شركة التنظيف: ٧ رسائل تضبط الزيارات

شركة التنظيف لا تبيع قطعة تخرج من المستودع، بل تبيع زيارة تتكرر. العقد يقول ثلاث زيارات اسبوعيا لمدة سنة، والفاتورة تصدر شهريا، والتكلفة الحقيقية تتكون على الطريق: ساعات عمال، مواد تنظيف، انتقالات، وساعات اضافية لم يطلبها احد كتابة. وحين ينتهي الشهر يقف صاحب الشركة امام سؤالين لا يملك لهما جوابا دقيقا: هل نفذت كل الزيارات المتفق عليها فعلا؟ وكم كلفني كل عقد على حدة؟

السبب ان التشغيل يعيش في مكانين لا يلتقيان. العقود في ملف اكسل عند المحاسب، والتنفيذ اليومي في محادثات واتساب بين المشرف والعمال والعميل. المشرف يبلغ ان الفريق وصل، والعميل يشتكي من زيارة فائتة، والعامل يطلب كرتون منظفات، ثم تتبخر هذه الرسائل بعد ايام. المعلومة مرت فعلا، لكنها لم تستقر في سجل يمكن الرجوع اليه عند الفوترة او عند التجديد.

الحل لا يبدا بتغيير طريقة عمل الفريق، بل بتثبيت ما يكتبونه اصلا. كل حدث في العقد يقابله رسالة واحدة قصيرة، والرسالة تسجل تحت رقم العقد ورقم الزيارة. بعد شهر واحد يصبح لديك سجل زيارات كامل بدل ذاكرة مشرف.

الرسائل السبع في يوم شركة تنظيف

1. بدء الزيارة: المشرف يرسل رقم العقد واسم الموقع وعدد العمال الحاضرين ووقت الدخول. هذه الرسالة وحدها تحل نصف الخلافات مع العملاء لاحقا.
2. اقفال الزيارة: وقت الخروج وصورة للموقع بعد العمل واسم من استلم من طرف العميل. الزيارة لا تحتسب منفذة بدون هذه الرسالة.
3. تغيير الفريق: غياب عامل او استبداله برسالة واحدة، لان عدد العمال هو اساس تكلفة الزيارة ولا يجوز ان يظل تقديرا.
4. صرف المواد: ما خرج من المستودع لاي موقع وبكم. المنظفات تبدو تفصيلا صغيرا حتى تجمعها على ثلاثين موقعا في شهر.
5. عمل اضافي خارج العقد: غسيل واجهات، تنظيف بعد ترميم، زيارة طارئة في اجازة. تسجل لحظة طلبها مع اسم من طلبها، لا وقت اعداد الفاتورة.
6. ملاحظة او شكوى عميل: تسجل تحت العقد نفسه مع تاريخها، لتعرف عند التجديد اي المواقع كانت هادئة واي منها كلفتك متابعة يومية.
7. اقفال الشهر: عدد الزيارات المنفذة مقابل المتعاقد عليها لكل عميل، والاعمال الاضافية، ثم اصدار الفاتورة من الرقم نفسه.

ماذا ترسل ومتى

الزيارة الفائتة اخطر من الشكوى

الشكوى تصلك، فتعالجها. اما الزيارة الفائتة فقد لا يلاحظها احد الا في اجتماع التجديد، حين يفتح العميل جدولا يقول ان الفريق لم يحضر تسع مرات خلال العقد. عندها لا تملك انت ما تقابل به رقمه، فتخسر اما التجديد او جزءا من قيمته. سجل الزيارات ليس ورقة رقابية على العمال بقدر ما هو دفاعك عن الفاتورة، ولهذا يجب ان يكتب لحظة الحدث لا بعده باسبوع.

الاعمال الاضافية: اكبر تسرب في الايراد

معظم شركات التنظيف الصغيرة لا تخسر من سعر العقد، بل من العمل الذي نفذته ولم تفوتره. طلب شفهي من مدير الموقع، مجاملة سريعة من المشرف، ثم ينتهي الشهر ولا احد يذكر السعر المتفق عليه. القاعدة العملية بسيطة: لا عمل اضافي بدون رسالة تحمل اسم طالب الخدمة، وتنسخ للعميل في حينها. هذه الرسالة وحدها تحول نقاشا محرجا اخر الشهر الى بند موثق. وفي منشاة تدير عقودها ومخزونها وفواتيرها من محادثة واحدة، يصبح البند جاهزا للفوترة دون ادخال ثان، وهو ما تعالجه ادارة العمليات من الواتساب.

اما الفاتورة الشهرية نفسها فتخضع لمتطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية، ويفضل مراجعة الاشتراطات المحدثة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك zatca.gov.sa قبل اعتماد اي قالب فاتورة لعقودك.

قائمة تحقق للبدء خلال اسبوع

1. اكتب لكل عميل رقم عقد ثابت، وعدد الزيارات الشهرية المتفق عليها.
2. ثبت صيغة رسالة واحدة للدخول واخرى للخروج، والزم بها كل المشرفين بلا استثناء.
3. امنع اقفال الزيارة بدون صورة واسم مستلم.
4. افصل الاعمال الاضافية في قائمة اسعار معلنة داخليا حتى لا يجتهد المشرف.
5. راجع في نهاية كل اسبوع الزيارات الناقصة، لا في نهاية الشهر.
6. قارن اول شهر بين تكلفة كل عقد وايراده، واعد التسعير لما ظهر خاسرا.

العقد الذي لا تعرف تكلفته لا تعرف ان كنت تجدده او تتخلص منه.