مطبخ الولائم: ٧ رسائل من الحجز الى التحصيل
مطبخ الولائم يعمل بالحجز لا بالطلب الفوري: عميل يتصل قبل مناسبته بايام، ويحدد عدد الذبائح او الصحون، ويدفع عربونا، ثم ينتظر ان يصل الاكل في ساعة محددة الى عنوان محدد. وبين الحجز والتسليم مشتريات لحم وارز وخضار، وطبخ في وقت ضيق، وسائق يخرج في الزحمة، ومبلغ متبق يحصل عند الباب. وكل ذلك يدار غالبا بدفتر حجوزات ومكالمات وذاكرة صاحب المطبخ.
والمشاكل المتكررة معروفة: حجزان في نفس الساعة والقدور لا تكفي، وذبيحة اشتريت زيادة لان احدا لم يعرف ان الحجز الغي، وعميل يقول دفعت العربون ولا احد يجد التحويل، وسائق تاخر لان العنوان كان في محادثة على جوال شخص اخر.
الفكرة: كل حجز يتحول الى سلسلة رسائل برقم واحد
الطباخ امام القدر، والمساعد يجهز الصواني، والسائق في الطريق. لا احد منهم سيفتح شاشة نظام ليدخل بيانات، لكن كل واحد منهم يحمل جواله طول اليوم. حين تتحول كل محطة في الحجز الى رسالة قصيرة تكتب في وقتها، يصبح لكل مناسبة سجل متسلسل برقم واحد: من حجز، وماذا طلب، وماذا اشتري له، ومتى خرج، وكم بقي. وهذا جوهر ادارة المنشاة من الواتساب: العمل نفسه لا يتغير، لكنه يصبح مكتوبا ويمكن الرجوع اليه.
سبع رسائل من الحجز الى التحصيل
١. رسالة الحجز
اسم العميل وجواله وتاريخ المناسبة وساعة التسليم والعنوان وعدد الذبائح او الصحون ونوع الارز والاضافات. رقم الحجز الذي يخرج من هذه الرسالة هو الخيط الذي تربط به كل ما بعده. وحين تكتب ساعة التسليم بدقة تستطيع قبل قبول اي حجز جديد ان ترى ما عندك في نفس اليوم ونفس الساعة، فلا تعد بما لا تقدر عليه قدورك.
٢. رسالة العربون
رقم الحجز والمبلغ المدفوع وطريقته، تحويل او نقد، والمتبقي. العربون في مطابخ الولائم ليس تفصيلا صغيرا: هو ضمانك انك لن تشتري لحما لمناسبة تلغى. وحين يكون مكتوبا بجانب رقم الحجز لا يبقى خلاف على ما دفع ومتى، ولا يضيع التحويل بين عشرات الاشعارات البنكية.
٣. رسالة التعديل او الالغاء
رقم الحجز وما تغير: عدد اقل، او موعد اخر، او عنوان جديد، او الغاء كامل مع ما يرد من العربون حسب سياستك المعلنة. هذه الرسالة هي الاكثر اهمالا والاكثر كلفة، لان التعديل الذي يقال في مكالمة ولا يكتب يعني ذبيحة زائدة او صحونا ناقصة يوم المناسبة.
٤. رسالة المشتريات
التاريخ والمورد والكميات والسعر: الذبائح والارز والخضار والبهارات والغاز او الفحم، مع رقم الحجز او الحجوزات التي اشتريت لها. من هذه الرسالة تعرف لاحقا تكلفة الصحن الحقيقية لا التقديرية، وتعرف اي مورد رفع سعره بهدوء. وحين تسجل الكميات الداخلة تصبح متابعة المخزون برسالة واتساب جزءا من الشراء نفسه لا جردا منفصلا اخر الشهر.
٥. رسالة التجهيز
رقم الحجز ووقت بدء الطبخ ومن المسؤول وما جهز: الارز واللحم والمقبلات والتغليف. سطر واحد عند كل مرحلة يكفي. فائدته انك تعرف في اي لحظة اي حجز متاخر عن جدوله قبل ان يتصل العميل، لا بعده.
٦. رسالة الخروج والتسليم
رقم الحجز واسم السائق ووقت الخروج ووقت الوصول واسم المستلم. هذه الرسالة تحسم اي نقاش لاحق عن التاخير، وتظهر لك مع الوقت كم تحتاج فعلا للوصول الى كل حي في مدينتك، فتحدد وقت الخروج على ارقامك انت لا على تقدير متفائل.
٧. رسالة التحصيل والاقفال
رقم الحجز والمبلغ المتبقي وطريقة سداده ومن استلمه، ثم الصواني والقدور التي يجب ان تعود من موقع المناسبة. بهذه الرسالة يقفل الحجز ويقفل حسابه معا. والفاتورة الضريبية لها متطلبات تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومرجعها الرسمي zatca.gov.sa، ويفضل مراجعته مع محاسبك للتاكد مما ينطبق على نشاطك.
الدفتر مقابل الرسائل
| الموقف | الطريقة الحالية | الرسائل المسجلة |
|---|---|---|
| حجزان في نفس الساعة | يكتشف يوم المناسبة | يظهر قبل قبول الحجز |
| العربون | ايصال او ذاكرة | مكتوب مع رقم الحجز |
| تعديل العدد | مكالمة لا تكتب | رسالة تصل لمن يشتري |
| الصواني المعارة | تضيع مع الوقت | مسجلة حتى تعود |
ثلاثة ارقام تظهر بعد شهر من الالتزام
- تكلفة الصحن او الذبيحة الفعلية بعد اللحم والارز والغاز والتغليف، مقارنة بسعر البيع الذي تعلنه.
- نسبة الحجوزات التي سلمت في ساعتها، وهي ما يجعل العميل يعود اليك في مناسبته التالية.
- نسبة الحجوزات التي عدلت او الغيت قبل موعدها بيومين او اقل، وهي ما يحدد سياسة العربون المناسبة لك.
كيف تبدا هذا الاسبوع
- اعط كل حجز جديد رقما، واكتب ساعة التسليم بجانبه.
- لا تشتر لحجز لم يسجل عربونه.
- اكتب كل تعديل في رسالة ولو قيل في مكالمة.
- راجع حجوزات الاسبوع القادم مرة واحدة قبل ان تطلب من المورد.
الخلاصة: مطبخ الولائم لا يخسر غالبا بسبب الطبخ، بل بسبب حجز تداخل مع اخر، وتعديل لم يصل الى من يشتري، وعربون لا يعرف احد اين ذهب. سبع رسائل قصيرة برقم حجز واحد تغلق هذه الفجوات، وتجعل تكلفة الصحن رقما تعرفه لا تقديرا.