب: العمل في الموقع لا يتغير، لكنه يكتب في وقته.
سبع رسائل من العقد الى التحصيل
١. رسالة العقد
اسم العميل ورقم العقد والمعدة المطلوبة وموقع العمل وطريقة الاحتساب (بالساعة او اليوم او الشهر)، والحد الادنى من الساعات ان وجد، ومن يتحمل الوقود والمشغل والنقل. هذه البنود هي ما يختلف عليه الطرفان اخر الشهر، وكتابتها في رسالة واحدة عند البداية تجعل الفاتورة لاحقا حسابا لا نقاشا.
٢. رسالة النقل والتسليم
رقم المعدة ورقم العقد وقراءة عداد الساعات عند الخروج ووقت الوصول واسم المستلم في الموقع، مع صورة لحالة المعدة. تكلفة النقل بالسطحة ذهابا وايابا بند مستقل يسهل نسيانه، وتسجيله هنا يضمن ظهوره في الفاتورة.
٣. رسالة الساعات اليومية
في نهاية كل يوم يرسل المشغل رقم المعدة وقراءة العداد وساعات العمل الفعلية واسم من اعتمدها في الموقع، ويمكنه ان يرسلها رسالة صوتية بالعربية ان كانت الكتابة صعبة عليه. هذه الرسالة قلب النشاط كله: منها تبنى الفاتورة، وبها يقل الخلاف مع العميل لانها كتبت في يومها ولم تجمع من الذاكرة اخر الشهر، خاصة اذا ارفق معها المشغل صورة كشف الساعات بعد توقيع مهندس الموقع. وللتوضيح: معدة تعمل ١٠ ساعات في اليوم وضاع كشف يومين من عملها، فهذه ٢٠ ساعة لا تستطيع اثباتها.
٤. رسالة التوقف او العطل
رقم المعدة ووقت التوقف وسببه: عطل فني، او توقف من جهة العميل كانتظار مواد او تصريح عمل، او ظرف جوي. التمييز بين هذه الاسباب مهم، لان توقف العميل يحسب عليه غالبا حسب العقد، وعطل المعدة يحسب عليك، اما الظرف الجوي فيحسمه نص العقد. ومن دون هذه الرسالة يدفع احد الطرفين ما ليس عليه.
٥. رسالة الوقود والصيانة
التاريخ ورقم المعدة وكمية الوقود او قطع الغيار والمبلغ ومن دفع. ان زودت المعدة بالوقود على حساب العميل صارت هذه الرسالة بندا في فاتورته، وان كان الوقود عليك فهو جزء من تكلفة تشغيل المعدة. ومع قراءة العداد تعرف متى يحين موعد الصيانة الدورية لكل معدة قبل ان تتعطل في موقع بعيد.
٦. رسالة الارجاع او النقل الى موقع اخر
رقم المعدة وقراءة العداد عند الانتهاء وحالتها وصورها وتاريخ استلامها. واذا انتقلت المعدة مباشرة الى عميل اخر، يغلق العقد الاول ويفتح الثاني بنفس الرسالة، فلا تتداخل ساعات عقدين على معدة واحدة.
٧. رسالة الفاتورة والتحصيل
رقم العقد والفترة ومجموع الساعات او الايام المعتمدة وبنود النقل والوقود ان وجدت، ثم الدفعة المستلمة والمتبقي. حين تكون الساعات مسجلة يوما بيوم تخرج الفاتورة برسالة واتساب في اول ايام الشهر لا بعد اسبوعين، ويصلك تنبيه حين تتاخر دفعة عن موعدها. والفاتورة الضريبية لها متطلبات تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومرجعها الرسمي zatca.gov.sa، ويفضل مراجعته مع محاسبك للتاكد مما ينطبق على نشاطك.
الكشف الورقي مقابل الرسائل
| الموقف | الكشف الورقي | الرسائل اليومية |
|---|---|---|
| ساعات الشهر | تجمع اخر الشهر | مسجلة يوما بيوم |
| توقف بسبب العميل | محل خلاف | مسجل بسببه ووقته |
| النقل بالسطحة | ينسى احيانا | بند في العقد والفاتورة |
| موعد الصيانة | يعرف عند العطل | يعرف من قراءة العداد |
| مكان المعدة الان | اتصال بالمشغل | اخر رسالة تخصها |
ثلاثة ارقام تظهر بعد شهر من الالتزام
- نسبة تشغيل كل معدة: كم يوما كانت مؤجرة من ايام الشهر، وكم يوما وقفت في الساحة بلا عقد.
- صافي دخل كل معدة بعد الوقود والصيانة والمشغل والنقل، فتعرف اي معدة تستحق ان تشتري مثلها واي معدة يحسن بيعها.
- عدد الايام بين نهاية الشهر وخروج الفاتورة، ثم بين الفاتورة والتحصيل.
كيف تبدا هذا الاسبوع
- اعط كل معدة رقما ثابتا يكتب في كل رسالة تخصها.
- اكتب طريقة الاحتساب ومن يتحمل الوقود والنقل في رسالة العقد قبل خروج المعدة.
- اطلب من كل مشغل قراءة العداد في نهاية يومه، ولو برسالة صوتية.
- سجل كل توقف وسببه في نفس اليوم، لا عند اعداد الفاتورة.
الخلاصة: شركة تاجير المعدات لا تخسر فقط لان بعض معداتها تقف في الساحة بلا عقد، بل ايضا لان ساعات عملت ولم تثبت، ونقلا لم يفوتر، وتوقفا دفعت ثمنه وهو على العميل. سبع رسائل قصيرة برقم معدة ورقم عقد تجعل كل ساعة تشغيل مكتوبة في يومها، والفاتورة حسابا جاهزا لا جمعا من الذاكرة.