توصيل المياه: ٧ رسائل تضبط الجوالين والكوبونات

شركة توصيل المياه لا تبيع جالونا ثم تنسى العميل. كل منزل أو مكتب أو مسجد تخدمه يبقى عنده عدد من جوالينك، وكثير من العملاء لديهم أيضا رصيد كوبونات مدفوع مقدما، أو طلب يتكرر في يوم ثابت، أو مبلغ مستحق. ويمكن إدارة ذلك كله من الواتساب بسبع رسائل قصيرة تحمل اسم العميل، يرسلها المندوب وصاحب المنشأة من هواتفهم، فيبقى لكل حساب رصيد واضح.

ومن دون ذلك يتسرب الربح بصمت: جالون سلم ولم يرجع مقابله فارغ، وكوبون لم يجمع عند التسليم، وعميل أسبوعي توقف ولم ينتبه أحد، وحمولة لا يطابقها ما سلم وما رجع.

القاعدة: حساب العميل هو وحدة التسجيل

الملف هنا هو العميل لا المشوار، لأن الجالون يبقى عنده بعد أن يغادر المندوب. ولكل حساب ثلاثة أرصدة:

• الجوالين لدى العميل: ما سلم له ناقصا ما استلم منه فارغا.
• الكوبونات أو الاشتراك: ماء دفع ثمنه مقدما ولم يسلم بعد.
• المبلغ المستحق إن كان يدفع لاحقا أو شهريا.

وهذه فكرة إدارة المنشأة من الواتساب: العمل يكتب في لحظته. وإن لم تكن عندك حقول لأرصدة الجوالين والكوبونات والطلبات الأسبوعية الثابتة، تطلبها بالعربية، فيعرض فهيم التعديل بالتفصيل ويطبقه بعد موافقتك دون المساس بالبيانات السابقة. ورصيد الجوالين يخص القابلة منها للإرجاع، مثل الجالون الشائع بسعة ١٨٫٩ لتر.

سبع رسائل من فتح الحساب إلى كشف الحساب

١. فتح حساب العميل

اسم العميل وحيه وموقعه، ونوعه: منزل أو مكتب أو مسجد، ويوم التوصيل، والجوالين المسلمة له في البداية. وإن كنت تأخذ تأمينا على الجالون أو تبيع أول جالون بسعر جالون جديد، فسجل المبلغ وهل هو تأمين يسترد أم بيع، تجنبا للخلاف إن ترك العميل الخدمة. ثم طريقة الدفع: نقدا أو شبكة أو تحويلا أو كوبونات أو فاتورة شهرية، وفي المكاتب من يحق له الطلب. وإن كانت قائمة عملائك في ملف إكسل فأرسله ليستخرج النظام بياناته.

٢. الكوبونات أو الاشتراك

عند بيع دفتر كوبونات أو اشتراك تسجل العدد والمبلغ وطريقة الدفع ومن استلم المال. مثال افتراضي للتوضيح فقط: عميل اشترى ٣٠ كوبونا، كل كوبون بجالون، فرصيده ٣٠ جالونا مدفوعة مقدما. وتسجل كوبونات الهدية أيضا لأنها تستبدل بالماء كغيرها، فالرصيد كله ماء التزمت بتسليمه، وما بقي للعميل مسجل في حسابه لا في ذاكرة المندوب.

٣. الطلب المتكرر وقائمة اليوم

سجل الطلب الأسبوعي الثابت مرة واحدة، وأضف الطلبات العارضة في يومها، ثم اسأل بالعربية: ما طلبات حي النرجس يوم الأحد؟ فتظهر قائمة اليوم قبل التحميل. وإن وعدت عميلا بالتوصيل بعد العصر يذكرك معين، المساعد الشخصي، في وقته. وإن توقف عميل أسبوعي عن الطلب يصلك تنبيه، فتتصل به قبل أن يستقر عند مورد آخر.

٤. تحميل المندوب

في بداية كل وردية يرسل المندوب أو مشرف المستودع عدد الجوالين الممتلئة والكراتين التي خرجت، وعند العودة عدد ما رجع به من ممتلئ وفارغ. فتنقص الكميات من المخزون عند الخروج ويعود إليه ما لم يسلم، ويصلك تنبيه حين يقترب الممتلئ من النفاد، فتصبح متابعة المخزون من الواتساب جزءا من التحميل لا جردا آخر الشهر. ويرى المشرف ما تسمح به صلاحية دوره فقط، وتسجل الجوالين التالفة منفصلة.

٥. التسليم عند الباب

هذه الرسالة هي الأهم. عند كل باب يرسل المندوب اسم العميل، والممتلئ الذي سلمه والفارغ الذي استلمه، وما أخذه من كوبونات أو نقد، ولو برسالة صوتية بالعربية. مثال افتراضي للتوضيح فقط: عميل عنده ٤ جوالين ورصيده ١٢ كوبونا، سلمه المندوب ٣ ممتلئة واستلم منه جالونين فارغين و٣ كوبونات، فيصبح عنده ٥ جوالين ويبقى له ٩ كوبونات. وفي طلبات المساجد التي يدفع ثمنها متبرع، ترفق صورة التسليم.

٦. إغلاق الوردية

في آخر اليوم يجب أن تتطابق ثلاثة أشياء: الجوالين والكوبونات والمال. مثال افتراضي للتوضيح فقط: خرج المندوب بحمولة ١٢٠ جالونا ممتلئا، فسلم ١٠٤ وأعاد ١٦ ممتلئة إلى المستودع، فالحمولة مطابقة. ورجع ومعه ٩٨ فارغا، فالفرق ٦ جوالين يجب أن يساوي ما زاد في أرصدة الجوالين لدى العملاء ذلك اليوم. ثم تطابق الكوبونات المجموعة مع رسائل التسليم، ويسلم النقد، وتراجع التحويلات في كشف البنك. وأي فرق يظهر في يومه مسجلا على المندوب، لا بعد شهر.

٧. الفاتورة وكشف الحساب

وبعض المكاتب والشركات تدفع بفاتورة شهرية تبنى من رسائل التسليم نفسها، كل تسليم بتاريخه وعدده. وتفرق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بين الفاتورة الضريبية، وتصدر غالبا من منشأة إلى منشأة أخرى، والفاتورة الضريبية المبسطة، وتصدر غالبا من منشأة إلى فرد. وتنص الهيئة على أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد لا تعتبر فاتورة إلكترونية. والمرجع الرسمي zatca.gov.sa، فراجعه مع محاسبك. ويجهز معين كشف حساب لكل عميل بالجوالين والكوبونات والمستحق لمراجعتك، ولا يرسل شيئا دون موافقتك. ويصلك تنبيه إن تأخر السداد.

الورق والمحادثات المتفرقة مقابل الرسائل المنظمة

الموقف	الورق والمحادثات المتفرقة	الرسائل المنظمة
الجوالين عند العميل	تقدير من ذاكرة المندوب	رصيد يتغير مع كل تسليم
الكوبونات المتبقية	يحصيها العميل وحده	رصيد مسجل بعد كل زيارة
طلب الأحد المتكرر	في هاتف المندوب	قائمة اليوم قبل التحميل
حمولة المندوب	تخرج بلا عد	محسوبة عند الخروج والعودة
نقد آخر الوردية	يسلم دون مطابقة	يطابق مع رسائل التسليم

ثلاثة أرقام تظهر بعد شهر من الالتزام

• عدد الجوالين عند كل عميل، وعند من تراكمت دون طلبات.
• الكوبونات المدفوعة مقدما ولم تستخدم بعد، أي الماء الذي تدين به لعملائك.
• فروق الجوالين والنقد لكل مندوب ولكل حي.

كيف تبدأ هذا الأسبوع

• افتح حسابا لكل عميل بعدد الجوالين التي عنده اليوم، ثم صححه في أول زيارة.
• سجل رصيد الكوبونات لكل من اشترى دفترا أو اشتراكا.
• اطلب من كل مندوب رسالة عند كل باب: ممتلئ سلم، وفارغ استلم، وما أخذ مقابله.
• لا تغلق وردية قبل أن تتطابق الجوالين والكوبونات والنقد.