مصنع العبايات: ٧ رسائل تضبط كل متر وكل قطعة

مصنع العبايات الصغير قد يخسر في ثلاث نقاط لا تظهر في الدفتر: أمتار قماش زادت على حاجة الموديل، وقطع خرجت للتطريز ولم تعد كلها، وأجرة خياط حسبت على قطع رجعت من الفحص. ويمكن ضبط ذلك كله من الواتساب بسبع رسائل قصيرة تحمل رقم أمر التشغيل، يرسلها المشرف وصاحب المصنع من الجوال، من استلام لفة القماش حتى تحصيل فاتورة محل الجملة. ومن يبحث عن برنامج إدارة مصنع ملابس صغير يقص على دفعات ويدفع أجرة الخياطة بالقطعة، فالطريقة نفسها تصلح له.

ولا يطلب من الخياطين تعلم نظام جديد، فالمشرف يرسل رسالة واحدة عند كل محطة.

القاعدة: أمر التشغيل هو وحدة التسجيل

الملف هنا هو أمر التشغيل، أي دفعة قص واحدة من موديل واحد، لأنها تمر على القص والتطريز والخياطة والفحص قبل أن تصبح مخزونا جاهزا. ولها ستة حقول:

• الموديل ورقمه، ومنه استهلاك القماش المعياري لكل مقاس.
• الكمية موزعة على المقاسات والألوان.
• القماش المصروف، والبواقي المرتجعة إلى المخزون.
• ما خرج إلى التطريز أو أي شغل خارجي، وما عاد منه.
• ما سلمه كل خياط، وما رجع من الفحص.
• العبايات الجاهزة التي دخلت المخزون.

وهذه فكرة متابعة المخزون من الواتساب: كل حركة تكتب في لحظتها. وإن لم تكن عندك هذه الحقول فاطلبها برسالة بالعربية، فيعرض فهيم التعديل بالتفصيل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة.

سبع رسائل من لفة القماش إلى محل الجملة

١. استلام القماش والإكسسوار

عند وصول البضاعة يصور المشرف فاتورة المورد ويرسلها، فيستخرج النظام منها الأصناف والكميات والأسعار. ثم يؤكد ما وصل فعلا: عدد اللفات، ونوع القماش ولونه، وأمتار كل لفة، والإكسسوار من كبسات ودانتيل وخيوط تطريز. وإن كان الواصل أقل من الفاتورة يكتب الفرق في الرسالة نفسها، فيظهر قبل أن تدفع للمورد.

٢. بطاقة الموديل

لكل موديل بطاقة تكتب مرة واحدة: صورته، واستهلاك القماش في كل مقاس، والإكسسوار، وأجرة القص والخياطة والكوي، وأجرة التطريز إن كان خارجيا. هذه البطاقة هي المعيار الذي تقارن به كل دفعة لاحقة، ومنها تعرف التكلفة المباشرة للعباية قبل أن تحدد سعر الجملة. وتكفي رسالة صوتية من المشرف بالعربية لتعديل مقاس تغير استهلاكه.

٣. أمر القص

يرسل المشرف رقم الموديل، والكمية موزعة على المقاسات، مثل ٥٢ و٥٤ و٥٦ و٥٨، والألوان. ويخصم النظام من المخزون ما صرف فعلا للقصاص. وبعد القص يرسل عدد ما قص والأمتار المرتجعة. مثال افتراضي للتوضيح فقط: دفعة من ١٢٠ عباية، والموديل يحتاج ٣ أمتار للواحدة في المتوسط، أي ٣٦٠ مترا. صرف ٣٧٥ مترا ورجع ١٠، فالاستهلاك الفعلي ٣٦٥ مترا، والزيادة ٥ أمتار تسجل على هذه الدفعة وهذا القصاص.

٤. التطريز والشغل الخارجي

ما يخرج إلى مطرز خارجي يخرج برسالة: اسم الجهة، والعدد في كل مقاس، والموعد المتوقع للعودة. وعند العودة يرسل المشرف العدد الراجع. فإن خرجت ١٢٠ ورجعت ١١٨ بقيت اثنتان معلقتين باسم المطرز حتى تعودا أو تحسم أمرهما معه، ويذكرك معين، المساعد الشخصي في فهيم، إن فات الموعد.

٥. الخياطة بالقطعة والفحص

في آخر اليوم يرسل المشرف ما سلمه كل خياط من الأمر، ثم نتيجة الفحص: كم قبل، وكم رجع للتعديل وسببه، مثل خياطة مائلة أو طول مختلف. وما يرجع لا يحسب في أجرة الخياط حتى يعود سليما. مثال افتراضي للتوضيح فقط: خياط سلم ٤٠ عباية خلال الأسبوع ورد الفحص ٣ منها، فتحسب له ٣٧، وتضاف الثلاث عند قبولها. وما يقبل ويكوى ويعبأ يدخل المخزون الجاهز حسب الموديل والمقاس واللون. وفي نهاية الأسبوع يجهز معين ملخص المقبول لكل خياط لمراجعتك قبل صرف الأجور، ولا يعتمد شيئا دون موافقتك.

٦. طلب محل الجملة والفاتورة

حين يطلب صاحب محل عبايات بالواتساب، بصور الموديلات والمقاسات، يرسل المشرف أو موظف المبيعات الطلب، فيرى المتاح من كل موديل ومقاس ولون، ويجهز معين عرض السعر أو تأكيد الطلب لمراجعتك. وعند التسليم تصدر الفاتورة من الطلب نفسه وينقص المخزون، فتصبح الفوترة من الواتساب خطوة من خطوات التسليم. وتفرق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بين الفاتورة الضريبية التي تصدر غالبا من منشأة إلى منشأة أخرى كمحل الجملة، والفاتورة الضريبية المبسطة التي تصدر غالبا من منشأة إلى فرد. وتنص الهيئة على أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو الممسوحة ضوئيا لا تعتبر فاتورة إلكترونية. والمرجع الرسمي zatca.gov.sa، فراجعه مع محاسبك.

٧. التحصيل والمرتجع من المحلات

إن كنت تبيع لبعض المحلات بدفعة مقدمة والباقي آجلا، يرسل الموظف كل دفعة باسم المحل وطريقة الدفع، فيبقى رصيد كل محل واضحا، ويصلك تنبيه بالذمم المتأخرة. والعباية التي يرجعها المحل لعيب تسجل على أمر التشغيل الذي خرجت منه، إن كانت بطاقتها تحمل رقمه، فتعرف أي أمر تشغيل وأي خياط يتكرر عندهما العيب. وينبهك النظام كذلك بالعملاء المتوقفين، أي المحلات التي كانت تطلب ثم انقطعت، فتتصل بها قبل أن تنتقل إلى مصنع آخر.

الذاكرة والمحادثات المتفرقة مقابل الرسائل المنظمة

الموقف	الذاكرة والمحادثات المتفرقة	الرسائل المنظمة
رصيد القماش	يقدر بالنظر إلى الرفوف	بالأمتار لكل نوع ولون
قماش الدفعة	لا يقارن بشيء	يقارن ببطاقة الموديل
التطريز الخارجي	عدد في ذاكرة السائق	خارج وعائد لكل مطرز
أجرة الخياط	على ما سلمه	على ما قبل في الفحص

أربعة أرقام تظهر بعد شهر من الالتزام

• الاستهلاك الفعلي للقماش مقابل بطاقة الموديل، لكل موديل ولكل قصاص.
• نسبة ما يرجع من الفحص لكل خياط ولكل موديل.
• ما بقي لدى المطرزين وتاريخ خروجه.
• التكلفة المباشرة للعباية في كل موديل مقابل سعر الجملة.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• اكتب بطاقات أكثر ٣ موديلات مبيعا، وإن كانت بياناتها في ملف إكسل فأرسله ليستخرج النظام البيانات منه.
• عد لفات القماش الموجودة، وأرسل رصيدها بالأمتار مرة واحدة.
• اكتب رقم أمر التشغيل على بطاقة كل عباية من القص حتى التعبئة.
• لا تحسب أجرة عباية قبل أن تمر من الفحص.